System plus Workflow w JAS-FBG

Katgoria: ECM / Utworzono: 10 maj 2018

JAS-FBG jest firmą transportowo-spedycyjno-logistyczną. Swoim Klientom oferuje kompleksową obsługę w obrębie transportu, spedycji drogowej, kolejowej, morskiej i lotniczej oraz usługi agencji celnych. W grupie kapitałowej JAS-FBG znajdują się firma Transbud-Katowice, Caspol-Trade Polska, JAS-FBG GMBH w Niemczech oraz JAS-FBG KFT Węgry.

REKLAMA

W trosce o wysoką jakość swoich usług firma JAS-FBG dba o udoskonalanie procesów biznesowych. Kierując się ideą ciągłego doskonalenia wprowadziliśmy system Plus Workflow, którego celem było usprawnienie procesów archiwizacji dokumentów celnych, eksportowych, importowych i tranzytowych. Po procedurach związanych z odprawami towarów dokumenty są skanowane a następnie przypisywane do odpowiedniego elementu w strukturze systemu. Dzięki indeksom system Plus Workflow rozpoznaje rodzaj dokumentów celnych. Elektroniczne repozytorium ułatwia również wyszukiwanie dokumentów, co zmniejsza koszty operacyjne i pozwala zredukować liczbę procesów manualnych – mówi Adam Stojanowski, Dyrektor ds. informatyki.

Zamierzeniem firmy było również zautomatyzowanie i usprawnienie procesu dokumentacji wpływającej do przedsiębiorstwa drogą elektroniczną. W ramach projektu zaimplementowane zostały moduły Plus Directory Monitor oraz Plus Mail monitorujące skrzynki pocztowe. Program wykrywa dokumenty w skrzynce mailowej, automatycznie przenosi załącznik do systemu i dokonuje jego archiwizacji. Dzięki temu proces archiwizacji został usprawniony i zautomatyzowany, co spowodowało zredukowanie kosztów operacyjnych w firmie.

Kolejnym usprawnionym obszarem, był proces obiegu faktur zakupowych. Po zeskanowaniu dokumentu i wprowadzeniu faktury kosztowej do systemu, trafia ona do osoby odpowiedzialnej za merytoryczny opis i przekazanie jej do akceptacji. Faktury zakupu są przekazywane do systemu Energia. Tam są one automatycznie księgowane, co zmniejsza pracochłonność procesu. Aby faktura mogła zostać wprowadzona do systemu wymagany jest załącznik, co zapewnia bezpieczeństwo, kontrolę duplikatów oraz poprawność danych.

Zastosowane rozwiązania zostały zintegrowane z systemem intranetowym. To sprawia, że dokumenty zarchiwizowane w elektronicznym repozytorium systemu obiegu dokumentów są udostępniane użytkownikom za pośrednictwem wewnętrznych portali informacyjnych JAS-FBG.

Implementacja systemu Plus Workflow zoptymalizowała procesy biznesowe w firmie. Ważnym elementem wprowadzenia tego systemu była jego integracja z używanym systemem Egeria oraz intranetem.

Plus Workflow obsługuje miesięcznie przepływ ponad 25 tys. dokumentów celnych oraz 2 tys. faktur. Z systemu korzysta około 100 użytkowników 60 agencji celnych zlokalizowanych na terenie całego kraju.

Jak dodaje Adam Stojanowski:

Nasze udogodnienia objęły również opracowanie i wdrożenie usługi Custom Agency Window. Custom Agency Window to rozwiązanie integrujące komunikaty wysyłane z systemów informatycznych urzędów celnych z elektroniczną ewidencją czynności celnych oraz z elektronicznym archiwum dokumentów.

Za pośrednictwem extranetu – zamkniętej sieci komputerowej każdy użytkownik Custom Agency Window otrzymuje dostęp do listy usług wykonywanych dla danego klienta.

Na liście usług znajdują się informacje o wykonanej usłudze, w tym między innymi:

numer i data zgłoszenia,
procedura celna,
numer faktury handlowej,
numer samochodu i naczepy,
oddział, który wykonał usługę.

Lista ta bazuje na zapisach znajdujących się w centralnej Ewidencji Czynności pracującej w systemie intranet – sieci komputerowej, do której dostęp mają wyłącznie wyselekcjonowani użytkownicy.

Zapisy tworzą się:

automatycznie – po otrzymaniu komunikatu z systemów celnych o zwolnieniu towaru do określonej procedury: − tranzyt – kom. IE29 − wywóz – kom. IE529 − przywóz – kom. PZC
ręcznie – w przypadku usług dodatkowych, nie związanych ze zgłoszeniem celnym.

Nasza firma wprowadziła tę usługę jako pierwsza w kraju. Na chwilę obecną pozostajemy wciąż jedyną firmą, która posiada to wdrożenie. Zgłoszenie posiada możliwość ustalenia szczegółów oraz pobranie załączonych dokumentów zgłoszenia elektronicznie zarchiwizowanych w systemie DMS. Zadbaliśmy również o to, by po zakończeniu procedury, w przypadku zgłoszeń wywozowych, istniała możliwość pobrania komunikatu XML potwierdzającego wywóz. Komunikat odsyłany jest automatycznie na adres e-mail wskazany przez zleceniodawcę. Użytkownik może też pobrać komunikat wykorzystując system Extranet - dodaje Adam Stojanowski.

Wdrożenie usługi przyniosło szereg korzyści, w tym m. in.:

ograniczyło koszty związane z archiwizacją, wydrukami oraz wysyłką,
usprawniło proces obsługi klientów agencji,
uprościło czynności pracowników agencji.

Projekt w całości został sfinansowany ze środków własnych spółki.

Na etapie planowania projektu zarysowała się ewentualna trudność związana z pobieraniem komunikatów z systemów informatycznych urzędów celnych. Byliśmy w stanie kontrolować prace nad stworzeniem elektronicznego archiwum dokumentów oraz proces integracji z wykonaną przez nas elektroniczną Centralą Ewidencji Czynności. W tej sytuacji zespół wdrożeniowy był jednak uzależniony od rozwiązań stosowanych przez urzędy.

Realizując projekt położono nacisk na zapewnienie bezpieczeństwa przesyłania i archiwizacji danych. W związku z tym, iż informacje o klientach zostały udostępnione na zewnątrz firmy wdrożenie udostępniało informacje o klientach oraz dokonywało automatycznego powiązania dokumentacji w formie elektronicznej z komunikatami, koniecznością stało się opracowanie systemu, który uniemożliwiłby powstanie błędów. Ujawnienie informacji handlowych klientów agencji celnych groziłoby wysokimi karami umownymi.

usprawnienie i poprawę jakości pracy oraz podniesienie prestiżu naszej firmy.

Źródło: Suncode

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość