Przejrzyste informacje, szybsze decyzje

Raportowanie na potrzeby podejmowania decyzji wymaga co najmniej dwóch rzeczy: szybkości oraz zaufania do danych. W praktyce oba te wymagania bardzo często się wzajemnie wykluczają, co nie znaczy, że nie warto próbować. Z takiego założenia wyszedł TVN S.A. Wspólnie z firmą Bonair spółka zaangażowała się w projekt, którego celem było znacznie przyspieszenie generowania analiz i raportów dla menedżerów, jednak pod warunkiem utrzymania poziomu zaufania do danych.

Cel udało się osiągnąć z nawiązką. Czas przygotowania danych został skrócony kilkakrotnie, a zaufanie do nich nie tylko zostało utrzymane, lecz wręcz wzrosło. Bonair pomógł spółce zautomatyzować, sformalizować i usprawnić istniejące od lat metody pozyskiwania danych z wielu systemów źródłowych. Systemów, wypada tu dodać, bardzo różnorodnych – od typowych, przez systemy pisane na zamówienie, aż po kaskadowo aktualizowane arkusze kalkulacyjne.

Automatyzacja to dopiero pierwszy etap prac. Był trudny, ale warto było się starać, bo dziś raporty, na podstawie których menedżerowie podejmują decyzje, aktualizowane są dużo szybciej i częściej niż dotychczas. W dalszej kolejności chcemy zastąpić dane tabelaryczne pulpitami menedżerskimi, w których dostępne będą syntetyczne zestawy wskaźników i wykresów. Do tego właśnie posłuży Microsoft® Office PerformancePoint Server 2007 – mówi Tomasz Nitsch, Dyrektor IT w TVN S.A.

Integracja informacji zarządczej w TVN S.A. objęła trzy obszary operacyjne: sprzedaż czasu reklamowego, badania oglądalności (dane od firmy zewnętrznej) oraz finanse (płatności).

Dzięki połączeniu danych z tych trzech obszarów w jednym systemie, menedżerowie mają klarowny obraz rzeczywistej efektywności jednostek, za które odpowiadają. Jeżeli dane zagregowane okażą się zbyt mało szczegółowe, użytkownicy mogą skorzystać z bardzo wygodnych narzędzi do analiz ad hoc. Dzięki solidnym danym, a także dzięki narzędziom ułatwiającym wyciąganie wniosków, decyzje mogą być podejmowane szybko, a ich efekty są bardziej przewidywalne – dodaje Tomasz Nitsch.

Opierając całe środowisko analityczno-raportowe na rozwiązaniach i platformach Microsoft, TVN S.A. zainwestował w elastyczność i łatwość jej rozwoju. Jednocześnie firma długofalowo obniżyła koszty utrzymania platformy wspierającej podejmowanie decyzji.

 

Grupa ITI jest wiodącą grupą medialną w Polsce, działającą od wielu lat na rynkach: telewizyjnym, wydawniczym i internetowym. W skład grupy wchodzą m.in. telewizja TVN i TVN24, satelitarna platforma telewizyjna wysokiej rozdzielczości „n”, a także największy polski portal internetowy Onet.pl i wydawnictwo Pascal.

TVN S.A., będąca jedną ze spółek Grupy, na przestrzeni kilku ostatnich lat skupiała się na szybkim rozszerzaniu oferty programowej. W rezultacie potrzeby w dziedzinie informacji zarządczej również wzrosły – więcej kanałów oznacza w praktyce potrzebę lepszego segmentowania widowni i klientów (reklamodawców), a także zdolność do lepszego dopasowywania oferty do ich oczekiwań.

Wymogi wobec systemu raportowania stale rosły, nie tylko pod względem merytorycznym, ale także szybkości reagowania na potrzeby. Tu jednak pojawiał się problem – dotychczasowy sposób raportowania, oparty w dużej mierze na arkuszach kalkulacyjnych, nie był w stanie zaspokoić nowych, coraz bardziej wyrafinowanych potrzeb.

Arkusze kalkulacyjne sprawdzały się przy pewnej liczbie kanałów i danych. Wzrost ich liczby sprawił, że generowanie raportów zaczęło się wydłużać, co z kolei zaczęło utrudniać osiąganie podstawowego celu raportowania, czyli podejmowania bieżących decyzji. Musieliśmy ten problem rozwiązać szybko i sprawnie – mówi Jarosław Lech, Zastępca Dyrektora IT w TVN S.A.

TVN S.A. zależało na czasie, ale z drugiej strony wiadomo było, że problem trzeba rozwiązać systemowo, by raz zbudowane środowisko można było w przyszłości wykorzystywać do wielu różnych celów.

W praktyce musieliśmy znaleźć nie tylko produkt, ale również firmę potrafiącą ogarnąć szeroki zbiór szczegółowych uwarunkowań procesów i oczekiwań biznesu. Taką, która byłaby zdolna zaproponować spójną koncepcję architektury procesów analitycznych i raportowych, ale jednocześnie umiejącą wprowadzić swoją wizję w życie w skończonym czasie i budżecie – wyjaśnia naturę problemu Tomasz Nitsch.

TVN S.A. wybrał ostatecznie rozwiązanie zaproponowane przez firmę Bonair, które opierało się na platformach i technologiach Microsoft.

Zaproponowaliśmy budowę środowiska analityczno-raportowego, którego zaplecze integracyjne stanowić miały, sprawdzone już w licznych projektach w Polsce i na świecie, usługi integracyjne, analityczne i raportowe środowiska Microsoft SQL Server 2005. Na tej warstwie chcieliśmy zbudować właściwe środowisko do tworzenia analiz i raportów, a także bardziej zaawansowane mechanizmy do zarządzania, pozwalające posługiwać się nie tabelami liczb, lecz automatycznie wyliczanymi wskaźnikami. Zamierzaliśmy w tym celu posłużyć się platformą Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 i oferowanymi w jego ramach narzędziami ProClarity – wyjaśnia koncepcję Rafał Pogonowski, Kierownik Zespołu BI w Bonair.

Propozycja Bonair była interesująca, ponieważ spełniała większość podstawowych oczekiwań TVN S.A., a zarazem wyglądała realistycznie. Ale nie tylko. Zainteresowanie wzrosło jeszcze, gdy pracownicy działu finansowego i analitycy biznesowi zapoznali się z narzędziami ProClarity.

Dział finansowy był pod wrażeniem łatwości prowadzenia analiz. Inni potencjalni użytkownicy wskazywali zaś na to, że generowane raporty są w swojej formie i układzie bardzo czytelne. Bardzo obiecująca była także elastyczność platformy, która, jak wynikało z wstępnych prób, potrafiła bez problemu pobrać dane ze wszystkich naszych źródeł. W ten sposób utwierdziliśmy się w przekonaniu, że propozycja Bonair, choć była ambitna, nie była nierealna – opowiada Jarosław Lech, wicedyrektor Działu IT w Grupie TVN SA.

Fundamentalnym wyzwaniem dla projektu było stworzenie mechanizmów i środowiska, za pomocą którego TVN S.A. mógł zacząć automatycznie gromadzić w jednym miejscu dane ze wszystkich systemów źródłowych.

Najważniejszymi źródłami danych dla budowanej hurtowni były: (1) system służący do rezerwowania czasu antenowego i rejestrowania rzeczywistej sprzedaży reklam oraz (2) system finansowy Sun System, działający na platformie Oracle, służący do rejestrowania faktur i należności. (3) Trzecie źródło danych, a w zasadzie źródła, stanowiły arkusze kalkulacyjne.

W arkuszach przechowywane są, na bieżąco aktualizowane, plany sprzedaży reklam w podziale na poszczególne kanały telewizyjne, a także deklarowane przez klientów kwoty wydatków w określonym okresie. Niektóre arkusze są ze sobą powiązane kaskadowo, co wynika z tego, że w trakcie przygotowania danych do raportowania powstają agregaty i wskaźniki pośrednie. Dane w arkuszach pochodzą także z firm zewnętrznych, np. z ogólnopolskiego systemu ratingu oglądalności, prowadzonego przez firmę AGB Nielsen Media Research Sp. z o.o.

W trakcie importu danych źródłowych, ich struktura każdorazowo podlega walidacji. Dotyczy to wszystkich źródeł danych, ale szczególnie arkuszy kalkulacyjnych.

Arkusze Excel są dość ryzykownym źródłem danych dla hurtowni, ponieważ użytkownicy mogą wpisywać do nich dowolne dane, które mogą zaśmiecać hurtownię. Programiści Bonair ustalili taką ich formę, by spełniały wymogi hurtowni, a zarazem, by użytkownicy nie gubili się w rozkładzie pól – tłumaczy Michał Bednarski z Bonair.

Połączenie arkuszy z hurtownią to sytuacja przejściowa. Arkusze Excel są przez TVN S.A. sukcesywnie zastępowane aplikacją do wprowadzania i weryfikowania danych, przeznaczonej dla użytkowników biznesowych. To spowoduje, że zaufanie do danych jeszcze wzrośnie.

Dedykowane aplikacja (Warehouse Management Application) otrzymali również administratorzy. Dzięki niej żaden problem z przetwarzaniem danych nie umknie ich uwadze – wszelkie problemy lub błędy będzie można usunąć zanim zostaną uwzględnione w raportach i decyzjach.

