System raportowania ProClarity w Provident Polska SA

Sami damy radę

Wcześniej wszystkie raporty były przygotowywane w Excelu przy wykorzystaniu kwerendy z Accessa lub za pomocą pracochłonnych zapytań SQL-owych do bazy MS SQL. Aby zautomatyzować generowanie przynajmniej standardowych raportów, firma zdecydowała się na wdrożenie ProClarity w wersji serwerowej, ProClarity Analytics Server. – Wybierając tę aplikację, opieraliśmy się m.in. na doświadczeniach kolegów z innych krajów, którzy wdrożyli podobne narzędzie u siebie – stwierdza Jacek Maj. - Przed podjęciem ostatecznej decyzji dostaliśmy z firmy Bonair demonstracyjną wersję aplikacji i sprawdziliśmy, jak działa, jak się ją obsługuje, jak definiuje wskaźniki oraz jak tworzy się powiązane z nimi kostki analityczne tzw. kostki OLAP.

Dzięki ProClarity Analytics Server raporty wykorzystywane przez użytkowników zorganizowane są w tematyczne książki raportów, które umieszczone są w oddzielnych bibliotekach. Ponadto użytkownicy, podzieleni na grupy, mają możliwość wspólnej pracy. Każda z grup może posiadać uprawnienia do innych bibliotek (lub książek raportów) oraz inaczej skonfigurowany dostęp do różnych funkcjonalności ProClarity.

W kostkach OLAP znajduje się podręczna baza danych zasilana z różnych systemów wykorzystywanych w firmie. Kostki OLAP są podzielone na niewielkie porcje danych, co przyspiesza dostęp do danych i ich analizę. Umożliwiają one analizę danych w dowolnych przekrojach ad-hoc. Pozwalają skoncentrować się na wybranym obszarze działalności, zdefiniowanym za pomocą różnych wskaźników i wymiarów analitycznych (np. struktura, czas).

- Doszliśmy do wniosku, że nie będzie problemów ani z nauczeniem się systemu ProClarity, ani z samodzielnym budowaniem kostek OLAP – opowiada Jacek Maj.

Wdrożenie bez problemów

Provident Polska zakupił system ProClarity 31 marca 2005 r. Licencje nabywał sukcesywnie i obecnie ma ich 43. Bonair zainstalował system na serwerze, zapewniając odpowiednie warunki do podłączania kostek OLAP. Wyszkolony specjalista miał około miesiąca na stworzenie finałowych wersji poszczególnych kostek i ich przetestowanie. - Przy tworzeniu pierwszych kostek pomogła nam posiadana wiedza z zakresu IT oraz spójna, uporządkowana sprzedażowa baza danych.. Nie musieliśmy poświęcać czasu na tzw. proces czyszczenia danych oraz łączeniu informacji z wielu źródeł. To niewątpliwie sprawiło, że wdrożenie systemu było sukcesem – ocenia Jacek Maj.

Testowanie kostek OLAP polegało na tym, że wyniki, które wygenerowały kostki były porównywane z danymi z bazy. Należało sprawdzić, czy jest zachowana spójność danych, czy jakieś informacje nie pogubiły się przy budowie kostek. – Do testów włączaliśmy też końcowych użytkowników. Oni najlepiej potrafili ocenić, co warto zmienić i jakich danych im brakuje – opowiada Jacek Maj.

Równolegle z tworzeniem kostek, odbywały się szkolenia dla końcowych użytkowników. Bonair przeszkolił 10 osób z działu controlingu, które w pierwszej kolejności miały korzystać z programu. Następni użytkownicy, w tym zarząd, przeszli szkolenia wewnętrznie. - System jest na tyle prosty, że nie wymaga rozbudowanych, intensywnych szkoleń – ocenia Jacek Maj. – Żeby nauczyć się wchodzenia na wykresy, prostego wyszukiwania informacji, drążenia bazy danych, wystarczy posadzić użytkownika przed monitorem na kilka godzin i pokazać, gdzie znajdują się potrzebne opcje i jak z nich korzystać.

Dużo trudniejsze było zdobycie odpowiedniej wiedzy przez specjalistów od budowania kostek OLAP. Ci szkolili się sami, ale – jak twierdzi Jacek Maj - dla młodych osób z zacięciem informatycznym nie jest to rzecz nie do pokonania.

Co kryją kostki

Raportowanie w Provident Polska można nazwać rozproszonym. Firma korzysta z ośmiu kostek OLAP i w miarę potrzeby dodaje kolejne. Kostki pobierają dane z różnych, często oddzielnych baz.

Jako pierwsza powstała kluczowa kostka OLAP do analizowania sprzedaży. Pobiera ona dane z bazy, do której tygodniowo dodawanych jest 13 tys. nowych rekordów. Miary, według których kostka analizuje dane, to struktura sprzedaży i czas. Raporty mogą pokazywać, jaką sprzedaż realizują poszczególni menedżerowie, oddziały czy regiony w zadanym czasie.

Inna kostka OLAP pobiera dane z bazy, w której zapisywane są informacje finansowo-księgowe i budżet firmy. Wymiary poddawane analizie to czas (np. ile wydano w danym miesiącu), departament (który ile wydał) i struktura operacyjna. W tym przypadku raporty służą monitorowaniu kosztów w firmie. Pokazują, jaki jest budżet poszczególnych działów i jego wykonanie, jakie jest odchylenie od założeń.

Kolejna kostka służy do generowania raportów na temat premii dla przedstawicieli Provident Polska. Wiąże ona takie informacje, jak struktura, czas i rodzaj premii.

Wsparcie w projektach pilotażowych

Z raportów ProClarity korzysta zarząd – zwłaszcza dyrektor działu sprzedaży, szefowie 5 dywizji, a także pracownicy działu controlingu oraz działu ryzyka kredytowego. Szereg operacyjnych statystyk służy do obserwowania relacji biznesowych lub wpływu działań firmy na kluczowe wyniki. Automatyzacja w generowaniu raportów jest bardzo przydatna np. w czasie prowadzenia pilotażowych projektów w wybranych oddziałach firmy. Wprowadza się w tych oddziałach nowe rozwiązania organizacyjne i sprawdza, jaki to ma wpływ na wyniki, co więcej porównuje się je z wynikami oddziału kontrolnego. Dla takich projektów ProClarity generuje 200-300 raportów. - Przy zastosowaniu innej technologii nie udałoby się generować tylu raportów, gdyż to wymagałoby za dużo pracy. Skupilibyśmy się na kilku kluczowych danych podejmując ryzyko iż pewne informacje nie zostaną przeanalizowane. – tłumaczy Jacek Maj - Dzięki ProClarity wystarczy na początku projektu stworzyć kostkę OLAP, a potem szczegółowe dane dostajemy automatycznie.

Korzyści z użytkowania ProClarity w Provident Polska SA:

• automatyzacja generowania standardowych raportów
• możliwość monitorowania na bieżąco, bez nadmiernego wkładu pracy, projektów biznesowych i śledzenia ich wyników.
• dostęp do gotowych raportów od razu po aktualizacji bazy danych
• integracja z intranetem
• możliwość przeglądania raportów w firmowej sieci bez konieczności wprowadzania przez uprawnione do tego osoby dodatkowych haseł.
• uporządkowany zasób analityczno-raportowy, ustrukturalizowany w biblioteki i książki raportów
• wspólna praca wielu użytkowników (jedni tworzą raporty, inni z nich korzystają,) z zapewnieniem dostępu do raportów zgodnie z uprawnieniami przydzielonymi przez administratora

Jacek Maj, kierownik działu controlingu w Provident Polska SA: Dzięki ProClarity kierownictwo może w miarę na bieżąco śledzić, jak duża jest sprzedaż i spłacalność pożyczek w danym regionie i u każdego z 13 tysięcy przedstawicieli.

Źródło: BONAIR