PROFARM PS rozwija działalność z systemem ERP QAD
Firma Profarm PS, jeden z wiodących na rynku polskim dystrybutorów leków, zakończył implementację systemu ERP QAD Enterprise Applications. W efekcie, projekt umożliwił walidację systemu informatycznego pod kątem spełnienia norm i procedur przechowywania oraz dystrybucji produktów leczniczych i wyrobów farmaceutycznych zgodnie z zasadami Good Manufacturing Practice. System ERP firmy QAD zapewnia kompleksową obsługę firmy, w szczególności wspiera skuteczną realizację procesów magazynowych i transportowych, sprzedaży i zakupów oraz przetargów i księgowości. Z systemu korzysta obecnie 50 użytkowników. Projekt wdrożenia najnowszej wersji aplikacji trwał 9 miesięcy.
Wprowadzając system informatyczny QAD, zależało nam na zapewnieniu dostępu do przejrzystej i dokładnej sytuacji firmy. Chcieliśmy również uzyskać precyzyjne informacje dotyczące zapotrzebowania rynku. System daje nam pełny obraz sytuacji, dzięki integracji danych z całej firmy. Informacje nie dublują się i stanowią wiarygodną podstawę do podejmowania decyzji – przekonuje Piotr Stęczniewski, Prokurent w firmie Profarm PS.
Jednym z kluczowych celów projektu było zapewnienie pełnej kontroli kosztów na poziomie całej organizacji oraz identyfikowanie obszarów ich redukcji. Kierownictwu firmy zależało również na usprawnieniu systemu raportowania, umożliwiającego sprawne generowanie precyzyjnych informacji na potrzeby procesu decyzyjnego. Szczególnym wyzwaniem, wynikającym ze specyfiki branży farmaceutycznej, była konieczność walidacji systemu. Ma ona na celu potwierdzenie i udokumentowanie zgodnie z zasadami GMP (Dobrej Praktyki Wytwarzania) i GDP (Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych), że procedury, procesy, urządzenia, czynności i systemy rzeczywiście prowadzą do zaplanowanych wyników określonych w specyfikacjach funkcjonalnych, projektowych oraz wymaganiach użytkownika.
Dostarczana przez QAD aplikacja zapewnia niezbędną funkcjonalność w zarządzaniu operacjami i zasobami dystrybucji, zarówno w firmie farmaceutycznej, jak i jej otoczeniu. Pozwala to na płynną współpracę producentów z ich klientami, dostawcami i partnerami – mówi Tomasz Banaszek, Koordynator IT w Profarm PS.
Nowa wersja pakietu QAD Enterprise Applications dostarcza mapy procesów i funkcjonalności dedykowane poszczególnym branżom m.in. farmaceutycznej. System pozwala spełniać branżowe normy określone przez producentów wyrobów farmaceutycznych. Zapewnia przyspieszenie procesów z zachowaniem wymaganego poziomu dokładności i obowiązujących procedur. Wprowadzone rozwiązanie do obsługi magazynu wysokiego składowania (QAD Warehousing) umożliwia sprawniejsze i bardziej precyzyjne ewidencjonowanie magazynu oraz obsługę wysokiego składu na potrzeby farmacji. W magazynie zostały zdefiniowane poszczególne ścieżki dla konkretnych preparatów, wymagające ściśle określonych warunków przechowywania. System kontroluje odpowiednie komory przyjęć i kieruje produkt na odpowiednie miejsce w magazynie.
Zespół QAD wraz z kluczowymi użytkownikami Profarm PS wypracował finalne rozwiązania w takich obszarach, jak zakupy, przetargi, sprzedaż, magazyny, spedycja, finanse oraz analizy. Zwróciliśmy szczególną uwagę na zarządzanie towarami w obrocie farmaceutycznym, optymalizację procesu transportowego, przetargowego i śledzenie cen rzeczywistych – mówi Kinga Frączyk, Account Manager, QAD Polska.
W efekcie wdrożenia nastąpiło uporządkowanie struktury analityki i syntetyki finansowej. Dzięki wykorzystaniu modułu Compliance jest możliwe pełne korzystanie z wyceny wyrobów wg cen zakupów, co znacznie ułatwia rozliczenia księgowe i raportowanie. Nastąpiło usprawnienie i odchudzenie procesów zakupowych i sprzedażowych. Dokonano również automatyzacji wysyłek na spedycji, co zapewniło pełną kontrolę nad wysyłanymi wyrobami oraz dostęp do historii dystrybucji, tras i poruszania się pojazdów.
Obecnie w coraz bardziej dynamicznym środowisku rynkowym firma potrzebuje większej ilości, bardziej szczegółowych raportów i analiz. Plany Profarm PS w zakresie informatyzacji przewidują wdrożenie hurtowni danych na potrzeby rozwoju systemu Business Intelligence, wspierającego procesy decyzyjne.
