| REKLAMA |
 |
Trudności często wiążą się z ich sprawną archiwizacją i aktualizacją. Wiele firm zmaga się ze znalezieniem odpowiednich narzędzi do współpracy, które umożliwią bezpieczne przechowywanie, przetwarzanie i wymianę danych. Rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom.
Czasy, kiedy zespoły projektowe pracowały w obrębie jednego budynku, już dawno minęły. Obecnie innowacyjne produkty i usługi coraz częściej powstają w wyniku kooperacji międzynarodowej. Zespoły z różnych zakątków świata współpracują, korzystając z wirtualnych narzędzi, współdzieląc informacje i know-how, niezależnie od swojej lokalizacji. Co więcej, współpraca może się odbywać nie tylko między pracownikami danego przedsiębiorstwa, lecz również uwzględniając partnerów zewnętrznych, dostawców i klientów. W takim środowisku znalezienie odpowiednich rozwiązań technologicznych, które usprawnią działanie organizacji, stanowi wyzwanie dla wielu organizacji.
Nieefektywne narzędzia do współpracy – nie takie rzadkie
Według danych z badania ECM Insights 2018 przeprowadzonego przez SER Group najczęściej wykorzystywane przez organizacje narzędzia do zarządzania komunikacją to wciąż katalogi plików i poczta e-mail. Ponad połowa (51%) biorących udział w badaniu dyrektorów CIO, Process Managerów i IT Managerów wykorzystuje e-mail do przekazywania informacji zespołom lokalnym, natomiast jedna trzecia badanych korzysta z serwerów FTP/plików. Wraz ze wzrostem ilości przechowywanych informacji tracimy na transparentności. Nierzadko prowadzi to do chaosu związanego z mnogością wersji dokumentów, pojawiają się trudności ze zidentyfikowaniem wszystkich aktualnych informacji dotyczących projektu. Jeden na czterech respondentów wskazał to jako istotną barierę współpracy. Co więcej, informacja przechowywana w złożonych strukturach folderów lub w gąszczu e-maili może zostać zapomniana lub zagubiona. Ma to negatywny wpływ na produktywność, stwarzając ryzyko dla powodzenia projektów.
Pomimo tych zagrożeń wiele firm wciąż nie wprowadziło spójnej strategii zarządzania informacją. Nic więc dziwnego, że pracownicy, zespoły jak i całe departamenty poszukują lub tworzą własne rozwiązania. W konsekwencji w firmach wykorzystywany jest szereg różnego rodzaju narzędzi do współpracy, komunikacji czy zarządzania projektami.
Udostępnianie informacji w chmurze prywatnej – igranie z ogniem
Często pracownikom nie pozostaje nic innego niż samodzielnie poszukać rozwiązania. 17% z nich korzysta z prywatnych rozwiązań chmurowych do współdzielenia informacji z zewnętrznymi klientami i partnerami – często nie informując o tym działów IT, co stwarza ryzyko w zakresie przestrzegania firmowych norm i procedur. Istotnie igrają oni z ogniem. Dane są przekierowywane na zewnętrzne serwery, a firma traci kontrolę nad ważnymi informacjami, które mogą trafić w niepowołane ręce. Organizacje nie są w stanie prześledzić tego, co się dzieje z takimi danymi.
Usprawniona cyfrowa współpraca dzięki ECM
Platforma ECM udostępnia takie rozwiązania do cyfrowej współpracy jak wirtualne pokoje projektów, w ramach których rozproszone globalnie zespoły mogą w bezpieczny sposób pracować na współdzielonych, ustrukturyzowanych danych.
W zespół projektowy niejednokrotnie zaangażowani są pracownicy więcej niż jednej firmy. Know-how zewnętrznych ekspertów często jest niezbędny na różnych etapach realizacji projektu dla jego powodzenia. Wirtualne pokoje projektowe umożliwiają sprawne i bezpieczne włączenie zewnętrznych konsultantów w proces projektowy. Dzięki funkcjonalności bezpiecznej autoryzacji, możemy ustalić, kto ma stały lub tymczasowy dostęp do zabezpieczonych wirtualnych pokoi i które informacje mogą być przeglądane lub edytowane. W ten sposób mamy pewność, że nasze dane nie trafią w niepowołane ręce. Wszelkie zmiany w dokumentach, również te dotyczące dostępu, są odnotowywane i zapisywane.
Efektywna współpraca jest możliwa pod warunkiem, że każda osoba pracuje na aktualnych informacjach. Korzystając z systemu ECM, mamy gwarancję, że każdy członek zespołu przez cały czas trwania projektu ma dostęp do najbardziej aktualnych informacji i dokumentów. Liderzy projektu są automatycznie informowaniu o nowych procesach, przychodzących dokumentach, kluczowych zdarzeniach i najważniejszych terminach. Dzięki temu cały zespół na bieżąco może reagować na zmiany w projekcie, realizując kolejne etapy bez zbędnych opóźnień czy przestojów.
Wirtualne pokoje projektowe ułatwiają współpracę z dostawcami
Eissmann Group Automotive jest przykładem skutecznie wdrożonej cyfrowej współpracy z zewnętrznymi partnerami. Firma współpracuje z ponad 1000 dostawców z branży motoryzacyjnej z całego świata. Aby usprawnić współpracę z dostawcami, przedsiębiorstwo połączyło wykorzystywany system ECM, Doxis4, ze swoim portalem dostawców. W ten sposób powstał iRoom – wirtualny pokój projektowy stworzony z pomocą komponentu Doxis4. iRoom służy za wspólne źródło wiedzy dotyczącej procesów oraz przestrzeń do współdzielenia dokumentów i multimediów. Za pomocą wirtualnego pokoju projektowego, odbiorcy i dostawcy uzyskują stały dostęp do najważniejszych informacji dotyczących procesu zakupowego.
W przeszłości współpraca firmy z dostawcami odbywała się za pośrednictwem poczty e-mail – bez narzędzi do automatycznego monitorowania terminów i innych dodatkowych funkcjonalności. Wirtualne pokoje projektowe zmieniły ten stan rzeczy.
Czasy, kiedy zespoły projektowe pracowały w obrębie jednego budynku, już dawno minęły. Obecnie innowacyjne produkty i usługi coraz częściej powstają w wyniku kooperacji międzynarodowej. Zespoły z różnych zakątków świata współpracują, korzystając z wirtualnych narzędzi, współdzieląc informacje i know-how, niezależnie od swojej lokalizacji. Co więcej, współpraca może się odbywać nie tylko między pracownikami danego przedsiębiorstwa, lecz również uwzględniając partnerów zewnętrznych, dostawców i klientów. W takim środowisku znalezienie odpowiednich rozwiązań technologicznych, które usprawnią działanie organizacji, stanowi wyzwanie dla wielu organizacji.
Nieefektywne narzędzia do współpracy – nie takie rzadkie
Według danych z badania ECM Insights 2018 przeprowadzonego przez SER Group najczęściej wykorzystywane przez organizacje narzędzia do zarządzania komunikacją to wciąż katalogi plików i poczta e-mail. Ponad połowa (51%) biorących udział w badaniu dyrektorów CIO, Process Managerów i IT Managerów wykorzystuje e-mail do przekazywania informacji zespołom lokalnym, natomiast jedna trzecia badanych korzysta z serwerów FTP/plików. Wraz ze wzrostem ilości przechowywanych informacji tracimy na transparentności. Nierzadko prowadzi to do chaosu związanego z mnogością wersji dokumentów, pojawiają się trudności ze zidentyfikowaniem wszystkich aktualnych informacji dotyczących projektu. Jeden na czterech respondentów wskazał to jako istotną barierę współpracy. Co więcej, informacja przechowywana w złożonych strukturach folderów lub w gąszczu e-maili może zostać zapomniana lub zagubiona. Ma to negatywny wpływ na produktywność, stwarzając ryzyko dla powodzenia projektów.
Pomimo tych zagrożeń wiele firm wciąż nie wprowadziło spójnej strategii zarządzania informacją. Nic więc dziwnego, że pracownicy, zespoły jak i całe departamenty poszukują lub tworzą własne rozwiązania. W konsekwencji w firmach wykorzystywany jest szereg różnego rodzaju narzędzi do współpracy, komunikacji czy zarządzania projektami.
Udostępnianie informacji w chmurze prywatnej – igranie z ogniem
Często pracownikom nie pozostaje nic innego niż samodzielnie poszukać rozwiązania. 17% z nich korzysta z prywatnych rozwiązań chmurowych do współdzielenia informacji z zewnętrznymi klientami i partnerami – często nie informując o tym działów IT, co stwarza ryzyko w zakresie przestrzegania firmowych norm i procedur. Istotnie igrają oni z ogniem. Dane są przekierowywane na zewnętrzne serwery, a firma traci kontrolę nad ważnymi informacjami, które mogą trafić w niepowołane ręce. Organizacje nie są w stanie prześledzić tego, co się dzieje z takimi danymi.
Usprawniona cyfrowa współpraca dzięki ECM
Platforma ECM udostępnia takie rozwiązania do cyfrowej współpracy jak wirtualne pokoje projektów, w ramach których rozproszone globalnie zespoły mogą w bezpieczny sposób pracować na współdzielonych, ustrukturyzowanych danych.
W zespół projektowy niejednokrotnie zaangażowani są pracownicy więcej niż jednej firmy. Know-how zewnętrznych ekspertów często jest niezbędny na różnych etapach realizacji projektu dla jego powodzenia. Wirtualne pokoje projektowe umożliwiają sprawne i bezpieczne włączenie zewnętrznych konsultantów w proces projektowy. Dzięki funkcjonalności bezpiecznej autoryzacji, możemy ustalić, kto ma stały lub tymczasowy dostęp do zabezpieczonych wirtualnych pokoi i które informacje mogą być przeglądane lub edytowane. W ten sposób mamy pewność, że nasze dane nie trafią w niepowołane ręce. Wszelkie zmiany w dokumentach, również te dotyczące dostępu, są odnotowywane i zapisywane.
Efektywna współpraca jest możliwa pod warunkiem, że każda osoba pracuje na aktualnych informacjach. Korzystając z systemu ECM, mamy gwarancję, że każdy członek zespołu przez cały czas trwania projektu ma dostęp do najbardziej aktualnych informacji i dokumentów. Liderzy projektu są automatycznie informowaniu o nowych procesach, przychodzących dokumentach, kluczowych zdarzeniach i najważniejszych terminach. Dzięki temu cały zespół na bieżąco może reagować na zmiany w projekcie, realizując kolejne etapy bez zbędnych opóźnień czy przestojów.
Wirtualne pokoje projektowe ułatwiają współpracę z dostawcami
Eissmann Group Automotive jest przykładem skutecznie wdrożonej cyfrowej współpracy z zewnętrznymi partnerami. Firma współpracuje z ponad 1000 dostawców z branży motoryzacyjnej z całego świata. Aby usprawnić współpracę z dostawcami, przedsiębiorstwo połączyło wykorzystywany system ECM, Doxis4, ze swoim portalem dostawców. W ten sposób powstał iRoom – wirtualny pokój projektowy stworzony z pomocą komponentu Doxis4. iRoom służy za wspólne źródło wiedzy dotyczącej procesów oraz przestrzeń do współdzielenia dokumentów i multimediów. Za pomocą wirtualnego pokoju projektowego, odbiorcy i dostawcy uzyskują stały dostęp do najważniejszych informacji dotyczących procesu zakupowego.
W przeszłości współpraca firmy z dostawcami odbywała się za pośrednictwem poczty e-mail – bez narzędzi do automatycznego monitorowania terminów i innych dodatkowych funkcjonalności. Wirtualne pokoje projektowe zmieniły ten stan rzeczy.
iRoom umożliwia naszym znajdującym się w różnych lokalizacjach dostawcom bezpośredni dostęp do Eissmanna, dzięki czemu mogą oni niezależnie pracować nad projektami w dogodnym dla siebie czasie”, tłumaczy Cornelius Hilbig, Dyrektor Digital Services / IT w Eissmann Group Automotive.
| Nowoczesny system ECM, taki jak Doxis4 od SER Group, pomaga globalnie zlokalizowanym zespołom: |
| • w bezpieczny sposób współdzielić i aktualizować informacje • konsolidować wiedzę projektową • współpracować nad dokumentami • zarządzać zadaniami • koordynować spotkania i terminy • monitorować postęp projektu • chronić informacje • współpracować z zewnętrznymi partnerami w wirtualnych pokojach projektowych • śledzić zmiany i aktualizacje w czasie rzeczywistym • integrować funkcje czatu i bloga. |
Autor: Marcin Somla, Dyrektor SER Group
Źródło: www.ser-solutions.pl
Źródło: www.ser-solutions.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Sygnaliści a biznes – nadchodzą nowe zmiany dla przedsiębiorców
Podczas posiedzenia Sejmu Rzeczypospolitej w dniu 14 czerwca 2024 przyjęta została ustawa o ochroni… / Czytaj więcej
Zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie
W erze cyfrowej dane niezaprzeczalnie stanowią jeden z kluczowych zasobów przedsiębiorstw. Dziś bow… / Czytaj więcej
Digitalizacja bankowości
Wielu liderów bankowości cyfrowej pochodzi z Polski – podaje Deloitte w raporcie z 2022 roku Digita… / Czytaj więcej
Natychmiastowa weryfikacja kontrahentów
Każda firma przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem powinna pamiętać o zasadzie ograniczon… / Czytaj więcej
7 pytań, które pomogą firmie w wyborze systemu zarządzania dokumentami
Na rynku można znaleźć wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (ang. document management s… / Czytaj więcej
Digital workplace w Polsce – trendy i technologie
Poprawa komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, możliwość automatyzacji kluczowych procesów oraz… / Czytaj więcej
