Zarządzanie dokumentami w Cargoforte

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 15 sierpień 2006

Cargoforte jest firmą logistyczną zajmującą się spedycją i transportem ładunków w kooperacji z firmami przewozowymi. Firma odpowiada za organizację procesu logistycznego i terminowe dostarczenie towaru.

REKLAMA

Cargoforte powstała w 1994 roku i od 12 lat rozwija się prężnie posiadając obecnie 8 oddziałów na terenie Polski. W 2004 roku firma zajęła 2 miejsce w rankingu firm TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) dziennika Rzeczpospolita wg deklarowanego zakresu działania (uniwersalność), a w 2005 roku zajęła 2 miejsce w rankingu „Lokomotywy Polskiej Gospodarki” w podrankingu branżowym - transport lądowy. Cargoforte, dysponując 15 tys. metrów kwadratowych powierzchni magazynowych w całej Polsce, zapewnia także usługi związane z magazynowaniem przewożonego towaru. Towar jest składowany i dostarczany na wskazane przez klienta miejsce w różnych punktach kraju.

Droga do sukcesu
O sukcesie w branży spedycyjnej decyduje wiedza o wymaganiach klientów i znajomość zasad organizacji międzynarodowego transportu – jego aspektów logistycznych i prawnych. Wymagania stawiane firmom spedycyjnym są obecnie bardzo wysokie: towar przewożony jest z kontynentu na kontynent różnymi środkami transportu od statków poprzez kolej i samochody, a skończywszy na samolotach, w określonym przez klienta czasie i przy zachowaniu reżimu ostrożności.

- Wiedza dotycząca organizacji skomplikowanych przedsięwzięć logistycznych, a także przygotowania dokumentacji okazywanej na granicy, w portach i na lotniskach jest jednym z elementów stanowiących o wartości firmy spedycyjnej i jej pozycji na rynku – mówi Krzysztof Lewicki, IT Manager i Pełnomocnik ds. Jakości w Cargoforte

W 2002 roku firma Cargoforte zdecydowała się na wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie dokumentami. Celem wdrożenia było w pierwszym etapie stworzenie elektronicznego repozytorium służącego do archiwizacji i składowania w bazach danych dokumentów wymienianych między firmą Cargoforte i jej klientami. System miał także za zadanie realizowanie funkcji operacyjnych, wspierających pracę spedytorów. Wybór padł na oprogramowanie mis-Partner21 firmy MIS S.A., narzędzie do tworzenia systemów obiegu dokumentów dla firm i urzędów, bazujące na technologii IBM Lotus Notes/Domino.

„Zastosowanie mis-Partner21 umożliwiło nam szybkie tworzenie nowych rozwiązań, a także ich dostosowywanie do zmieniających się wymagań. To było szczególnie ważne zwłaszcza w pierwszej fazie wdrożenia, kiedy nasze oczekiwania były doprecyzowywane.” – ocenia K. Lewicki – „Wykorzystanie mis-Partner21 pozwoliło nam na skoncentrowaniu się przede wszystkim na dostarczaniu wartości biznesowej.”

Przebieg wdrożenia
Aplikacja oparta na mis-Partner21 została uruchomiona w marcu 2003 roku z podstawową funkcjonalnością – korespondencja, dokumenty wewnętrzne, baza kontrahentów. Następnie kody źródłowe zostały przekazane do Cargoforte, która już od ponad 2,5 roku samodzielnie rozwija oprogramowanie. W następnej kolejności uruchomiony został moduł spedycyjny, który ze względu na rosnące wymagania klientów i rynku jest rozwijany do dzisiaj. W lutym 2004, czyli tuż przed pierwszym audytem ISO, wdrożona została pierwsza wersja modułu Zarządzania Jakością. Przechodząc pomyślnie audyt, Cargoforte uzyskała Certyfikat Systemu Jakości spełniając tym samym wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001 z zachowaniem kryteriów Wewnętrznego Systemu Kontroli.

Implementacja modułu Zarządzania Jakością była bardzo ważnym etapem wdrożenia. Pierwszym i najprostszym jego zadaniem było przechowywanie i precyzyjna dystrybucja dokumentacji definiującej System Zarządzania Jakością (opisy procesów, procedur oraz instrukcji). W swojej zaawansowanej funkcjonalności system gromadzi wszelkie dokumenty i zapisy wynikające z przyjętych w systemie Zarządzania Jakością reguł – to pozwala uniknąć produkowania ogromnych ilości dokumentów papierowych świadczących o prawidłowo działającym Systemie Jakości.

Ale w branży spedycyjnej standardem weryfikacji najwyższej jakości świadczonych usług jest Wewnętrzny System Kontroli, który ma za zadanie kontrolę kontrahentów firmy spedycyjnej i ustalenie czy nie są to firmy wykluczone z obiegu gospodarczego, np. powiązane z grupami przestępczymi lub terrorystycznymi parającymi się transportem groźnych towarów – broni, materiałów wybuchowych, towarów o podwójnym zastosowaniu. System kontroluje pełen obieg dokumentów związanych z realizacją dostawy, dystrybuowanych do wszystkich podmiotów zaangażowanych w transport towaru, niejako w locie dokonując wszelkich niezbędnych sprawdzeń i weryfikacji (zarówno tych dotyczących poszczególnych stron transakcji, jak i związanych z uwarunkowaniami geopolitycznymi, np. kraje objęte światową kontrolą w obszarze wymiany towarowej). Dodatkowo dokumenty operacyjne, odpowiednio ułożone, samodzielnie tworzą wszelkie wymagane prawem rejestry. System pozwala także na generowanie statystyk dotyczących zarówno poszczególnych obszarów geograficznych, jak i transportowanego asortymentu. Baza kontrahentów jest na bieżąco aktualizowana z uwzględnieniem historii współpracy oraz danych księgowych (m.in. informacje o zaległych płatnościach), pozwalając na łatwe zidentyfikowanie podmiotów, które nie powinny być obsługiwane przez spedytorów.

Nagroda za innowacyjność
Zorganizowanie systemu zarządzania jakością w Cargoforte było w Polsce rozwiązaniem innowacyjnym. Wywiązanie się z roli pioniera w branży łączyło się z koniecznością przekonania firmy audytorskiej do zalet zastosowanego elektronicznego obiegu dokumentów i przerzucenia nań ciężaru udowodnienia poprawności działania Systemu Zarządzania Jakością. Po okresie początkowej nieufności audytorów do wykorzystanych rozwiązań informatycznych okazało się, że system nie tylko spełnia najwyższe wymagania, ale stanowi zdaniem firmy audytorskiej wzór do naśladowania dla innych przedsiębiorstw spedycyjnych.

W maju 2004 został oddany do użytku moduł fakturowania. System pozwala na wystawianie faktur sprzedażowych z zachowaniem wszelkich opisanych powyżej restrykcji oraz rejestruje wszystkie trafiające do Cargoforte faktury zakupowe wraz z ich elektronicznym, zeskanowanym obrazem. W 2005 roku przygotowany i wdrożony został moduł ofertowania służący do budowania ofert – drobnicowych i lotniczych. Cargoforte korzysta obecnie z samolotów około 50 linii lotniczych. System pozwala usystematyzować wszystkie informacje o cenach połączeń na danej linii i wybrać dla klienta najkorzystniejszą ofertę.

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
System składa się z następujących elementów:
- Bank informacji o kontrahentach
- Moduł korespondencji i dokumentów wewnętrznych
- Moduł spedycyjny
- Moduł fakturowania
- Moduł ofertowania
- Moduł zarządzania jakością

Wykorzystywany w Cargoforte system mis-Partner21 firmy jest cały czas rozwijany i aktualizowany zgodnie ze zmieniającym się prawem i otoczeniem biznesowym. Modyfikacje systemu uwzględniają coraz doskonalsze mechanizmy kontroli transportu i coraz obszerniejszą automatyzację pracy spedytora.

- Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania obiegiem dokumentów Cargoforte uzyskała realną przewagę konkurencyjną i może skuteczniej walczyć o swoją pozycję na rynku – mówi Krzysztof Lewicki.

Do najważniejszych korzyści wynikających z zastosowania systemu w Cargoforte należy zaliczyć:
- Możliwość szybkiego sięgnięcia do dokumentacji transportowej np. przy rozpatrywaniu reklamacji klienta.
- Odciążenie spedytorów od najbardziej żmudnej pracy i obowiązków związanych z porządkowaniem dokumentacji.
- Zwiększenie wydajności pracy spedytorów – w tym samym czasie obsługiwana jest większa liczba spraw.
- Skrócenie czasu przygotowania nowego spedytora do wykonywania obowiązków pracowniczych.
- Zminimalizowanie szkody po odejściu pracownika z firmy.

Technologia
Aplikacje oparte na mis-Partner21 pracują w środowisku IBM Lotus Notes/Domino, w Cargoforte - na systemie operacyjnym Linux. W każdym z ośmiu oddziałów firmy znajduje się serwer Lotus Domino. Obecnie w Cargoforte pracuje ponad 200 osób, z czego z systemu korzysta około 3/4 pracowników. Oznacza to, że praktycznie każdy pracownik, który bierze jakikolwiek udział w procesie obiegu informacji, tak wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, ma dostęp do mis-Partner21. O intensywności wykorzystania oprogramowania świadczy liczba tworzonych i składowanych w systemie dokumentów, która wynosi od 1 do 1,5 tysiąca dziennie.

Źródło: MIS

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość