Inteligentne dokumenty wyręczają nas w pracy

Katgoria: IT Solutions / Utworzono: 16 grudzień 2013

Inteligentne dokumenty wyręczają nas w pracy

Według danych IDC z tego roku, 30% menadżerów i pracowników działów IT doświadcza problemów związanych z zarządzaniem dokumentami. Są one spowodowane m.in. bardzo dynamicznym rozwojem technologii mobilnych, cloud computingu i mediów społecznościowych, który sprawia, że firmy muszą radzić sobie w coraz szybciej zmieniającym się środowisku biznesowym. Sięgają więc po tzw. inteligentne dokumenty, które usprawniają procesy pracy. Można je łatwo generować w dużych ilościach, edytować i dzielić się nimi z innymi pracownikami. Dzięki temu firmy optymalizują swoje działania, zmniejszają koszty i zwiększają bezpieczeństwo danych.

Większość osób pracujących na co dzień na komputerach i urządzeniach mobilnych miała do czynienia z dokumentami, które można generować automatycznie, edytować w łatwy sposób lub zapisywać na nich ważne informacje w postaci elektronicznej. Są to tzw. smart dokumenty – do których według szerokiej definicji należą np. personalizowane prezentacje czy też nowoczesne legitymacje i dowody tożsamości z kodami przechowującymi wrażliwe dane. Tego typu rozwiązania dostępne są przeciętnemu użytkownikowi, mającemu np. możliwość samodzielnego tworzenia własnych szablonów pism, które można w prosty sposób uzupełniać konkretnymi danymi. Inteligentne dokumenty są też interaktywne, zaprojektowane tak, aby „podpowiadać” użytkownikowi rozwiązania. „Uczą się” schematów, w jakie człowiek wypełnia np. arkusz w Excelu i kopiują jego działania.

Powstanie inteligentnych dokumentów ma związek z rosnącą potrzebą zespołów roboczych do pracowania jednocześnie na jednym tekście. Z pomocą przychodzą systemy informatyczne klasy ECM/BPM, które umożliwiają dostęp do danego materiału dla wielu użytkowników i pracę nad jego aktualną wersją. Tego typu rozwiązania generują znaczną oszczędność czasu przetwarzania dokumentu, ale również pozwalają zwiększyć bezpieczeństwo danych firmy, poprzez wprowadzenie kontroli uprawnień użytkowników. W efekcie, wdrożenie nowoczesnych narzędzi dedykowanych zarządzaniu dokumentami umożliwia podniesienie efektywności organizacji oraz, co ważne, obniżenie kosztów działalności operacyjnej - mówi Joanna Jurkojć, Konsultant Zarządzający, Capgemini Polska.

Rosnące zainteresowanie takimi rozwiązaniami wiąże się z trendem operowania zmiennymi danymi. Firmy marketingowe rozsyłają ten sam materiał promocyjny w ramach reklamy bezpośredniej do tysięcy użytkowników, zmieniając w nim za pomocą specjalistycznych programów tylko niektóre elementy, takie jak dane kontaktowe, czy formułki grzecznościowe. Dynamiczne dokumenty tego typu mają różny wygląd i komunikaty marketingowe w zależności od odbiorcy. Konkretne oferty umieszczane są tak, aby pasować do określonego profilu konsumenta. Dla specjalistów od marketingu jest to wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie muszą ręcznie uzupełniać i modyfikować każdej informacji.

Na stworzenie smart dokumentów wpływ miał także rozwój technologii mobilnych i chmury obliczeniowej. Pracownicy przyzwyczajeni są do tego, że do swoich danych mają dostęp także poza pracą, 24 godziny na dobę, również ze smartfonów i tabletów. Sprzyjało to zaprojektowaniu rozwiązań pozwalających na grupowe operowanie tymi samymi materiałami.

Wzrost zainteresowania inteligentnymi dokumentami jest powiązany z doświadczaniem przez użytkowników problemów z zasobami danych zgromadzonych na papierowych i elektronicznych nośnikach. Według badań IDC z 2013 r. dla 30% menadżerów i pracowników działów IT praca na dokumentach w dobie cloud computingu, urządzeń mobilnych i mediów społecznościowych stanowi duże wyzwanie. Użytkownicy mają potrzebę posiadania elektronicznych dokumentów, które można łatwo przeszukiwać, edytować i przesyłać. Potwierdzają to badania IDC, które pokazały, że wzrosła ilość osób skanujących materiały zarówno tradycyjnymi skanerami, jak i tabletami, często bezpośrednio do repozytoriów w chmurze lub innych narzędzi umożliwiających dzielenie się nimi. Zaawansowane technologicznie urządzenia biurowe pozwalają już na tworzenie ze skanów PDF z opcją wyszukiwania, które stanowią wygodne narzędzie dla firm operujących na co dzień tysiącami dokumentów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Usprawnienie procesów pracy to nie jedyna zaleta smart dokumentów.

Dzięki inteligentnym dokumentom poprawia się płynność przepływu informacji i tym samym efektywność pracowników firm, wyposażonych we właściwy zbiór danych. Pozwalają one także na zwiększenie bezpieczeństwa IT w korzystających z nich przedsiębiorstwach. Dokumenty tego typu są specjalnie szyfrowane, aby zapobiec dostępowi do nich ze strony osób nieupoważnionych. Dzięki automatyzacji procesu tworzenia materiału umożliwiają także znaczne obniżenie częstotliwości występowania ludzkich błędów, ponieważ użytkownicy nie muszą w tym wypadku samodzielnie przepisywać i uzupełniać pism. Dzięki tym właściwościom inteligentnych dokumentów zmniejsza się także ilość niepotrzebnie drukowanych materiałów – mówi Wojciech Mach, dyrektor zarządzający Luxoft Poland.

Optymalizację pracy na dokumentach można także osiągnąć korzystając z usług zarządzania nimi. Zewnętrzni partnerzy dostarczają firmie specjalistyczne systemy (ang. DMS – Document Management Systems) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych i zewnętrznych serwerach. Według wyliczeń Xerox, dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów przedsiębiorstwa i instytucje publiczne odnotowują oszczędności na poziomie nawet do 40% związanych z tym kosztów.

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość