f

Nowatorskie rozwiązania konstrukcyjne wraz z rosnącymi potrzebami rynku przyczyniły się do dynamicznego rozwoju najmłodszego w Europie producenta armatury wodociągowej. Firma systematycznie powiększa zatrudnienie, powstają nowe produkty. Prowadzone są nowe inwestycje i wprowadzane nowe technologie produkcji, co podwyższa jakość parametrów wyrobów.

W 2000 roku firma pozytywnie przechodzi proces certyfikacji ISO 9001 oraz wprowadza nowoczesne sposoby zarządzania, w tym oprogramowanie firmy Macrologic. W grudniu 2000 zmienia się forma prawna spółki i jej nazwa na Zakład Produkcyjny Armatury Przemysłowej sp. z o.o. Ugruntowana pozycja na krajowym rynku wodociągowym oraz jakość produktów otwiera zagraniczne rynki zbytu. AKWA przekracza granice zdobywając nowych odbiorców w Europie.

Obecnie AKWA zatrudnia 150 osób z czego 74 proc. to personel produkcyjny. Spółka jest jedynym polskim producentem armatury, samodzielnie realizującym pełen cykl produkcyjny oraz drugim co do wielkości polskim producentem działającym w segmencie sieciowych instalacji wodnych. Roczne przychody spółki wynoszą ponad 20 mln. zł. W latach 2000-2008 przychody spółki wzrosły o 45 proc. Zapewnia to 10-15 proc udział w rynku sieciowej armatury.

AKWA kieruje swoją ofertę do trzech segmentów klientów: zakładów wodociągów miejskich, hurtowni armatury oraz firm wykonawczych. Spółka posiada własnych przedstawicieli handlowych oraz prowadzi sprzedaż poprzez sieć pośredników. Firma dostarcza produkty do blisko 500 odbiorców instytucjonalnych.

W ostatniej dekadzie segment rynku, w którym działa AKWA wykazywał dużą dynamikę wzrostową. Średni roczny wzrost przychodów w tym okresie oscylował pomiędzy 10 – 20 proc., by w najlepszym 2007 roku osiągnąć 23 proc. Wzrost inwestycji w infrastrukturę wodociągową w tym okresie był stymulowany nadrabianiem zaległości oraz nowymi projektami infrastrukturalnymi finansowanymi ze środków unijnych.

Wyzwanie

Wraz ze wzrostem pozycji rynkowej i pojawianiem się firm konkurencyjnych segment, w którym działa AKWA staje się coraz bardziej konkurencyjny. Aby zyskać kolejne zmówienia producenci rozpoczynają walkę c,ą i konkurują skracając czas realizacji dostaw. Równocześnie pojawia się szereg produktów tanich i niskiej jakości sprowadzanych w krajów azjatyckich, co wprost proporcjonalnie oddziałuje na ceny i odwrotnie proporcjonalnie na jakość.

Równie istotnym elementem utrzymania konkurencyjności staje się kompleksowe obsługiwanie przetargów. W ciągu dekady portfolio produktów spółki AKWA wzrosło o 20 proc.

Nasz segment rynku wymaga stałego rozwoju. Świadczy o tym rozwój naszej oferty i nowe inwestycje w środki produkcji. Obecnie tylko firmy o najwyższej jakości wyrobów i szerokiej gamie produktów mają szansę na zdobycie najlepszych kontraktów. Duzi klienci preferują dużych dostawców. Upraszcza to procedury przetargowe oraz negocjowanie rabatów, a także podwyższa pewność realizacji zamówienia. Taki rozwój rynku ma również zalety dla producentów, gdyż pozwala lepiej planować produkcję i łańcuch dostaw – mówi dyrektor d/s ekonomicznych Mariusz Cieśliński.

Wzrost ilości produktów przekłada się na zarządzanie logistyką i zapasami. Na przełomie wieków AKWA posiadała kilka niezintegrowanych, prostych aplikacji którymi posługuje się w tych obszarach. Wraz ze wzrostem zamówień w oparciu o tak zorganizowane dane coraz ciężej jest prowadzić nadzór nad produkcją, obiegiem dokumentów i informacji. Są to główne czynniki hamujące rozwój i ograniczające sprawne zarządzanie.

Przy rozproszonych danych nie mogliśmy poprawnie planować produkcji. Każdy błąd lub problem był multiplikowany a jego źródło było trudne do ustalenia – podkreśla Cieśliński.

Od 2000 roku firma AKWA stosuje oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem firmy Macrologic. W pierwszym etapie współpracy skoncentrowano się na rozwiązywaniu problemów zogniskowanych wokół:

• skracania czasu realizacji zamówień (dostawa na czas bardzo istotna w zamówieniach publicznych),
• eliminacji wysokich stanów magazynowych,
• wprowadzeniu kontroli nad produkcją w toku,
• odejścia od papierowej sprawozdawczości działu handlowego,
• automatyzacji obiegu informacji w obsłudze zamówień,
• technicznych możliwości podziału i kontroli kompetencji w poszczególnych zespołach,
• mechanizmów planowania sprzedaży (firma nie opiera swojego działania na kontraktach długoterminowych, ale pracuje na zamówieniach bieżących),
• analizy rozrachunków z klientami, - optymalizacji procesu spedycji i logistyki.

W roku 2008 AKWA zakupiła i uruchomiła najnowocześniejszy w Europie automat do formowania odlewów, co zwiększyło znacznie moce produkcyjne. Z tego powodu zasadniczym problemem biznesowym stało się zwiększenie sprzedaży. Zarząd postanowił odciążyć dział handlowy w obszarze relacji ze stałymi odbiorcami i zautomatyzować przepływ informacji w tym kanale sprzedaży. Spółka postanawia wdrożyć rozwiązanie portalowe Xpertis Obsługa klientów.

Korzyści biznesowe

AKWA realizując cele biznesowe podchodziła procesowo do implementacji kolejnych elementów systemu ERP. Zarząd przyjął założenie, że wdrażanie sytemu ERP oraz kolejnych funkcjonalności będzie podzielone na etapy, których ilość będzie uzależniona od pojawiających się potrzeb. Miało to pozwolić na praktyczne przetestowanie pozyskanej technologii i wprowadzić zmiany pozwalające doskonalić procesy produkcji, logistyki, sprzedaży.

W pierwszym etapie wdrożenie skoncentrowane było na procesie produkcyjnym. Dla dyrektora produkcji szczególnie istotnym elementem wdrożenia było śledzenie produkcji w toku. Dzięki wdrożeniu modułów Xpertis i powiązaniu wszystkich informacji na temat zaawansowania procesu produkcyjnego poszczególnych elementów, firma uzyskała możliwość planowania zasobów, a w konsekwencji możliwość realizacji większej ilości zamówień.

W rezultacie usprawnienia planowania w produkcji, na podstawie modułu zamówień, raportów zbiorczych oraz zestawień SQL - narzędzi zawartych w systemie Xpertis, AKWA mogła wprowadzić zmiany w planowaniu logistycznym. Wprowadzono system planowania spedycyjnego, który pozwolił na obniżenie kosztów dostaw do sieci dystrybucyjnej i klientów. Osoby odpowiedzialne za dystrybucję towarów gotowych w AKWA mogły lepiej planować załadunki środków transportu oraz optymalizować trasy przejazdów.

Sprawne planowanie produkcji pozwoliło AKWIE na skrócenie czasu realizacji dostaw poniżej 14 dni, a następnie do 3 -7 dni, co poprawiło obsługę realizacji zamówień publicznych. Rynek w obrębie spółek komunalnych rozwija się stabilnie w przeciwieństwie do zamówień infrastrukturalnych, których realizacja jest uzależniona w dużej części od środków unijnych. Niestety głównym czynnikiem stanowiącym o wygranej w przetargach publicznych jest cena, stąd realizowane są one na niskich marżach. Element czasu jest niezwykle ważny w przypadku firm opierających swoje działanie o realizację zleceń bieżących oraz przy realizacji umów zawartych w wyniku przetargów publicznych. W razie nie dotrzymania terminu przez dostawcę naliczane są kary, co obniża rentowność kontraktu.

W wyniku lepszego planowania produkcji i logistyki AKWA uzyskała możliwość ograniczenia ilości surowców i półproduktów niezbędnych do zapewnienia ciągłości produkcji. W ciągu kilku lat stany magazynowe obniżyły się o 20 proc. przy jednoczesnym wzroście sprzedaży oraz ilości oferowanych produktów. Obecnie firma utrzymuje zapasy na poziomie poniżej 4 mln. zł. Lepsze planowanie zasobów uwolniło środki inwestycyjne, które firma ulokowała w nowoczesne środki produkcji i badania rozwojowe. W ciągu dziesięciu lat firma wprowadziła do sprzedaży około 50 nowych produktów.

Wprowadzenie automatycznych obiegów informacji odciążyło m.in. dział handlowy od bezproduktywnego katalogowania informacji. Lepszy dostęp do informacji pozwala śledzić zlecenia, co wpływa na jakość obsługi kontraktów i usprawnia procesy CRM. Handlowcy mają dostęp do pełnej historii kontaktów z klientami, a dyrektor sprzedaży ma wgląd do wszystkich działań handlowych, w tym także efektów pracy sprzedawców.

