Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Katgoria: ERP / Utworzono: 10 wrzesień 2025

TODIS CONSULTING

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

REKLAMA

Czym są warsztaty analityczne ERP i dlaczego warto w nich uczestniczyć?

Wyobraź sobie spotkanie, na którym Twoi pracownicy z różnych działów od produkcji, przez magazyn, po księgowość siadają przy jednym stole z ekspertami od wdrożeń. To właśnie esencja warsztatów analitycznych ERP. Celem tych praktycznych sesji jest wspólne „prześwietlenie” firmy, zmapowanie istniejących procesów i precyzyjnezdefiniowanie, czego tak naprawdę oczekujecie od nowego systemu.

Podczas warsztatów uczestnicy skupiają się na:

identyfikacji i optymalizacji procesów – jak obecnie wyglądają przepływy pracy? Gdzie są wąskie gardła? Co możemy usprawnić dzięki nowemu narzędziu?
definiowaniu wymagań biznesowych – jakich konkretnych funkcji potrzebujemy, aby pracować szybciej i mądrzej?
ustalaniu mierzalnych celów – co chcemy osiągnąć? Skrócić czas realizacji zamówień o 15%? Zredukować stany magazynowe o 20%?
angażowaniu zespołu – to moment, w którym pracownicy stają się współtwórcami zmiany, a nie jej biernymi odbiorcami. Ich zaangażowanie jest bezcenne dla późniejszej adaptacji systemu.

Uczestnictwo w warsztatach to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie, eliminując ryzyko kosztownych modyfikacji systemu już po jego uruchomieniu.

Sesja discovery ERP – pierwszy krok do skutecznego wdrożenia

Zanim zanurkujemy w szczegółową analizę, potrzebujemy mapy. Tą mapą jest sesja discovery ERP. To z reguły pierwsze, bardziej ogólne spotkanie z potencjalnym dostawcą systemu. Jego celem jest wzajemne poznanie się – dostawca musi zrozumieć specyfikę Twojego biznesu, a Ty musisz ocenić, czy jego technologia i podejście odpowiadają Twoim oczekiwaniom.

Sesja discovery pozwala na wstępne określenie zakresu projektu i celów biznesowych. To czas na zadawanie pytań, prezentację możliwości systemu (demo) i ogólne zarysowanie planu działania. Można ją porównać do pierwszej wizyty u architekta – opowiadasz o swoim wymarzonym domu, a on tworzy wstępną koncepcję. Dopiero później przychodzi czas na szczegółowe plany techniczne. Dzięki sesji discovery obie strony upewniają się, że zmierzają w tym samym kierunku.

Analiza przedwdrożeniowa ERP – co to jest i jak przebiega?

Jeśli sesja discovery jest tworzeniem mapy, to analiza przedwdrożeniowa ERP jest precyzyjną diagnozą terenu, po którym będziemy się poruszać. To kompleksowy audyt Twojej organizacji, który stanowi fundament dla całego projektu wdrożeniowego. Bez niej, wdrożenie przypominałoby budowę bez solidnych fundamentów.

Zakres analizy przedwdrożeniowej obejmuje zazwyczaj:

audyt procesów biznesowych – dogłębna ocena obecnych procedur w celu identyfikacji nieefektywności, niespójności danych czy zbędnych operacji,
analizę wymagań funkcjonalnych – stworzenie szczegółowej listy niezbędnych funkcji i modułów systemu, które odpowiedzą na zidentyfikowane potrzeby. To ważne, aby precyzyjnie zdefiniować wymagania funkcjonalne, które system musi spełnić,
ocenę infrastruktury IT – sprawdzenie, czy obecny sprzęt i oprogramowanie są gotowe na przyjęcie nowego systemu ERP.
planowanie zasobów – określenie, kto będzie zaangażowany w projekt, jaki będzie budżet i harmonogram.

Choć może wydawać się skomplikowana, dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa chroni przed największymi zagrożeniami – niedopasowaniem systemu i niekontrolowanym wzrostem kosztów. Dzięki temu systemy ERP działają sprawniej. Jednocześnie, pamiętajmy, że kluczem do sukcesu jest dobór właściwego systemu ERP, a dla wielu branży opcją warto rozważenia jest Maconomy, świetnie sprawdzający się zwłaszcza w przypadku usług profesjonalnych.

Kto bierze udział w warsztatach, sesji discovery i analizie przedwdrożeniowej?

Sukces tych przygotowawczych etapów zależy od zaangażowania odpowiednich osób. To praca zespołowa, która wymaga wiedzy z różnych obszarów organizacji.

W procesie powinni uczestniczyć:

zarząd – odpowiada za wizję strategiczną i ostateczne decyzje,
kierownicy działów – posiadają dogłębną wiedzę o procesach w swoich obszarach,
kluczowi użytkownicy – pracownicy, którzy na co dzień wykonują operacje w systemie. Ich perspektywa jest niezbędna do zrozumienia realnych potrzeb,
dział IT – ocenia kwestie techniczne i integracyjne,
konsultanci i analitycy ERP – zewnętrzni eksperci, którzy wnoszą doświadczenie z innych wdrożeń i pomagają spojrzeć na firmę z nowej perspektywy.

Jakie są efekty i korzyści z dobrze przeprowadzonych przygotowań?

Inwestycja czasu i zasobów w warsztaty, sesję discovery i analizę przynosi wymierne korzyści, które procentują przez cały cykl życia systemu. Głównym efektem jest szczegółowy dokument – raport z analizy, który stanowi precyzyjny plan działania. To jednak nie wszystko. Inne ważne korzyści to:

minimalizacja ryzyka – wczesne wykrycie problemów pozwala uniknąć kosztownych błędów na późniejszych etapach,
realistyczny budżet i harmonogram – dokładne poznanie zakresu projektu pozwala precyzyjnie oszacować koszty i czas,
większe zaangażowanie i niższy opór przed zmianą – zespół, który czuje się częścią procesu, chętniej zaadaptuje nowe narzędzie,
system „szyty na miarę” – finalne rozwiązanie jest dopasowane do unikalnych potrzeb firmy, co pozwala osiągnąć realną wartość z systemu ERP.

Źródło: www.todis.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość