10 zasad udanego wdrożenia

 

Szacuje się, że na świecie żyje ok 7,2 miliarda ludzi. Spośród tej liczby aż 12 milionów korzysta z produktów SAP. Hicron, jako certyfikowany Partner Center of Expertise dba o to, aby wdrażane produkty spełniały wszystkie wymagania klientów.

Osiągnięcie nadzwyczajnej transformacji biznesu poprzez implementację dowolnego rozwiązania software nie jest kwestią szczęścia. To wynik starannego planowania i uwagi w całym cyklu życia projektu. Rekomendacją Hicron jest stosowanie 10 zasad pryncypialnych zaproponowanych przez SAP, aby każda implementacja software była przeprowadzana w sposób staranny i transparentny.

Status Partner Center of Expertise w SAP oznacza również, że wdrażane przez Hicron rozwiązania firmy z Walldorfu przeprowadzane są na odpowiednim poziomie i spełniają najwyższe standardy producenta.

Ponadto, każdy konsultant Hicron zobligowany jest do zdawania indywidualnych certyfikatów SAP, w zależności od swojej specjalizacji. Daje to pewność, że wdrożeniem projektu po stronie Hicron, zajmują się ludzie odpowiednio przygotowani i wyposażeni w zestaw właściwych kompetencji.

Dla naszych partnerów biznesowych przybliżamy zestaw 10 pryncypiów, które należy zrealizować decydując się na współpracę z partnerem SAP.

I. Zakotwicz firmę w projekcie

Aby podejmować właściwe i skuteczne decyzje wszystkie zaangażowane we wdrożenie strony muszą rozumieć ogólną ideę implementacji i orientować się w nadchodzących zmianach. W czasie pracy nad projektem podejmowane są liczne działania związane z planowaniem i programowaniem, a na ich bazie podejmuje się strategiczne decyzje związane z funkcjonalnością organizacji.

Zespół Hicron zawsze dba o to, aby umożliwiać śledzenie rozwoju wdrożenia. Pomaga to w określeniu czy proponowane zmiany w ramach projektu, niezależnie od ich skali, oferują dodaną wartość biznesową.

Jako partner SAP i partner dla naszych klientów zawsze dbamy o to, aby opis wdrożenia i związana z nim inwestycja były w jasny sposób przedstawione naszym partnerom i wszystkim osobom zaangażowanym w implementację. Pozwala to na osiągnięcie idealnej perspektywy biznesowej w oparciu o liczne technikalia.

II. Ustal wymagania na wczesnym etapie implementacji

Należy pamiętać o tym, że wymagania techniczne projektu stanowią podstawę pracy na każdym etapie wdrożenia. Dlatego powinno się je określać jak najwcześniej, aby zweryfikować czy w danych warunkach, określonych kosztach i środowisku pracy są one realne do przeprowadzenia.

W zwiększeniu jego efektywności pomaga przygotowanie widoku aplikacji i wydajnościowej architektury systemu, które finalnie będą miały odbicie w wizji strategicznej biznesu.

Ustalone na wczesnym etapie założenia należy poddawać ocenie okresowej pod kątem ich funkcjonalności. Główne dane, interfejsy, środowiska należy określić wcześniej, aby zapewnić dużo czasu na ich weryfikację. Pozwoli to na zaangażowanie przyszłych użytkowników systemu na początkowym etapie projektu i zebrania feedbacku dotyczącego finalnego kształtu i zakupu rozwiązania.

III. Kooperuj z interesariuszami

Interesariuszem projektu jest nie tylko zespół projektowy po stronie obu partnerów i ich podwykonawców, ale również końcowi użytkownicy wdrożonych rozwiązań czyli pracownicy, menadżerowie i kierownicy, naturalni liderzy, prezesi i właściciele, a także inne zainteresowane strony. Dlatego tak ważne jest, aby każda grupa była bardzo dokładnie poinformowana o przebiegu projektu i skupiona na jego celach biznesowych.

Każdy zainteresowany powinien mieć ten sam poziom dostępu do opisu projektu tak, aby na każdym etapie był świadom zmian jakie będą następowały i jak wpłynie to na jego pracę i strukturę w całej organizacji.

Ważnym aspektem projektu jest także zadbanie o to, aby role i obowiązki przypisane do konkretnych osób zostały zdefiniowane w początkowej fazie zaangażowania, aby wszyscy rozumieli strukturę działową, drogi komunikacyjne i decyzyjność w określonych obszarach.

Wiąże się to również z zapewnieniem zasobów, które mogą być potrzebne przy wykorzystywaniu funkcjonalności systemu w przyszłości. W osiągnięciu sukcesu zasadniczą rolę odgrywa także raportowanie, regularna ewaluacja procesów oraz szybkie reagowanie na zmiany.

Istotnym elementem implementacji jest ustalenie podczas audytu kluczowych etapów wdrożenia. A następnie, zweryfikowanie w kolejnych etapach, zgodności projektu z jego założeniami.

IV. Zapewnij terminowość i transparentność

Kluczowym elementem procesu projektowego jest przygotowanie zakresu umowy pod względem: dostępnych zasobów i harmonogramu działań. Staranne opracowanie dokumentacji pozwoli na realizację kontraktu na najwyższym poziomie. Wszystkie strony umowy muszą potwierdzić, że zapoznały się z warunkami takimi jak timeline projektu, kształtem wdrożenia i formami jego akceptacji. Obie strony muszą ustalić, czy umówione warunki są realne do spełnienia pod kątem zasobów ludzkich, czasowych i narzędziowych.

Wszelkie modyfikacje w zakresie implementacji, które nastąpią po zawarciu umowy należy dokładnie rozważyć pod kątem ich wpływu na biznes, a następnie możliwości wdrożenia.

Hicron udostępnia zgodnie z filozofią SAP kluczowe wskaźniki projektu, które powinny być śledzone na bieżąco i dostępne dla wszystkich osób zainteresowanych implementacją.

V. Zapewnij wykwalifikowanych i zmotywowanych specjalistów

Zespół wdrożeniowy powinien być wybrany ze starannością i ostrożnością. Do grupy projektowej powinni zostać przydzieleni członkowie, którzy zostali do danej implementacji przygotowani wcześniej. Dzięki temu będą lepiej orientować się w technikaliach i kwestiach technicznych projektu.

Bardzo istotne jest to, aby konsultanci rozumieli skąd wynikają podejmowane decyzje w zakresie projektu. Rozumiejąc je i znając ich kontekst biznesowy, łatwiej będzie grupie projektowej przygotowywać odpowiednie suplementy danego rozwiązania.

Ważnym etapem po stronie firmy wdrażającej są okresowe weryfikacje kompetencji członków zespołu, które sprawdzają czy nadal spełniają oni wymagania projektowe. Podobnej ocenie poddane powinny być również zaangażowanie, motywacja oraz czas przeznaczony dla danego projektu.

Członkowie zespołu Hicron są zawsze świadomi tego jak ich rola w danym projekcie przysłuży się dla ich rozwoju w przyszłości.

VI. Zastosuj odpowiednią metodologię i standardy jakości

Kolejnym krokiem jest ustalenie metodologii i wytycznych w procesie implementacji. Sprawdzona i przetestowana metodyka wdrożeniowa znacząco przyczynia się do sukcesu projektu. Należy pamiętać aby dostosować ją do konkretnego tematu i jego zakresu.

Każdy trybik w wielkiej maszynie projektu musi działać w oparciu o te same standardy jakościowe. Do weryfikacji tych standardów należy dedykować specjalną osobę zarządzającą jakością, która w sytuacji niestandardowej będzie mogła utworzyć odpowiednie kryteria jakościowe.

Standardy jakości służą także za neutralne ramy jakości wbudowanej w ofertę od samego początku.

VII. Identyfikuj ryzyko i zarządzaj nim

Skrupulatna identyfikacja i analiza ryzyka, a także zarządzanie nim są kluczem do sukcesu. Niezależnie od wielkości projektu proces zarządzania ryzykiem powinien obejmować wszystkie zaangażowane strony wdrożenia.

Regularne zderzanie ze sobą koncepcji i uzupełnianie aktualizacji pozwala na analizowanie postępów projektu w czasie rzeczywistym i jego ewentualne korekty.

Ważne jest aby każda strona wdrożenia była przygotowana na potencjalne ryzyka i świadoma zagrożeń związanych z projektem. Rzetelnie informując o implementacji i prowadząc politykę zarządzania ryzykiem można stworzyć bardzo zaangażowany i świadomy zespół.

VIII. Używaj standardowych funkcjonalności i najlepszych praktyk

Nie trzeba za każdym razem wprowadzać autorskich rozwiązań, aby osiągnąć to czego potrzeba. Bardzo często podstawowe rozszerzenia danego rozwiązania oferują dokładnie to co jest wymagane w konkretnej implementacji. Wielu partnerów wdrożeniowych stara się natomiast modyfikować dostępne oprogramowanie, co nierzadko kończy się wydłużeniem procesu implementacji, licznymi błędami po jego stronie funkcjonalnej i częstymi awariami.

Hicron zawsze analizuje wraz ze swoim partnerem biznesowym, czy nie lepiej wykorzystać standardowe rozwiązanie, które przeszło już wiele testów i zostało sprawdzone w różnych warunkach. Wynikiem takiego działania jest otrzymanie trwałego rozwiązania, które może być znacznie szybsze i mniej ryzykowne. W wielu przypadkach generuje także niższe koszty utrzymania.

Dlatego niezmiernie ważnym elementem każdego projektu jest uświadomienie wszystkich stron implementacji na temat tego co oferuje standardowe wdrożenie, by zapobiec tworzeniu niepotrzebnego, niestandardowego oprogramowania, którego wyprodukowanie zajmie więcej czasu i środków.

IX. Osiągnij gotowość operacyjną

Kiedy już rozwiązanie jest gotowe, należy zadbać o to aby dział wsparcia technicznego był odpowiednio przeszkolony. Jego zadaniem będzie wspieranie i utrzymanie nowego środowiska oprogramowania. Zespół suportu powinien być dobrze zaznajomiony w kwestiach umowy, tak aby oczekiwania odbiorcy systemu odpowiadały uzgodnionym zobowiązaniom.

Także wszystkie instrukcje, działania strategiczne, tworzenie narzędzi, kopii zapasowych i odzyskiwanie danych muszą być zrozumiałe i przetestowane. Kluczowym elementem są jasne procedury dotyczące wszystkich nakładek i aktualizacji oprogramowania. W skrócie, należy zadbać o stworzenie sprawnego mechanizmu kryzysowego.

Nie mniej ważne są także informacje zwrotne od użytkowników, tak aby dział wsparcia wiedział jakich zmian wymaga oprogramowanie.

X. Wykorzystaj zarządzanie zmianą do transformacji biznesu

Aby przyjąć rozwiązanie biznesowe całym sercem organizacji należy przeprowadzić organizacyjną zmianę w procesie zarządzania. Reorientacja w łańcuchu administracyjnym często determinuje sukces w transformacji biznesowej. Priorytetem w tym aspekcie jest ustalenie obszarów zarządzania zmianami, które będą miały największy wpływ na wyniki działalności, co pomoże w osiągnięciu sukcesu z transformacji biznesowej i jej nowych procesów.

Z tego powodu na osoby odpowiedzialne za wdrożenie powinno się wybierać wieloletnich członków zespołu projektowego. To od tych osób będzie zależało jak zmiana w biznesie zostanie przeprowadzona.

Nowe rozwiązanie będzie miało wpływ na pracowników, dostawców, klientów, dlatego menadżerowie muszą rozsądnie wybrać osobę odpowiedzialną za implementację. Należy wziąć pod uwagę jej komunikatywność i znajomość struktury organizacyjnej, ponieważ będą to elementy kluczowe w zarządzaniu zmianą w organizacji transformacji biznesu.

Hicron zawsze oferuje listę best practices swoich partnerów, którzy wykorzystali zarządzanie zmianą do zwiększenia swojej efektywności.

Nie można zapomnieć o przygotowaniu i wybraniu odpowiednich szkoleń, a także ustaleniu strategii komunikacyjnej, tak by docelowi użytkownicy rozwiązania z łatwością przyjęli nowe metody pracy.

Podsumowanie

 

Często zwrot z inwestycji w przypadku wdrożenia następuje dopiero po pewnym czasie od implementacji, kiedy wszyscy użytkownicy systemów są już w pełni świadomi jego i swojej roli w środowisku biznesowym. Transformacja biznesu następuje zwykle około 1,5 po zamknięciu projektu. Dopiero wówczas możliwa jest estymacja zysków i określenie korzyści jakie realnie mają miejsce po zdecydowaniu się na nowe oprogramowanie. Dlatego właśnie na ruch związany ze zmianą systemów powinny decydować się w szczególności dojrzałe przedsiębiorstwa.

Źródło: Hicron