Działalność gospodarcza w niszy ma wiele zalet. Zawężenie gamy produktów i usług w celu uatrakcyjnienia precyzyjnie określonego rynku jest strategią z powodzeniem wykorzystywaną w firmach każdej wielkości przez dekady, jeśli nie stulecia. Aby jednak w pełni wykorzystywać potencjał biznesowy takiego niszowego przedsiębiorstwa, trzeba uzbroić się również w „niszowe” rozwiązania wspierające zarządzanie firmą. Z jednej strony nasuwa się pytanie - po co tworzyć dedykowane rozwiązania informatyczne, gdy na rynku jest dostępna tak duża liczba gotowych systemów? Praktyka pokazuje jednak, że gotowe rozwiązania często nie są w stanie spełnić specyficznych oczekiwań użytkownika, gdyż te są zazwyczaj częścią unikalnej korporacyjnej strategii IT.

Takim torem poszła firma Flaxpol z Kluczborka, producent odzieży roboczej i ochronnej oraz dystrybutor płyt wiórowych. Historia działalności firmy sięga początku lat 90. Jednak w takiej formie, jak obecnie, Flaxpol istnieje od 2003 r. Firma powstała z połączenia trzech mniejszych przedsiębiorstw. Wszystkie o niszowym profilu biznesowym, w szczególności zaś dział produkcji odzieży ochronnej.

To IT jest dla firmy, nigdy na odwrót

Wytwarzana przez firmę odzież jest certyfikowana zgodnie z obowiązującymi wymaganiami dyrektyw dotyczących środków ochrony indywidualnej. W zakresie oceny typu WE Flaxpol współpracuje z wiodącym akredytowanym laboratorium CIOP. Do wytwarzania odzieży firma wykorzystuje system przygotowania produkcji, który umożliwia tworzenie automatycznych układów kroju dla dowolnych kombinacji modeli i rodzajów tkanin., a przy tym pozwala uzyskać maksymalną wydajność krojowni pracy przy jak najniższych nakładach pracy i kosztach materiałowych. Tak zaawansowana technologicznie linia produkcyjna wymaga odpowiedniego zaplecza IT, które zapewni wsparcie informatyczne wszystkich zachodzących w firmie procesów, również tych najbardziej złożonych, specyficznych, niestandardowych. Firma postawiła na dedykowane rozwiązanie ERP.

Wcześniej Flaxpol pracował na systemie humansoft HermesStandard przeznaczonym dla małych przedsiębiorstw. Kiedy firma postawiła na rozwój i powiększyła się o nowych pracowników, okazało się, że wyczerpał się limit licencjonowanych stanowisk. Korzystając z sytuacji Flaxpol zdecydował się na inwestycję w oprogramowanie wyższej klasy, dopasowane do specyfiki działalności – tłumaczy Robert Górazda z Rob &Soft, partner wdrożeniowy Humansoft.

Do czasu poszerzenia działalności wszelkie potrzeby firmy spełniał humansoft HermesStandard. Dlatego Flaxpol zdecydował się na oprogramowanie wyższej klasy, ale od tego samego producenta - humansoft Hermes SQL. System cechuje wyjątkowo elastyczna architektura. Jego otwartość na indywidualne potrzeby firmy pozwala w prosty sposób budować dedykowane rozwiązania branżowe wraz z dodatkową funkcjonalnością tworzoną „pod klucz”. A w przypadku Flaxpolu ta kwestia miała szczególne znaczenie.

Modułowa budowa oprogramowania umożliwiła wybór tych pakietów, które są niezbędne w funkcjonowaniu takiej firmy jak Flaxpol. Poza modułem produkcji, Flaxpol zakupił również wszelkie moduły usprawniające zarządzanie działami kadrowo-płacowymi, handlowymi, magazynami, zamówieniami i zarządzania kontaktami z klientami. Nie były to jednak funkcjonalności typowe dla pudełkowej wersji oprogramowania – dzięki dostępnym w module OrangeSquid narzędziom programistycznym możliwe było dopasowanie poszczególnych funkcji do wymagań firmy.

Po analizie przedwdrożeniowej mogliśmy sparametryzować wszystkie funkcjonalności pod kątem potrzeb klienta. Charakter działalności firmy wymuszał dopasowanie modułów oprogramowania do jej wymagań – mówi Robert Górazda.

Mowa o zintegrowaniu modułu zamówień z modułem produkcji i handlowo-magazynowym. Flaxpol szyje odzież roboczą i ochronną. Zamówienia od klientów spływają nieregularnie. Ale jeśli jest zapotrzebowanie – zamówione produkty powinny być uszyte i dostarczone zgodnie z umową. Dzięki odpowiedniej konfiguracji systemu pracownicy firmy mogą zracjonalizować wykorzystanie zarówno zasobów ludzkich jak i maszynowych. W zależności od intensywności zamówień odpowiednio planować procesy produkcyjne. Szybka weryfikacja stanów magazynowych pozwala zaplanować produkcję tak, by uzupełnić magazyny, czy odpowiednio określić czas realizacji zamówienia. A to w konsekwencji przekłada się na optymalizację kosztów wytworzenia towaru – zbędna odzież nie zalega w magazynie, chętnie kupowane egzemplarze zawsze są dostępne dla potencjalnych klientów, a zamówienia realizowane terminowo.

Dodatkowo na potrzeby firmy zostały przygotowane dedykowane moduły analityczne, na podstawie których pracownicy Flaxpolu mogą szybko bez zbędnej straty czasu przygotowywać raporty i zestawienia wybranych przez siebie wskaźników. Analiza mocy produkcyjnych na przestrzeni wybranych miesięcy, wykorzystanie stanów magazynowych – takie raporty nie pochłaniają już kilku dni na szczegółowe przenoszenie informacji z poszczególnych programów i generowanie dodatkowych dokumentów.

ERP na lata

Systemy dedykowane są alternatywą dla produktów "z półki", jeżeli są one niedostępne lub nie odpowiadają specyficznym wymaganiom. Realizacja systemu dedykowanego gwarantuje, że będzie on dokładnie odpowiadał wymaganiom klienta. To, co jednak może odstraszać od wdrożenia rozwiązań „pod klucz”, to czas realizacji. Z reguły firma zaabsorbowana własną działalnością nie chce poświęcać nadgodzin na adaptację nowego systemu. Jak się okazuje, takie założenie mija się z prawdą.

Nasze prace wdrożeniowe do momentu pierwszego uruchomienia humansoft Hermes SQL trwały dokładnie miesiąc. Wszyscy pracownicy do tego czasu działali na dotychczas użytkowanym systemie, więc nie odczuli prowadzonych działań wdrożeniowych. Również migracje danych pomiędzy systemami nie powodowały utrudnień – wykonywaliśmy je w soboty, kiedy firma nie funkcjonuje – wyjaśnia Robert Górazda.

Oczywiście samo wdrożenie trwało dłużej. Po pierwszym włączeniu systemu zawsze pojawią się kwestie, które należy jeszcze dopracować i dokładnie sparametryzować. We Flaxpolu ten proces trwał około sześć miesięcy, jednak poświęcony czas zaowocował oprogramowaniem w pełni oddającym model biznesowy firmy. A do tego nie skostniałym w swojej budowie – modułowa architektura wdrożonego rozwiązania może bowiem rozwijać się razem z firmą poprzez dodawanie kolejnych potrzebnych funkcjonalności. Inwestycja może karkołomna, ale z pewnością opłacalna i na lata.

Źródło: HERMES