Zadanie z pozoru wyglądało na bardzo trudne, ale dzięki nowoczesnej technologii zostało zakończone prawdziwym sukcesem. Kilka tygodni temu, decyzją dyrekcji Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku, wdrożono w urzędzie rozwiązanie informatyczne do zarządzania i kontroli dokumentów osób bezrobotnych – SmartCase. Rozwiązanie stworzyła i wdrożyła trójmiejska firma SmartMedia Sp. z o. o., dostawca Smart Business Solutions, jeden z wiodących na rynku polskim producentów specjalistycznego oprogramowania wykorzystywanego m.in. w zarządzaniu majątkiem, należnościami i aktami. Zadowoleni są wszyscy: pracownicy, osoby bezrobotne, a także dyrekcja urzędu. Teraz w aktach zapanuje nieskazitelny porządek!
Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku od dłuższego czasu wykorzystuje nowoczesne technologie w swojej działalności, podnosząc tym samym efektywność pracy urzędu. SmartCase – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania teczkami osób bezrobotnych – to najnowsze usprawnienie technologiczne wdrożone w urzędzie. Jego celem jest racjonalizacja zarządzania przechowywanymi w instytucji teczkami akt osób bezrobotnych.
Co się zmieniło?
W efekcie wdrożenia rozwiązania SmartCase teczki osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku będą sukcesywnie przekształcane w wersje elektroniczne. Jednocześnie możliwe stanie się rozpoczęcie procesu kontroli obiegu wprowadzonych do systemu akt. SmartCase precyzyjnie i jednoznacznie wskaże miejsce przebywania dokumentu oraz określi pracownika, który np. pobrał akta z archiwum i trzyma je na swoim biurku. Zachowana zostaje również pełna historia działań związanych z konkretną teczką osobową. Przypisywanie odpowiedzialności wpływa bezpośrednio m. in. na wzrost bezpieczeństwa dokumentów, a rejestracja procesu wypożyczeń potwierdzona jest hasłem. Jak to się dzieje?
SmartCase wspomaga proces wypożyczeń dokumentów poprzez zastosowanie sprawdzonego sposobu znakowania przedmiotów czy akt – kodów kreskowych. Każdej teczce przypisywany jest unikalny kod, który jednoznacznie ją identyfikuje w procesie wypożyczeń oraz archiwizacji. Do odczytywania kodów stosowane są czytniki. SmartCase to jednak nie tylko łatwy dostęp do teczek, ale również terminowość realizacji spraw związanych z aktami osobowymi. SmartCase rozwiązuje wiele problemów, z którymi do tej pory samodzielnie musieli radzić sobie urzędnicy.
Proces wdrożenia rozwiązania SmartCase w PUP w Słupsku trwał 3 tygodnie. W tym czasie powstał jednolity system słowników odzwierciedlający strukturę urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników. Wersję podstawową rozwiązania rozszerzono o moduł archiwów zewnętrznych i moduł digitalizacji.
Moduł archiwów zewnętrznych umożliwia zbieranie kilku teczek w tzw. „paczki”, co jest bardzo przydatne w przekazywaniu akt do archiwów zewnętrznych. Opisanie teczek i wprowadzenie danych do aplikacji SmartCase ułatwia identyfikację miejsca przechowywania paczki, czyli również konkretnej teczki osoby bezrobotnej.
Moduł digitalizacji służy do automatycznego tworzenia elektronicznych teczek osób bezrobotnych ze skanowanych dokumentów. Firma SmartMedia skonfigurowała wykorzystywane w urzędzie urządzenia w taki sposób, że stworzenie nowej teczki osoby bezrobotnej sprowadza się do położenia dokumentów z teczki papierowej na podajniku skanera, wpisaniu numeru identyfikacyjnego teczki i zeskanowaniu dokumentów. W ten sposób Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku może skanować dowolną liczbę teczek, a następnie zadekretować je w aplikacji.
Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku od dłuższego czasu wykorzystuje nowoczesne technologie w swojej działalności, podnosząc tym samym efektywność pracy urzędu. SmartCase – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania teczkami osób bezrobotnych – to najnowsze usprawnienie technologiczne wdrożone w urzędzie. Jego celem jest racjonalizacja zarządzania przechowywanymi w instytucji teczkami akt osób bezrobotnych.
Co się zmieniło?
W efekcie wdrożenia rozwiązania SmartCase teczki osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku będą sukcesywnie przekształcane w wersje elektroniczne. Jednocześnie możliwe stanie się rozpoczęcie procesu kontroli obiegu wprowadzonych do systemu akt. SmartCase precyzyjnie i jednoznacznie wskaże miejsce przebywania dokumentu oraz określi pracownika, który np. pobrał akta z archiwum i trzyma je na swoim biurku. Zachowana zostaje również pełna historia działań związanych z konkretną teczką osobową. Przypisywanie odpowiedzialności wpływa bezpośrednio m. in. na wzrost bezpieczeństwa dokumentów, a rejestracja procesu wypożyczeń potwierdzona jest hasłem. Jak to się dzieje?
SmartCase wspomaga proces wypożyczeń dokumentów poprzez zastosowanie sprawdzonego sposobu znakowania przedmiotów czy akt – kodów kreskowych. Każdej teczce przypisywany jest unikalny kod, który jednoznacznie ją identyfikuje w procesie wypożyczeń oraz archiwizacji. Do odczytywania kodów stosowane są czytniki. SmartCase to jednak nie tylko łatwy dostęp do teczek, ale również terminowość realizacji spraw związanych z aktami osobowymi. SmartCase rozwiązuje wiele problemów, z którymi do tej pory samodzielnie musieli radzić sobie urzędnicy.
Jak sądzę, nie tylko pracownicy naszego urzędu, ale również osoby z powiatowych urzędów pracy w całej Polsce, wiedzą bardzo dobrze, z jakim nakładem pracy wiąże się zarządzanie i kontrola dokumentów osób bezrobotnych – mówi Janusz Chałubiński, Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. – Akta na bieżąco uzupełniamy o kolejne dokumenty, teczki wyjmujemy z archiwum, odnosimy z powrotem. Mimo szczerych chęci, nie zawsze udaje się w tym procesie uniknąć błędów, tj. odłożenia akt w niewłaściwe miejsce. Dzięki wdrożeniu rozwiązania SmartCase problemy te zostaną u nas praktycznie wyeliminowane. Poprawiliśmy też przepływ informacji wewnętrznej: nie szukamy teczek na biurkach kolegów, a od razu sprawdzamy w systemie informatycznym lokalizację i udajemy się do właściwej osoby po poszukiwane dokumenty.Wdrożenie
Proces wdrożenia rozwiązania SmartCase w PUP w Słupsku trwał 3 tygodnie. W tym czasie powstał jednolity system słowników odzwierciedlający strukturę urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników. Wersję podstawową rozwiązania rozszerzono o moduł archiwów zewnętrznych i moduł digitalizacji.
Moduł archiwów zewnętrznych umożliwia zbieranie kilku teczek w tzw. „paczki”, co jest bardzo przydatne w przekazywaniu akt do archiwów zewnętrznych. Opisanie teczek i wprowadzenie danych do aplikacji SmartCase ułatwia identyfikację miejsca przechowywania paczki, czyli również konkretnej teczki osoby bezrobotnej.
Moduł digitalizacji służy do automatycznego tworzenia elektronicznych teczek osób bezrobotnych ze skanowanych dokumentów. Firma SmartMedia skonfigurowała wykorzystywane w urzędzie urządzenia w taki sposób, że stworzenie nowej teczki osoby bezrobotnej sprowadza się do położenia dokumentów z teczki papierowej na podajniku skanera, wpisaniu numeru identyfikacyjnego teczki i zeskanowaniu dokumentów. W ten sposób Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku może skanować dowolną liczbę teczek, a następnie zadekretować je w aplikacji.
SmartCase to nowe rozwiązanie w naszej ofercie – ma niespełna 4 miesiące. Mimo to, wdrożenie w Słupsku to nasza trzecia implementacja systemu w kraju. W ciągu najbliższych tygodni planujemy kolejne, ale w chwili obecnej nie możemy jeszcze zdradzić, który z powiatowych urzędów pracy w Polsce zdecydował się na SmartCase – mówi Piotr Szczepaniak, SmartMedia Sp. z o.o.Źródło: www.smartmedia.com.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Infrastruktura w punkcie zwrotnym - 5 prognoz kształtujących AI, odporność i suwerenność danych w 2026 roku
W 2026 roku zyskają firmy, które traktują infrastrukturę nie jako obszar generujący koszty, lecz ja… / Czytaj więcej
Tylko 7% firm w Europie wykorzystuje w pełni potencjał AI
72% firm w regionie EMEA uznaje rozwój narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji za priorytet s… / Czytaj więcej
Chmura publiczna w Unii Europejskiej – między innowacją a odpowiedzialnością za dane
Transformacja cyfrowa w Europie coraz mocniej opiera się na chmurze publicznej, która stała się fun… / Czytaj więcej
Jak Cisco pomaga Europie spłacić dług technologiczny w krytycznej infrastrukturze sieciowej
Cyfryzacja, rozwój sztucznej inteligencji i nadchodzące komputery kwantowe wymagają od Europy stabi… / Czytaj więcej
MŚP inwestują w AI, kompetencje pracowników nadal wyzwaniem
Europejskie małe i średnie firmy coraz śmielej inwestują w sztuczną inteligencję, ale to kompetencj… / Czytaj więcej
AP EU AI Cloud: nowy standard suwerennej chmury i AI dla europejskich organizacji
SAP EU AI Cloud to zapowiedziana 27 listopada 2025 r. platforma, która łączy dotychczasowe inicjaty… / Czytaj więcej
