Firmy mogą zaoszczędzić nawet 75% na jednej przesyłce w ramach e-Doręczeń

Katgoria: IT Solutions / Utworzono: 27 czerwiec 2025

ASSECO DATA SYSTEM

Firmy mogą zaoszczędzić nawet 75% na jednej przesyłce w ramach e-Doręczeń

Od 1 kwietnia 2025 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia br. Nowe przepisy wprowadzają istotną zmianę w zakresie komunikacji z administracją publiczną – papierowa korespondencja ustępuje miejsca cyfrowej. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych procesów i wdrożenia nowoczesnych rozwiązań.

REKLAMA

Nowe regulacje dotyczące e-Doręczeń zobowiązują firmy do prowadzenia oficjalnej korespondencji z administracją publiczną w formie elektronicznej. To zmiana, która wymaga od organizacji dostosowania procedur, wdrożenia narzędzi wspierających obieg dokumentów oraz przeszkolenia pracowników. Cyfryzacja komunikacji stanowi natomiast okazję do poprawy efektywności i redukcji kosztów operacyjnych – przejście z papieru na format cyfrowy to oszczędności zarówno finansowe, jak i czasowe.

Automatyzacja workflow, czyli jak przygotować firmę na cyfrową korespondencję

Proces cyfryzacji i optymalizacji wewnętrznego obiegu dokumentów w organizacji obejmuje cały łańcuch zdarzeń – od momentu wpływu korespondencji, przez jej klasyfikację i przekazanie do odpowiednich działów, aż po archiwizację i bieżące śledzenie postępów w obsłudze spraw. Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala firmom nie tylko zredukować liczbę manualnych czynności, ale też zwiększyć kontrolę nad czasem reakcji i jakością obsługi spraw urzędowych czy klientów. Jak wynika z badana Iron Mountain, wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala na redukcję czasu poświęcanego na obsługę wiadomości e-mail oraz skrócenie średniego czasu reakcji na korespondencję – w obydwu przypadkach – o 30%¹. Dzięki automatyzacji obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej badana organizacja zyskała nie tylko większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, ale także poprawiła jakość obsługi i skróciła czas odpowiedzi na zapytania urzędowe oraz klientów.

W kontekście obowiązkowych e-Doręczeń automatyzacja procesów odgrywa kluczową rolę. Sama skrzynka e-Doręczeń to dopiero początek – kluczowe jest zintegrowanie jej z wewnętrznym obiegiem dokumentów, aby trafiająca korespondencja była od razu kategoryzowana i kierowana do odpowiednich odbiorców. Tylko wtedy organizacja może w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, osiągając wyższą efektywność, przejrzystość i spójność działania. Z danych Iron Mountain wynika, że automatyzacja korespondencji może pozwolić firmom na redukcję kosztów operacyjnych nawet o 25%², eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania dokumentów oraz ograniczając ryzyko opóźnień i błędów.

Wdrożenie e-Doręczeń to nie tylko konieczność wynikająca z przepisów, ale również szansa na realne usprawnienie komunikacji z administracją i wewnętrznych procesów w organizacjach. Kluczowe jest jednak podejście systemowe – nie wystarczy posiadać skrzynkę e-Doręczeń, jeśli dokumenty trafiające do firmy nie są od razu przetwarzane zgodnie z ustalonym obiegiem. W Iron Mountain pomagamy naszym klientom spojrzeć na ten proces całościowo – jako element szerszej strategii digitalizacji i automatyzacji. Wykorzystanie narzędzi takich jak platforma eVault, która umożliwia pełną kontrolę nad dokumentacją w połączeniu z usługą cyfrowej kancelarii (Digital Mailroom), zapewniającą digitalizację papierowej korespondencji pocztowej, pozwala osiągnąć wysoki poziom efektywności operacyjnej i przejrzystości procesów. Krótszy czas wyszukiwania dokumentów przekłada się na szybsze decyzje i większą elastyczność działania, a organizacje, które wdrożą e-Doręczenia w sposób zintegrowany zyskują nie tylko zgodność z regulacjami, ale także przewagę efektywnościową, która w dłuższej perspektywie staje się czynnikiem strategicznym - Paweł Michalski, Digital Business Lead w Iron Mountain Polska

Zintegrowane podejście do e-Doręczeń

W przypadku korzystania z e-Doręczeń zamiast tradycyjnej wysyłki listem poleconym oszczędności sięgają nawet 75% na jednej przesyłce – nie uwzględniając przy tym kosztów druku, kopert i obsługi kancelaryjnej³. Warto pamiętać, że e-Doręczenia to nie tylko wygoda – to również obowiązek prawny, który można wdrożyć w sposób zgodny z przepisami i jednocześnie korzystny biznesowo.

Kwalifikowana usługa e-Doręczeń to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów, zarówno komunikacji formalnej z administracją publiczną, jak również z kontrahentami i klientami – zapewnia skuteczne doręczenia pod kątem prawnym, pełną ścieżkę dowodową oraz wymierne oszczędności kosztowe i czasowe. Jej skuteczne wdrożenie w organizacjach wymaga jednak nie tylko spełnienia wymogów regulacyjnych, ale też odpowiedniego zaplecza technologicznego, które umożliwia automatyzację i integrację z istniejącymi procesami obiegu dokumentów. Tym samym rozwiązanie eVault, dzięki m.in. znacznie szerszym możliwościom wymiany dokumentów niż te oferowane przez operatora wyznaczonego, stanowi istotną przewagę na tle konkurencyjnych usług. Cieszymy się, że możemy łączyć naszą wiedzę o kwalifikowanych usługach z doświadczeniem Iron Mountain w digitalizacji i automatyzacji procesów dokumentowych. Takie partnerstwa mają kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrażania rozwiązań, które realnie zmieniają sposób funkcjonowania firm i instytucji - Paulina Dzwonkowska, Key Account Manager w Asseco Data Systems

Według prognoz, do końca 2025 roku nawet 10% przesyłek poleconych i z potwierdzeniem odbioru zostanie zrealizowanych w formie e-Doręczeń. Do 2030 roku wskaźnik ten ma wzrosnąć do 80%⁴. Taka dynamika wzrostu pokazuje, że są one fundamentem długoterminowej zmiany w komunikacji międzysektorowej – z potencjałem kształtowania nowych standardów dla całego rynku usług cyfrowych i administracji publicznej.

Wobec rosnących wymagań regulacyjnych i roli cyfryzacji w budowaniu konkurencyjności, e-Doręczenia stają się nie tylko technologiczną nowością, ale koniecznym elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją. Organizacje, które już dziś zdecydują się na wdrożenie zintegrowanych rozwiązań wspierających automatyzację obiegu korespondencji, zyskają nie tylko zgodność z przepisami, lecz także realne oszczędności, wyższą efektywność operacyjną i większą odporność na zmiany. To inwestycja, która szybko się zwraca – zarówno w codziennym funkcjonowaniu, jak i w długofalowym rozwoju firmy.

Źródło: Asseco Data System

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość