Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto go wdrożyć w 2018 roku?

Katgoria: ECM / Utworzono: 17 styczeń 2018

KONICA MINOLTA

Według badania przeprowadzonego przez organizację AIIM (Association for Information and Image Management) aż 42% przedsiębiorstw codziennie zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej. Przy tym 70% respondentów uskarża się na zbyt długi czas poświęcany na wyszukiwanie konkretnych treści.

REKLAMA

Częstym przypadkiem jest również zaginięcie istotnej z punktu widzenia firmy dokumentacji – według szacunków może to dotyczyć nawet 7,5% wszystkich dokumentów w przedsiębiorstwach.

Z tym problemem zetknęła się m.in. instytucja, która zajmuje się użyczaniem kredytów studenckich w Stanach Zjednoczonych. W wyniku zniknięcia dokumentów dotyczących dziesiątek tysięcy kredytobiorców, National Collegiate Student Loan Trusts naraziła się w zeszłym roku na straty około 5 miliardów dolarów.

Wzrost wartości rynku ECM w miliardach dolarów, Statista, 2017

Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management). ECM to strategie, metody i narzędzia, które pozwalają na inteligentną klasyfikację, archiwizację, przetwarzanie danych oraz dokumentów papierowych do formy cyfrowej. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich w codziennej pracy biurowej. Szacuje się, że do 2021 roku wartość rynku ECM może osiągnąć ponad 66 miliardów dolarów.

Kiedy warto rozważyć wdrożenie ECM?

Według ekspertów z firmy Konica Minolta istnieje kilka podstawowych symptomów, które świadczą o tym, że warto byłoby rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzację procesu obiegu dokumentów. Przykładowe z nich to:

długi czas realizacji procesu obsługi dokumentu;
utrudnione i czasochłonne znajdowanie potrzebnych informacji;
błędy w sposobie opisywania dokumentów oraz duża pracochłonność ich wyjaśniania;
brak kontroli nad wersjami dokumentów i osobami za nie odpowiedzialnymi;
brak skutecznego zapewnienia bezpieczeństwa informacji;
przekroczenia terminów w realizacji spraw;
brak nadzoru nad przepływem prac.

Co umożliwia ECM?

Korzyści, jakie daje wdrożenie rozwiązania z zakresu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, to przede wszystkim:

1. Oszczędność miejsca

Wdrożenie ECM polega m.in. na digitalizacji większości procesów zachodzących w firmie, z jednoczesną rezygnacją z niezbędnego do tej pory papieru. Tym samym firma nie potrzebuje koniecznego wcześniej miejsca magazynowego.

2. Oszczędność czasu na wyszukiwanie treści

Według badania przeprowadzonego przez AIIM aż 56% respondentów chciałoby zautomatyzować i usystematyzować proces klasyfikowania dokumentów w firmach, żeby ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie. Elektroniczna archiwizacja wszystkich danych przekłada się na większą wydajność operacyjną, ponieważ każdy pracownik może uzyskać dostęp do przechowywanych informacji, kiedy tylko ich potrzebuje. Ponadto, funkcjonalność wersjonowania plików pozwala uprawnionym użytkownikom na śledzenie wszystkich czynności wykonywanych przy poszczególnych dokumentach, kontrolowanie wersji oraz historii zmian.

3. Oszczędność pieniędzy na utrzymanie

Firma nie musi wydawać już pieniędzy na inwestycje w rozwijanie i wspieranie dotychczasowej infrastruktury czy konserwację nowych serwerów. Wdrożenie i instalacja oprogramowania odbywa się jednorazowo, a później na bieżąco aktualizowana jest przez specjalistów z branży ECM. Rozwiązanie ECM nie wymaga zakupów nowego sprzętu – wystarczą dotychczasowe urządzenia (komputer, laptop, telefon, tablet itp.) oraz połączenie z internetem.

Wartość dodana – bezpieczeństwo

Dla większości firm najważniejszym aspektem związanym z obiegiem treści w firmie jest bezpieczeństwo danych – szczególnie w perspektywie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 roku.

Obecnie większość firm prawdopodobnie przestałaby istnieć w ciągu kilku tygodni, gdyby doszło do utraty dokumentacji papierowej z powodu pożaru lub powodzi. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty. Firmy są w stanie ograniczyć wydatki związane z obsługą dokumentów nawet o 40%. Bardzo istotnym aspektem jest również kwestia bezpieczeństwa. Rozwiązania ECM wyposażone są w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie się po godzinach pracy – mówi Marta Kudła, IT Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Źródło: Konica Minolta

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość