Recepta na dobre wyniki finansowe czyli studium wdrożenia systemu EURECA w firmie JANTOŃ S.A.

Pomysł wdrożenia narzędzia typu EURECA w Jantoń S.A., czyli tak naprawdę implementacji hurtowni danych i oprogramowania, które pozwoli tymi danymi zarządzać, powstał oczywiście w dziale finansowym. Dyrektor finansowy zgłosił zapotrzebowanie na rozwiązanie, które pozwoli mu z jednej strony budżetować koszty oraz przychody i marże. Chciał przy tym robić to w taki sposób, żeby prognozy sprzedażowe można było rozliczać online w oparciu o koszty rzeczywiste, które zostały bezpośrednio naliczone np. w miesiącu poprzednim albo - nawet jeśli niektóre zlecenia są zamknięte, skalkulowane - to w oparciu o koszty rzeczywiste.

Był jednak również drugi istotny powód rozpoczęcia projektu: raportowanie. Każdy z menedżerów średniego i wyższego szczebla miał zyskać możliwości wykonania w prosty sposób dowolnej analizy używając tabeli przestawnych. Dzięki temu miał bardzo szybko podejmować decyzje w oparciu o określony zestaw danych.

Historycznie wyglądało to zatem tak, że firma zakładała najpierw, że będzie budżetować koszty i robić w oparciu o to kalkulacje kosztowe. Dopiero później powstały nowe pomysły – sprzedaż, kwestie z budżetowaniem sprzedaży na kierunki sprzedaży, na handlowców, do poziomu naliczania marży na poszczególnych handlowców i potem w kierunku rozliczania marży retro, czyli marży które uzyskujemy przy handlu z sieciami - mówi Zbigniew Koplin, dyrektor zakładu produkcyjnego w Jantoń S.A.

Jantoń S.A. produkuje, importuje i eksportuje wina. W ofercie znajdują się wina gronowe importowane z różnych krajów świata, wina musujące, wermuty, wina grzane, ekologiczne, deserowe oraz owocowe. Poza wyrobami winiarskimi firma produkuje również modne w ostatnim okresie drinki RTD ( Ready To Drink) i napoje alkoholowe. Do najbardziej rozpoznawalnych na rynku marek Jantoń należą nagradzane przez Polską Radę Winiarstwa produkty Celebro, Aronica, Zbójeckie Grzane oraz napoje alkoholowe - Barmańska czy drink Be4.

Platforma Controllingowa EURECA to specjalistyczne oprogramowanie i pakiet usług, który wspomaga efektywność finansową. Pozwala na tworzenie wielowariantowego budżetu, działa w oparciu o technologię hurtowni danych, co umożliwia na szybką i łatwą integrację z istniejącymi już w przedsiębiorstwie typowymi systemami jak np. ERP, jak i ze specjalistycznymi aplikacjami.

Produkcja zgodna z założeniami

Dla firmy, która dużą część swoich produktów sprzedaje za pośrednictwem sieci handlowych, zwłaszcza w przypadku produktów zapewniających niską marżę, koszty produkcji mają kluczowe znaczenie. Dlatego bardzo szybko powstał pomysł wykorzystania Eureki także w innych obszarach funkcjonowania biznesu.

Przykładowo przy marżach w sprzedaży dla sieci możemy prowadzić rozliczenia marży w oparciu o faktury retro, które dostajemy od sieci. Na tyle zniekształcają obraz wyniku, że gdyby nie EURECA bardzo ciężko byłoby rozliczać to na poszczególne sieci do których sprzedajemy. System pozwala nam w prosty sposób nad tym zapanować – mówi Zbigniew Koplin.

Ogromne znacznie miało także wykorzystanie Eureki w obszarze produkcji. Firma wytwarza większość swoich produktów przy użyciu trzech podstawowych baz surowcowych. Ich mieszanie pozwala na tworzenie gotowych win lub innych produktów, które powstają w wyniku dodania innych składników np. spirytusu lub aromatów.

Dlatego bazy winna muszą być zoptymalizowane pod względem kosztów wytwarzania. Chodzi o to, żeby wypełnić wszystkie normy jakościowe ale przy minimalnym użyciu drogich surowców. Dlatego odchylenia od receptur powodują bardzo duże wahania kosztów.

Zauważyliśmy, że mamy wszystkie dane z systemu ERP. W tym także dane z systemu zasilanego z rozliczania produkcji i śledzenia poszczególnych etapów produkcji krok po kroku. Danych jest bardzo dużo szczególnie w zakresie zużycia surowców. Postanowiliśmy dołożyć do tego receptury w rozumieniu pewnych planowanych ilości, które zakładamy sobie, że będą użyte w danym etapie procesu zamiast zestawiać sobie to z kosztami, które powstają na bieżąco w momencie produkowania wina – wspomina Zbigniew Koplin.

W efekcie firma zyskała możliwość obserwowania czy produkcja odbywa się zgodnie z założoną recepturą oraz co jeszcze można zmienić w recepturze, żeby możliwe było obniżenie kosztów. Eureka pozwoliła na monitorowanie czy faktycznie produkcja odbywa się zgodnie z recepturą oraz czy zachowane są odpowiednie proporcje. System zapewnił także kierownikowi winiarni możliwość kontrolowania kosztów własnych, związanych z pracownikami i odpowiedź na pytanie czy faktycznie produkują zgodnie z jego założeniami.

Wsparcie celowe

Eureka wspiera także wdrażania ideologii leanowej i zasad lean manufacturing. Mają one na celu „odchudzenie” produkcji, czyli wyeliminowanie czynności zbędnych, które nie przynoszą wartości dla firmy.

Powstały koncepcje związane z tworzeniem wskaźników wydajności. Jeżeli mamy cele, to chcemy sprawdzać czy zmierzamy do nich, osiągamy je czy się oddalamy. Eureka pomaga nam przy definiowaniu tych wskaźników. Pozwala sprawdzać i na bieżąco naliczać te wskaźniki - mówi Zbigniew Koplin. Wyliczanie wskaźników na bieżąco to bardzo pracochłonny proces. Eureka czerpie dane z systemu ERP i wykonuje całą pracę za nas. Wskaźniki można powiązać z takimi elementami jak koszty wynagrodzeń czy koszty związane z użyciem surowców i dzięki temu zautomatyzować oraz odwzorować proces śledzenia poziomu realizacji celów – dodaje Zbigniew Koplin.

Wdrożenie wskaźników KPI zostało na razie zakończone w fazie koncepcyjnej. Zdefiniowane zostały także wszystkie KPI - zarówno dla całego zakładu, wydziałów jak i poszczególnych osób. Na razie ich wyliczanie nie obejmuje wszystkich pracowników, ale udało się zejść już do poziomu mistrza zmiany, brygadzisty, który ma ustalone swoje wskaźniki i które stanowią pewien element systemu premiowania. Obecnie trwają prace nad wizualizacją tych informacji, żeby można było je w atrakcyjnej i łatwej do kontrolowania postaci przedstawić zarządowi.

Produkcja bez tajemnic

Niedawno zakończyło się wdrożenie systemu MES. Przy użyciu danych z tego systemu będzie możliwe stworzenie jeszcze bardziej dokładanego obrazu zjawisk zachodzących w firmie. Stworzy to możliwość głębszego wglądu w produkcję i poszukiwania „wąskich gardeł”, czyli śledzenie efektywności samych maszyn. Zestawienie tego z realizowanym zleceniami produkcyjnymi oraz z ilością, którą produkujemy dostarczy nam niezwykle ciekawych informacji.

Jednym z elementów kosztowych, który jest ważny dla zakładu to zmniejszanie strat wina. W każdym procesie produkcyjnym istnieją zjawiska technologiczne powodujące, że pewna ilość wina tracona jest bezpowrotnie. Ma to miejsce na nalewaczkach albo na pasteryzatorach, w procesie przechodzenia z jednego wina na drugie.

Eureka może nam pomoc w tym, że zestawimy dane produkcyjne z danej linii, czyli ile sztuk wyprodukowaliśmy, ile czasu produkowaliśmy, ile mieliśmy przejść z jednego gatunku wina na drugi, a z drugiej zobaczymy jak to wygląda od strony asortymentowej, co zostało wyprodukowane i w jakich ilościach. Zyskamy wiedzę np. czy przestoje na linii powodują zwiększenie ubytków wina czy nie albo czy liczba zatrzymań nalewaczki powoduje, że przelewamy wino, bo nalewaczka się zatrzymuje – mówi Zbigniew Koplin.

Pozwala to firmie poszukiwać takich zależności pomiędzy awariami czy zatrzymaniami linii produkcyjnej a utratą wina na produkcji. Przykładowo, niedawno firma odkryła, że ubytki wina są większe kiedy na jednej czy na dwóch zmianach rozlewane są różne rodzaje wina. Dlatego zdecydowano o tym, żeby jeden rodzaj wina produkować przez dwie zmiany cały czas, ponieważ ubytki wtedy są mniejsze.

Dzięki Eurece będziemy mogli wykorzystać dane efektywnościowe produkcji i dane dotyczące zatrzymań samych maszyn. To też mogą być ciekawe wyniki, które można zebrać z dłuższego okresu i analizować. Robienie tego ręcznie byłoby bardzo trudne i czasochłonne” – tłumaczy Zbigniew Koplin.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu Eureka w firmie Jantoń:

• Idealne narzędzia dla dyrektora finansowego. Możliwość śledzenia marży, możliwość planowania marży, możliwość rozliczania kosztów – planowanych i rzeczywistych – praktycznie online.
• Idealne narzędzie dla dyrektora sprzedaży. Dostęp do analiz sprzedażowych związanych z podziałem na regiony, z podziałem na kierunki sprzedaży, a dodatkowo budżetowanie sprzedaży, czyli założenia zarządu dotyczące planu sprzedaży na dany rok. Poza tym struktura sprzedaży na rynku tradycyjnym – do sklepów, hurtownie, sieci.
• Idealne narzędzia dla dyrektora zakładu produkcyjnego. Możliwość kontrolowania receptury produkcji - czy jest właściwa, czy jest zgodna z założeniami – co bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe. Możliwość wyszukiwania „wąskich gardeł” na produkcji dzięki integracji danych z systemu MES. • Idealne narzędzie dla zarządu. Możliwość wdrożenia i monitorowania wskaźników wydajności KPI.

Źródło: www.controlling-systems.pl