Digitalizacja akt pracowniczych – wielka innowacja dla działów HR w Polsce

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 03 wrzesień 2018

Tony papierów, segregatorów, aktówek i mnóstwo formalności – to pierwsze skojarzenia z działami HR w wielu firmach. To powoduje, że specjaliści HR nadal są klasyfikowani jako firmowi konserwatyści, którzy dokładają pracownikowi pracy, poprzez zmuszanie go do wykonywania żmudnych administracyjnych obowiązków.

REKLAMA

Nawet w dużych firmach nastawionych na cyfrową transformację, procesy kadrowe nadal są realizowane w sposób tradycyjny. Pojawia się więc pytanie – jak odciążyć pracowników z tych uciążliwych biurokratycznych obowiązków, a zarazem odmienić wizerunek specjalistów HR i spowodować, że to właśnie ten dział, będzie dbał o atmosferę i kulturę organizacji? Pomóc w tym ma nowy przepis prawny, który wejdzie w życie od początku 2019 roku – digitalizacja akt pracowniczych.

Papierowe archiwa, a polskie prawo Obecnie dział HR w każdej firmie musi przechowywać akta pracownicze w sposób tradycyjny – na papierze. Taka konieczność jest narzucona odgórnie przez polskie prawo pracy, które wymusza na pracodawcy realizację wskazanych procesów w tradycyjny, papierowy sposób. Sztandarowym tego przykładem jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:

polityka dostępów do pomieszczeń z archiwum teczek pracowniczych
czasochłonny proces manualnej obsługi teczek, polegający na ciągłej aktualizacji akt (dołączanie i usuwanie dokumentów)
konieczność przesyłania dokumentów pracowniczych między oddziałami, a centralą w firmach o rozproszonych strukturach
nieustanne zwiększanie liczby dokumentacji w archiwum w skutek tendencji do zwiększonej rotacji pracowników obserwowanej w ostatnich latach
czasochłonna obsługa akt w fazie intensywnego rozwoju firmy i zatrudnienia nowych kadr

Szansa na innowacje dla sektora HR

Jak się jednak okazuje, już niedługo, działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności. Firmy nie tylko odzyskają znaczną część powierzchni biurowej, dotychczas przeznaczonej na papierowe archiwa, ale przede wszystkim zaoszczędzą mnóstwo pieniędzy, które do tej pory wydawane były na cały proces przechowywania i obsługi akt papierowych. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że dzięki digitalizacji akt osobowych, oraz pozostałym innowacjom wprowadzanym przez ustawę, koszty znacząco zmaleją. Przykładowo dla spółki, która zatrudnia ok. 500 pracowników koszty mogą zmniejszyć się nawet o około 200 tys. złotych rocznie!1

Główne korzyści wynikające z digitalizacji akt pracowniczych

Dla działów HR nowa ustawa jest okazją do stworzenia nowoczesnego środowiska pracy, które przyniesienie wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Korzyści z digitalizacji akt pracowniczych, które najczęściej wymieniają specjaliści odpowiedzialni za innowacje i transformację w HR to:

odzyskanie powierzchni przeznaczonych na archiwa

eliminacja kosztów wynajmowania archiwów zewnętrznych
ułatwienie i obniżenie kosztów przeprowadzki do nowej siedziby
brak konieczności zwiększenia powierzchni archiwum wskutek rotacji pracowników
„grube” teczki pracowników o specjalistycznych kwalifikacjach nie zwiększą kosztów ponoszonych na archiwum teczek.

Digitalizacja a oprogramowanie HR w firmie

Firmy już dzisiaj powinny zacząć przygotowywać się do procesu digitalizacji akt osobowych, a przede wszystkim wybrać odpowiednie oprogramowanie IT, które będzie ich wspierało w prowadzeniu elektronicznych teczek pracowników. Dostawcy czołowych systemów HR już wprowadzają do swoich systemów moduły, które mają pomóc w procesie digitalizacji.

Jako dostawca aplikacji Teta HR zdecydowaliśmy się na wzbogacenie naszej oferty o moduł Elektroniczne Teczki Pracowników. Wspólnie z grupą naszych klientów, opracowaliśmy rozwiązanie, które ułatwi transformację cyfrową działów HR. Nowy moduł pomoże w automatyzacji bieżącej obsługi teczek elektronicznych oraz usprawni proces przekształcenia akt papierowych w cyfrowe archiwum. – mówi Katarzyna Jaśniewicz, menadżer produktu Teta HR w Unit4 Polska.

Jaśniewicz radzi też na jakie elementy powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, którzy planują niebawem zmianę systemu HR w związku z digitalizacją akt pracowniczych. Według specjalistki, podczas wyboru nowego oprogramowania HR warto zwrócić uwagę na to czy:

system spełnia wymogi prawne dotyczące podziału teczki na odpowiednie części i dokumentację obowiązkową w aktach każdego pracownika
system wspiera proces digitalizacji w fazie transformacji akt papierowych na cyfrowe
system wspiera digitalizację procesów bieżącej obsługi kadrowej, takich jak załączanie do teczek dokumentacji tworzonej na bieżąco, czy automatyzacja usuwania przeterminowanych dokumentów
system daje możliwość udostępnienia teczek pracownikom, tak aby mieli dostęp do własnych dokumentów, bez konieczności wizyt w dziale HR lub przesyłania dokumentów do odpowiedniej lokalizacji.

Źródło: www.unit4.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość