Zakład Usług Komunalnych Oświęcim obsługuje czwarte, co do wielkości miast Woj. Małopolskiego. W Oświęcimiu mieszka 40 tys. osób i jest w nim zarejestrowanych podan 4 tys. podmiotów gospodarczych. Prócz samego miasta Zakład obsługuje okoliczne gminy stając do przetargów. Zakład Usług Komunalnych w Oświęcimiu zatrudnia 130 osób ZUK Oświęcim w zarządzaniu przedsiębiorstwem był wspomagany przez kilka prostych aplikacji dziedzinowych. Systemy oparte jeszcze o technologie DOS nie sprzyjały prostej wymianie danych. Systemy były opracowane przez jednego z pracowników zakładu a zarządzanie było oparte na systemach rozproszonych, dostarczanych przez różne firmy zewnętrzne.

Wszystkie dane były zgrywane na nośniki przenośne i w ten sposób przenoszono informację. Większość procesów obsługi klienta prowadzona była w oparciu o dokumentacje papierową, co w przypadku struktury dwuoddziałowej przysparzało problemów spowodowanych brakiem kompletnej informacji o finansach i zasobach.

Brak możliwości szybkiego dostarczania syntetycznych i przejrzystych analiz ograniczał możliwości zarządcze. ZUK nie miał dostępu do bieżącej informacji o sytuacji finansowej, co opóźniło reakcje na niekorzystne wydarzenia biznesowe. Takie z uwagi na dużą pracochłonność powstawały na koniec miesiąca. Z uwagi na ręczne prowadzenie kalkulacji, w wielu obszarach bardziej szczegółowe analizy były prowadzone tylko wycinkowo, co nie dawało faktycznego obrazu stanu firmy.

Z uwagi na rozproszenie informacji utrudnione było również określanie rentowności poszczególnych procesów i działalności. Utrudniało to kalkulowanie kosztów podczas przystępowania do przetargów, co ograniczało konkurencyjność i możliwości rozwoju. Brak możliwości konsolidacji informacji o kosztach i przychodach był główna przeszkodą we wprowadzeniu planowania budżetowego oraz bieżącej kontroli wykonania. Duża pracochłonność pozyskiwania danych konsumowała dużą cześć czasu pracowników biurowych we wszystkich obszarach, uniemożliwiając np. działania prosprzedażowe związane z generowaniem dodatkowych usług wśród klientów.

Wprowadzenie zintegrowanego systemu Xpertis pozwoliło na zmianę procesu zarządzania. Centralne gromadzenie i przetwarzanie danych umożliwiło przedsiębiorstwu ZUK wprowadzić analizy rentowności poszczególnych obszarów i procesów. System generuje raporty automatycznie wraz z zamknięciem miesiąca. Wyeliminowało to konieczność każdorazowego przygotowywania analizy. Czas opracowywania danych został skrócony niemal o 10 dni. Obecnie pracownicy działu finansowego ZUK są w stanie zakończyć proces agregacji danych maksymalnie do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Dzięki wdrożeniu Xpertis menedżerowie zarządzający poszczególnymi obszarami uzyskali dostęp do raportów i analiz dotyczących wywozów, sprzedaży usług, współpracy z wybranymi kontrahentami. Podniosło to konkurencyjność oferty podczas przetargów na świadczenie usług w ościennych gminach. Zintegrowanie danych pozwoliło na lepsze koordynowanie działań w skali całego przedsiębiorstwa. Poprawiło to planowanie i zarządzanie usługami oraz użytkowaniem sprzętu w oparciu o dane związane planowanymi oraz ekstraordynaryjnymi naprawami. Ta informacja w powiązaniu z danymi z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi pozwala określić rzeczywiste możliwości przedsiębiorstwa.

Powiązanie w jednej bazie danych informacji o umowach z kontrahentami na wywóz nieczystości stałych i płynnych, sprzątanie czy odśnieżanie oraz stanie realizacji przyspieszyło proces fakturowania i windykacji. Faktury generowane są automatycznie na podstawie danych wynikających z umów lub rzeczywistych wywozów. Wprowadzenie zintegrowanej informacji umożliwiło Zarządowi ZUK bardziej precyzyjne zarządzanie finansami spółki. Wprowadzono budżetowanie wraz z kontrolą wykonania, co zwiększyło dyscyplinę w zakresie wydatków inwestycyjnych. Wspólna baza danych daje bardzo duże możliwości bardzo dokładnego analizowania konkretnego zdarzenia łącznie z dostępem do poszczególnych dokumentów.

Szybki i prosty dostęp do danych dotyczących o bieżącej sytuacji umożliwił dyrektorowi finansowemu lepsze zarządzanie środkami poprzez lokowanie nadwyżek. Dziedzinowe rozwiązanie Xpertis pomogło ZUK globalnie zarządzać umowami z kontrahentami na wywóz nieczystości stałych i płynnych, sprzątanie czy odśnieżanie. System ułatwił planowanie i zarządzanie realizacją zleceń oraz nadzorować stan realizacji umów. Globalne zarządzanie danymi ułatwiło działowi sprzedaży rozliczanie kontrahentów na podstawie umów lub rzeczywistych wywozów.

Możliwość szybkiego analizowania realizacji umów pozytywnie wpłynął na planowanie wykorzystania zasobów firmy tj.: samochodów, pojemników oraz personelu. Dzięki temu zarząd ZUK jest w stanie precyzyjnie określić wolne zasoby przy składaniu ofert handlowych np. w przetargach.

Źródło: www.macrologic.pl