Jeśli przetwarzanie danych na potrzeby decyzji podlega automatyzacji, a więc przyspieszeniu, to samo musi stać się z procesami nadzoru. Niezależnie od tego, tak skomplikowane środowisko jest z natury dynamiczne i zakładanie, że wszystko zawsze będzie odbywać się bezproblemowo, byłoby nierealistyczne – wskazuje Waldemar Bieńko, jeden z architektów rozwiązania po stronie Bonair.

Hurtownia danych TVN S.A. jest zasilana danymi źródłowymi w cyklach dziennych. W takim samym trybie dane z hurtowni pobiera środowisko analityczne, w którym zdefiniowano dwie mini-bazy analityczne (kostki OLAP): Sprzedaż i Finanse. To one stanowią źródła danych dla przekrojowych raportów, które mogą stanowić bezpośrednią podstawę do podejmowania decyzji przez menedżerów.

Gdy w jednym miejscu można poddać ocenie zarówno przychody, jak i koszty, powstaje przejrzyste źródło informacji o rzeczywistej efektywności w poszczególnych obszarach.

Do tej pory uzyskanie klarownego obrazu sytuacji w poszczególnych obszarach działalności zajmowało nam dużo czasu. Obecnie odpowiedzi na ważne pytania mamy w ciągu chwili. W rezultacie decyzje można podejmować szybciej, co sprawia, że ich efekty pojawiają się wcześniej. Zyskujemy dużą elastyczność, a jednocześnie realną możliwość bieżącego korygowania już podjętych decyzji – to bardzo cenne – mówi Marcin Próchnicki, kierujący projektem w TVN S.A.

Bieżące raportowanie analizy i raporty są bardzo użyteczne, ale potrzeby informacyjne menedżerów TVN S.A. są większe. Chodzi w szczególności o możliwość prognozowania i analizowania skutków różnych scenariuszy rozwoju sytuacji. Tu z pomocą przychodzą narzędzia ProClarity.

Menedżerowie mogą obecnie stawiać hipotezy i interaktywnie sprawdzać, jakie mogą być ich skutki przy założonych warunkach. Celne prognozowanie to esencja nowoczesnego zarządzania – mówi Marcin Próchnicki.

Analizy scenariuszowe mają także inny walor: pozwalają unikać działań lub decyzji, które na pierwszy rzut oka mogą wyglądać na korzystne.

Gdy biznes staje się skomplikowany, relacje przyczynowo-skutkowe między różnymi zjawiskami przestają być oczywiste. Decyzji nie można już podejmować wyłącznie na bazie intuicji – do tego właśnie analizy scenariuszowe za pomocą narzędzi ProClarity bardzo się przydają – uzupełnia Jarosław Lech.

Wyniki analiz menedżerowie mogą przedstawiać na poglądowych wykresach, które ułatwiają zrozumienie rzeczywistego znaczenia obserwowanych zjawisk czy trendów. Specjalnie w tym celu TVN S.A. zakupił zestaw komponentów wizualnych firmy Dundas.

Dobra wizualizacja ułatwia kojarzenie oraz zrozumienie obserwowanych zjawisk. To nie jest ‘wodotrysk’, ale wynik wieloletnich obserwacji – podkreśla Jarosław Lech.

Wstępny etap projektu budowy rozwiązania analityczno-raportowego dla TVN S.A. zakończył się spełnieniem oczekiwań firmy, przy dochowaniu zapisanych w umowie terminów i budżetu.

Najważniejsze jest to, że raporty tworzą się całkowicie automatycznie. Przekazaliśmy analitykom Bonair szczegółowe wytyczne na temat zasad przetwarzania i interpretowania danych, a oni nadali im postać formalną i całkowicie je zautomatyzowali. Wprowadzili też mechanizmy walidujące dane na wejściu i w trakcie przetwarzania. Ta powtarzalność i ten automatyzm są dla nas bardzo cenne – zaznacza Marcin Próchnicki.

To jednak wciąż początek drogi. Dziś menedżerowie TVN S.A. przeglądają raporty w formie tabelarycznej. Postęp jest duży, ponieważ dane są pewne, a przede wszystkim aktualne. Zainteresowani wiedzą już jednak, że można jeszcze lepiej.

W dalszej kolejności chcemy zastąpić dane tabelaryczne pulpitami menedżerskimi, w których dostępne będą syntetyczne zestawy wskaźników i wykresów. Dążymy do sytuacji, w której każdy menedżer będzie mógł jednym rzutem oka ocenić sytuację w podległych mu obszarach – wyjaśnia Jarosław Lech.

W jednym z kolejnych etapów TVN S.A. chce zbudować kolejne bazy analityczne, dedykowane kosztom projektów związanych z produkcją programów/widowisk telewizyjnych.