KSeF w firmach handlowych: jak wdrożyć go bez przestojów i przy okazji zautomatyzować obieg faktur

REKLAMA

KSeF w handlu to zmiana procesu, nie tylko zmiana formatu faktury

Do tej pory typowa faktura miała zestaw podstawowych elementów, a resztę - warunki dostawy, numer zamówienia, dane logistyczne, dodatkowe ustalenia - można było dopisać w adnotacjach, stopce, w mailu albo dołączyć załącznik (specyfikację, WZ, protokół, potwierdzenie dostawy). Taki pakiet dokumentów wpadał w obieg zdefiniowany w firmie i działał w praktyce, bo był dopasowany do realiów handlu – komentuje Tomasz Kozłowski, kierownik produktu Symfonia Handel

W KSeF ten model nie zadziała z trzech powodów:

Nie tylko z perspektywy tego, jak wystawić i odebrać fakturę, ale jak przebudować obieg dokumentów oraz procesy, które na nim bazują – komentuje Tomasz Kozłowski.

Dwa strumienie obiegu faktur, które muszą działać jednocześnie: sprzedaż i zakupy

W handlu KSeF zawsze oznacza pracę na dwóch frontach: sprzedaży i zakupów.

• opóźnień w księgowaniu i problemów z terminowym rozliczaniem podatków,
• nieterminowych płatności, odsetek i utraty rabatów handlowych,
• braku aktualnej wiedzy o zobowiązaniach (a więc słabszej kontroli płynności),
• chaosu przy zamknięciu miesiąca, gdy faktury „odnajdują się” na ostatnią chwilę,
• ryzyka przeoczenia dokumentu i konsekwencji formalnych.

KSeF w handlu: jak wybrać narzędzie, które nie rozsypie procesu?

• automatyczny odbiór faktur zakupowych oraz przypisanie do jednostki i ścieżki akceptacji, żeby dokument pobrany z KSeF od razu miał właściciela, trafił do właściwego oddziału/procesu i nie blokował płatności;
• mapowanie danych operacyjnych do XML (takich jak np. numer zamówienia, GLN miejsca dostawy, WZ/PZ, EAN/GTIN) tak, żeby faktura była rozpoznawalna po obu stronach transakcji i dała się automatycznie powiązać z dostawą oraz rozliczyć;
• statusy i kontrolę wyjątków, bo przy dużym wolumenie dokumentów nie ma czasu na śledzenie tego typu informacji dla każdego dokumentu osobno;
• możliwość obsługi kontrahentów i kanałów poza standardowym scenariuszem, co jest szczególnie ważne w przypadku faktur B2C czy tych wystawionych przez zagranicznych kontrahentów;
• archiwum i wyszukiwanie “pod operacje”, nie tylko “pod księgowość”, co ułatwia obsługę reklamacji, zwrotów albo sporów o dostawę. Jeśli nie umiesz szybko odszukać dokumentu po numerze zamówienia, dostawie, partii czy kontrahencie, koszty obsługi rosną;
• uprawnienia w dostępie do dokumentów, bo przy wielu oddziałach i zespołach pod jednym NIP-em kluczowe jest to, kto widzi które faktury i kto może je procedować.

ROI z KSeF: które KPI poprawiają się najszybciej po automatyzacji?

• Czas obsługi dokumentów, bo faktury nie czekają w skrzynce ani na portalu KSeF. Nie ma ręcznego pobierania, rozsyłania i przypisywania danych.
• Liczba błędów i korekt, bo dane operacyjne (np. numer zamówienia, GLN, WZ/PZ, EAN/GTIN) trafiają do właściwych pól XML automatycznie.
• Koszt operacyjny, bo reguły biznesowe eliminują setki drobnych ustaleń typu: „do którego oddziału?”, „kto ma to opisać?”.
• DSO / terminowość płatności, bo po stronie sprzedaży faktury rzadziej trafiają do ręcznej kolejki u odbiorcy. Akceptacja idzie szybciej, więc płatności nie „wiszą” przez brak właściciela dokumentu.
• Skalowalność, bo wzrost wolumenu nie oznacza automatycznie wzrostu etatów w back office.

Dlaczego Symfonia Handel jest sensownym „kręgosłupem operacyjnym” pod KSeF?

Co zyskujesz w praktyce?

Mniej przełączania narzędzi i mniej ręcznych kroków

Faktury, które nie utkną u odbiorcy w ręcznej kolejce

Mniej blokad w strumieniu dokumentów dzięki walidacji danych

Spójność danych operacyjnych z wymaganiami KSeF

• Mniej zatrzymań po stronie odbiorcy,
• Większa przewidywalność rozliczeń,
• Płynniejszy proces płatności, bo faktura od początku niesie pełny kontekst transakcji.

Skalowalność bez dokładania administracji

Domknięcie strony zakupowej przez obieg dokumentów

• dokumenty zakupowe zarejestrowane w obiegu dokumentów trafiają bezpośrednio do Symfonii Handel, eliminując ręczne wprowadzanie danych,
• statusy, ścieżki akceptacji i historia dokumentu są widoczne w jednym ekosystemie, co ułatwia monitorowanie i audyt,
• automatyzacja minimalizuje ryzyko pomyłek i przyspiesza proces od rejestracji faktury do jej zaksięgowania,
• dokumenty są archiwizowane w chmurze, z kontrolą dostępu i zgodnością z przepisami,
• automatyczny workflow oznacza mniej pracy manualnej, szybsze zatwierdzanie i brak zatorów w płatnościach przekładają się na lepszy cash flow.

Co zyskujesz po wdrożeniu KSeF „procesowo” z Symfonią Handel?

• mniej zatorów w sprzedaży, bo faktury wychodzą z kompletem danych operacyjnych z ERP, więc odbiorca rzadziej wraca z pytaniami i dokument częściej przechodzi automatycznie do rozliczenia;
• mniej ręcznej pracy przy wolumenie, bo wysyłka do KSeF i obsługa statusów dzieją się z poziomu systemu, a walidacja danych ogranicza faktury odrzucane przez KSeF i korekty;
• szybsze domykanie transakcji, bo faktura jest powiązana z procesem, którego dotyczy (zamówienie → wydanie → dostawa), więc łatwiej ją sparować z dostawą i rozliczyć;
• pełniejszy kontekst dla kontrahenta, bo dzięki integracji z Symfonia KSeF Plus do faktury możesz dołączyć pakiet załączników (WZ/PZ, specyfikacje, umowy), co zmniejsza ryzyko, że transakcja „rozpadnie się” na kilka kanałów i plików;
• skalowalność bez dokładania administracji, bo wraz ze wzrostem liczby dokumentów i kanałów sprzedaży proces nie zamienia się w ręczne rozdzielanie i kontrolę - wyjątki są widoczne i obsługiwane punktowo.