W każdej firmie pracownicy przygotowują i wymieniają między sobą mnóstwo dokumentów. Niektórzy przetrzymują je na mailach, inni tworzą archiwa na własnych komputerach. Efekt obu rozwiązań jest podobny; dokumenty nie są ogólnodostępne i jakiekolwiek zarządzanie nimi jest bardzo trudne. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest system informatyczny Comarch DMS, który automatyzuje proces obiegu wprowadzonych już dokumentów.
| REKLAMA |
 |
Z takiego oprogramowania korzysta firma SFD, dystrybutor suplementów diety oraz właściciel marek: ALLNUTRITION, SFD Nutrition. System jest wykorzystywany do obsługi szeregu procesów takich jak rejestracja i obieg faktur, zarządzanie umowami czy też wniosków i dokumentów związanych z majątkiem trwałym.
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
Ciężki trening przynosi efekty
Źródło: www.comarch.pl
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
Narzędzie informatyczne, z którego wcześniej korzystaliśmy nie nadążało za rozwojem firmy. Z roku na rok potrzebowaliśmy kolejnych modułów, żeby usprawnić naszą pracę. Niezbędne zaczęły być funkcjonalności do zarządzania obiegiem dokumentów, w szczególności faktur, umów oraz prowadzenia ewidencji środków trwałych. Rozpoczęliśmy rozmowy z firmą Comarch, ponieważ docierały do nas informacje, że jest to stabilny partner biznesowy, a rozwiązania informatyczne, które ma w ofercie, usprawnią proces digitalizacji naszej firmy. Dodatkowo chcieliśmy, aby system był dostępny dla pracowników, którzy swoje obowiązki wykonują poza siedzibą firmy. Comarch DMS idealnie się wpisywał w nasze potrzeby - mówi Katarzyna Błaszczyk, kierownik administracji w SFD.
Po podjęciu decyzji o zakupie Comarch DMS przyszedł czas na jego wdrożenie w firmie. Był to proces czasochłonny, ale bardzo szybko zaczęliśmy dostrzegać korzyści. Pracownicy sprawnie nauczyli się obsługiwać system i dokumentacja jest teraz pod stałą kontrolą. Po kilku latach korzystania z tego systemu postanowiliśmy rozbudować elektroniczny obieg dokumentów w firmie i wdrożyliśmy Comarch OCR, który pozwala zdigitalizować dokumenty papierowe i automatycznie wprowadzać je do systemów finansowo-księgowych - dodaje Katarzyna Błaszczyk.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
Na tym kroku w systemie są ustalone widełki kwot do zapłaty. Jeżeli wartość usługi lub zakupionego towaru jest wyższa od danej kwoty, to ograniczona grupa menedżerów czy też tylko członkowie zarządu mogą zaakceptować taką płatność – uzupełnia Katarzyna Błaszczyk.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
Już dwa lata stosujemy Comarch DMS do obiegu umów w firmie. Początkowo nie wszyscy pracownicy byli przekonani do tego sposobu pracy, natomiast teraz ciężko byłoby nam się obejść bez tego obiegu – mówi Katarzyna Błaszczyk.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
Ze wsparcia firmy partnerskiej korzystamy przy bardziej skomplikowanych procesach – zaznacza Katarzyna Błaszczyk.
Ciężki trening przynosi efekty
Comarch DMS zaaklimatyzował się w naszej firmie. Obecnie, utrzymując tryb pracy w formule zdalnej, cała dokumentacja jest obsługiwana tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej. Oprogramowanie pozwoliło nam usprawnić przebieg dokumentów oraz zaoszczędzić czas, dzięki dobremu planowaniu pracy. Zamierzamy również stale rozbudowywać system, ponieważ daje on takie możliwości – podsumowuje Katarzyna Błaszczyk.
Źródło: www.comarch.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Infrastruktura w punkcie zwrotnym - 5 prognoz kształtujących AI, odporność i suwerenność danych w 2026 roku
W 2026 roku zyskają firmy, które traktują infrastrukturę nie jako obszar generujący koszty, lecz ja… / Czytaj więcej
Tylko 7% firm w Europie wykorzystuje w pełni potencjał AI
72% firm w regionie EMEA uznaje rozwój narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji za priorytet s… / Czytaj więcej
Chmura publiczna w Unii Europejskiej – między innowacją a odpowiedzialnością za dane
Transformacja cyfrowa w Europie coraz mocniej opiera się na chmurze publicznej, która stała się fun… / Czytaj więcej
Jak Cisco pomaga Europie spłacić dług technologiczny w krytycznej infrastrukturze sieciowej
Cyfryzacja, rozwój sztucznej inteligencji i nadchodzące komputery kwantowe wymagają od Europy stabi… / Czytaj więcej
MŚP inwestują w AI, kompetencje pracowników nadal wyzwaniem
Europejskie małe i średnie firmy coraz śmielej inwestują w sztuczną inteligencję, ale to kompetencj… / Czytaj więcej
AP EU AI Cloud: nowy standard suwerennej chmury i AI dla europejskich organizacji
SAP EU AI Cloud to zapowiedziana 27 listopada 2025 r. platforma, która łączy dotychczasowe inicjaty… / Czytaj więcej