Wprowadzenie automatyzacji wymiany informacji pozwolił kadrze kierowniczej jasno określić kompetencje poszczególnych pracowników w obrębie ich stanowisk pracy. Dzięki temu zwiększono kontrolę procesów i umożliwiono ocenę pracy poszczególnych członków zespołów. Digitalizacja kontroli procesów biznesowych związana w wdrożeniem ERP pozwoliła na wprowadzenie w pełni zautomatyzowanego portalu obsługi klienta - Xpertis Obsługa Klientów. Dzięki nowemu rozwiązaniu wszyscy klienci firmy AKWA mogą zamawiać i kontrolować realizację zleceń przez Internet. Usprawniło to proces sprzedaży do stałych odbiorców. W ocenie firmy ułatwienie możliwości składnia zamówień i śledzenia rozrachunków powinno zwiększyć lojalność odbiorców. Wprowadzenie internetowej obsługi klienta uwolniło zasoby pracy w obrębie działu handlowego umożliwiając realizację nowych strategii sprzedaży bez konieczności zwiększania zatrudnienia. Zwrot z tej inwestycji jest przewidywany na poziomie 5-6 proc. zwiększonych przychodów z nowych umów.

Przebieg wdrożenia

Współpraca firmy Akwa z Macrologic rozpoczęła się w 2000 roku, kiedy to została podjęta decyzja o wdrożeniu systemu klasy ERP. W trakcie współpracy AKWA korzystała również z dotacji unijnej, dzięki której wspólnie został zrealizowany projekt wdrożenia rozwiązania informacji menedżerskiej.

Prace wdrożenia zostały podzielone na trzy główne etapy.

1. Uruchomienie rozwiązania Xpertis wspierającego zarządzanie w podstawowych obszarach przedsiębiorstwa.

2. Zaprojektowanie i uruchomienie modułu optymalizacji kosztów transportu oraz optymalizacji spedycji transportów do poszczególnych regionów.

W 2008 roku podjęliśmy decyzję o wdrożeniu najnowszego rozwiązania firmy Macrologic - Xpertis wraz z portalem biznesowym. Naszym celem było uruchomienie nowego kanału sprzedaży oraz ograniczenie kosztów transportu wyrobów do naszych odbiorców- mówi dyrektor ekonomiczny AKWY Mariusz Cieśliński.

3. Uruchomienie portalu biznesowego (B2B) wprowadzającego nowe możliwości sprzedaży wyrobów oraz służącego do komunikacji z kluczowymi kontrahentami. Za jego pomocą klienci mogą przeglądać udostępnioną ofertę towarowa, składać zamówienia na wybrane towary, przeglądać wystawione faktury sprzedaży oraz obejrzeć własne rozliczenia. AKWA dzięki portalowi ma również możliwość przekazywania treści swoim klientom.

W prace zespołu wdrożeniowego zaangażowane były kluczowe osoby ze strony AKWY oraz konsultanci Macrologic z oddziałów Bydgoszcz i Katowice. Prace wdrożenia zostały zakończone w marcu 2009 roku. Potem przeprowadzono szkolenie dla pracowników działów handlowych kluczowych klientów, uruchamiające nowy kanał dystrybucji wyrobów i wspierający proces sprzedaży.

Rozwiązanie

W AKWA Sp. Z o.o. wdrożono rozwiązanie Xpertis, z którego korzysta 50 pracowników. Rozwiązanie wspiera działania firmy w obszarach: rozliczania produkcji, gospodarki magazynowej, sprzedaży, zamówień, finansów i księgowość, informacji finansowej, kadry i płace wraz z rejestracją czasu pracy. Wdrożono również portal biznesowy prezentujący ofertę handlową, obsługujący zamówienia i umożliwiający dostęp do podglądu aktualnych rozliczeń.

Projekt w AKWA był prowadzony na bardzo dużą skalę. W trakcie jego trwania udało się nam przeprowadzić nie tylko projekt wdrożenia ERP w AKWA, lecz uczestniczyliśmy również w procesie uruchamiania rozwiązania u partnerów biznesowych naszego klienta. Dzięki temu mieliśmy okazję współpracować i poznać opinie odbiorców naszego klienta, dla których to rozwiązanie zostało przygotowane - mówi Dawid Baranowski, zastępca dyrektora oddziału Macrologic Bydgoszcz.

Dlaczego Macrologic

Firma Macrologic zaoferowała nam produkt, który mógł rosnąć razem z nami na każdym etapie naszego rozwoju. Przez cały okres współpracy nigdy nie usłyszeliśmy, że jakiejś funkcjonalności nie można wprowadzić do systemu, nawet jeśli takiego rozwiązania nie było w systemie standardowym. System jest ciągle rozwijany i dobrze dopasowany do polskiej rzeczywistości w obszarach sprawozdawczości, finansów i kadr. Ponieważ Macrologic specjalizuje się w obsłudze firm średniej wielkości wiemy, ze korzystamy z systemu, będącego sumą doświadczeń wielu podmiotów podobnych do nas. Powstają nowe funkcjonalności, które możemy w miarę potrzeb włączać do naszego rozwiązania – mówi Mariusz Cieśliński, dyrektor d/s ekonomicznych AKWA.

Źródło: www.macrologic.pl