W każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, pracownicy administracyjni zmagają się z nadmiarem obowiązków, brakiem czasu, natłokiem pracy oraz dokumentów. W konsekwencji pojawiają się błędy, które mogą generować niepotrzebne koszty oraz niekorzystnie wpływać na współpracę z partnerami biznesowymi. Warto poznać rozwiązania, które pozwolą usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć ilość pomyłek.
| REKLAMA |
 |
Elektroniczny obieg dokumentów w firmach z sektora SMB
Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym. Tradycyjny obieg dokumentów, niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa i pracowników, skutkuje licznymi problemami w komunikacji, opóźnieniami w realizacji płatności, zleceń oraz pogorszeniem relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi.
Czym jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów wiąże się przede wszystkim z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami organizacji, bazując na określonych procedurach pracy. Dokumentacja jest przekazywana wraz z wyznaczonymi zadaniami od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Najlepszym przykładem obiegu jest proces dekretacji oraz akceptacji faktur zakupowych. To przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy oraz jego zatwierdzanie.
Tradycja kontra nowoczesność
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.
Wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów oznacza wiele bezpośrednich oraz pośrednich profitów takich jak:
Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym. Tradycyjny obieg dokumentów, niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa i pracowników, skutkuje licznymi problemami w komunikacji, opóźnieniami w realizacji płatności, zleceń oraz pogorszeniem relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi.
Czym jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów wiąże się przede wszystkim z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami organizacji, bazując na określonych procedurach pracy. Dokumentacja jest przekazywana wraz z wyznaczonymi zadaniami od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Najlepszym przykładem obiegu jest proces dekretacji oraz akceptacji faktur zakupowych. To przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy oraz jego zatwierdzanie.
Tradycja kontra nowoczesność
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.
Współcześnie producenci oprogramowania oferują szereg rozwiązań, które podnoszą efektywność pracy. Pozwalają one zaoszczędzić czas oraz sprawić, że praca z dokumentacją staje się prostsza. Wśród nich znajduje się Continia Document Capture – kompletne narzędzie biznesowe oparte na technologii OCR i zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV – mówi Przemysław Kniat, Sales Manager, IT.integro – Pozwala ono usprawnić procesy administracyjne, ograniczając ilość papierowej dokumentacji, a także popełnianych przez pracowników błędów. Cenioną funkcjonalnością jest możliwość dokonywania akceptacji zarówno na komputerze stacjonarnym jak i przez aplikacje mobilne – podsumowuje.Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów oznacza wiele bezpośrednich oraz pośrednich profitów takich jak:
- Wyższa efektywność i skuteczność działań
- Monitorowanie procesów
- Oszczędność czasu pracowników
- Minimalizacja ilości popełnianych błędów
- Prosty dostęp do dokumentacji on-line
- Ścisła kontrola dostępu dla użytkowników systemu
- Wyższy poziom bezpieczeństwa
- Ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji Uproszczona komunikacja pomiędzy oddziałami
- Lepsza jakość obsługi klienta
- Poprawa relacji z kontrahentami
- Niższe koszty obsługi dokumentacji papierowej
- Sprawna archiwizacja dokumentów
- Mobilność oraz dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
- Optymalizacja zadań pracowników
- Technologia OCR a elektroniczny obieg dokumentów
Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów bazuje na technologii OCR (ang. Optical Character Recognition). Mechanizm OCR rozpoznaje tekst na dokumentach. Zapewnia także wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków oraz liter w wielu językach.
Jest to znaczące usprawnienie dla pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za uzupełnianie danych w systemie. Rozwiązanie pozwala uniknąć męczącego przepisywania informacji, minimalizuje ilość błędów i literówek.
Czym jest i jak działa Document Capture?
Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji
Digitalizacja dokumentów staje się standardem. Jednak aby rozwiązanie organizujące obieg dokumentów w firmie zapewniało wydajność należy zadbać o sprawdzonego partnera wdrożeniowego, dobrej jakości narzędzia oraz sprawny proces implementacji.
Warto pamiętać, że wdrożenie systemu musi być poprzedzone analizą potrzeb danej organizacji. Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego ustalenie właściwej ścieżki obiegu dokumentów wymaga zaangażowania oraz znajomości specyfiki przedsiębiorstwa. Należy także wyznaczyć cel, jaki ma realizować oprogramowanie oraz czas na realizację projektu. Jeśli planuje się wprowadzenie wielu zmian, warto rozłożyć je na etapy.
Digitalizacja firmy jest prawdziwym wyzwaniem, które jest jednak coraz chętniej podejmowane. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzownym elementem dobrze funkcjonującej organizacji. Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie, oszczędność czasu i wyższe zyski, dlatego nie warto przekładać decyzji o wdrożeniu rozwiązania na później.
Źródło: www.it.integro.pl
Jest to znaczące usprawnienie dla pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za uzupełnianie danych w systemie. Rozwiązanie pozwala uniknąć męczącego przepisywania informacji, minimalizuje ilość błędów i literówek.
Czym jest i jak działa Document Capture?
Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji
Digitalizacja dokumentów staje się standardem. Jednak aby rozwiązanie organizujące obieg dokumentów w firmie zapewniało wydajność należy zadbać o sprawdzonego partnera wdrożeniowego, dobrej jakości narzędzia oraz sprawny proces implementacji.
Warto pamiętać, że wdrożenie systemu musi być poprzedzone analizą potrzeb danej organizacji. Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego ustalenie właściwej ścieżki obiegu dokumentów wymaga zaangażowania oraz znajomości specyfiki przedsiębiorstwa. Należy także wyznaczyć cel, jaki ma realizować oprogramowanie oraz czas na realizację projektu. Jeśli planuje się wprowadzenie wielu zmian, warto rozłożyć je na etapy.
Digitalizacja firmy jest prawdziwym wyzwaniem, które jest jednak coraz chętniej podejmowane. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzownym elementem dobrze funkcjonującej organizacji. Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie, oszczędność czasu i wyższe zyski, dlatego nie warto przekładać decyzji o wdrożeniu rozwiązania na później.
Źródło: www.it.integro.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Sygnaliści a biznes – nadchodzą nowe zmiany dla przedsiębiorców
Podczas posiedzenia Sejmu Rzeczypospolitej w dniu 14 czerwca 2024 przyjęta została ustawa o ochroni… / Czytaj więcej
Zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie
W erze cyfrowej dane niezaprzeczalnie stanowią jeden z kluczowych zasobów przedsiębiorstw. Dziś bow… / Czytaj więcej
Digitalizacja bankowości
Wielu liderów bankowości cyfrowej pochodzi z Polski – podaje Deloitte w raporcie z 2022 roku Digita… / Czytaj więcej
Natychmiastowa weryfikacja kontrahentów
Każda firma przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem powinna pamiętać o zasadzie ograniczon… / Czytaj więcej
7 pytań, które pomogą firmie w wyborze systemu zarządzania dokumentami
Na rynku można znaleźć wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (ang. document management s… / Czytaj więcej
Digital workplace w Polsce – trendy i technologie
Poprawa komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, możliwość automatyzacji kluczowych procesów oraz… / Czytaj więcej
