W świecie nowoczesnego biznesu takimi systemami nawigacji są platformy IT wspomagające funkcjonowanie przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym. Przy pewnej skali działalności w sprawnie działającym dotychczas mechanizmie pojawiają się rysy. Przekroczone terminy, przekopywanie się przez stosy dokumentów w poszukiwaniu informacji - te sygnały świadczące o konieczności podjęcia decyzji o zakupie oprogramowania biznesowego mogą być z początku lekceważone. Firma idzie jeszcze starym rozpędem a sukces odniesiony na rynku, przejawiający się choćby we wzroście sprzedaży może przesłonić powoli narastający problem. Paradoksalnie to właśnie osiągnięty sukces, który we właściwym momencie nie zostanie wsparty odpowiednimi rozwiązaniami IT, może obrócić się przeciwko firmie. Efektywna dotychczas organizacja zaczyna zmagać się ze skokowym wzrostem liczby dokumentów przepływających przez firmowe działy czy nowymi wyzwaniami narzucanymi przez rynek.

Te same procesy - nowa jakość

W firmach, które na czas nie dostrzegą konieczności wdrożenia systemów IT wspomagających ich działalność, potęguje się chaos. Jedną z korzyści wdrożenia systemów tego rodzaju jest natychmiastowe uporządkowanie obiegu dokumentów, procesów i zadań. Transparentność funkcjonowania firmy, rejestracja zdarzeń i gromadzenie danych do których można sięgnąć w każdej chwili tworzą fundamenty sprawności i efektywności przedsiębiorstwa. Systemy informatyczne firmy Exact z powodzeniem są wykorzystywane w ponad 700 polskich przedsiębiorstw działających w różnych branżach. Przedsiębiorstwa reprezentują m.in. branżę ubezpieczeniową, gastronomiczną, konsultingową, handlową, spożywczą, medialną, wydawniczą czy producentów wytwarzających m.in. suplementy diety, precyzyjną aparaturę, ale też produkty dla przemysłu gazowego i naftowego.

Każda firma ze względu na swoją specyfikę i rynek, na którym działa, tworzy swoisty „ekosystem” w którym w odmienny sposób definiuje się różne wewnętrzne procesy. Zadania, które w jednej firmie są realizowane według utartego i sprawdzonego schematu, w innej każdorazowo wymagają elastyczności przy tworzeniu indywidualnych, dostosowanych do klienta warunków. Może to dotyczyć różnych aspektów np. tworzenia zamówień czy reagowania na potrzeby klientów. Inne są potrzeby firmy zajmującej się produkcją, która musi zachować kontrolę nad procesem produkcji i stanem magazynów, inne firmy zajmującej się handlem, jeszcze inne przedsiębiorstwa działającego w branży medialnej. Owa różnorodność potrzeb, przekładająca się na odmienność korzystania z oprogramowania Exact, to zaleta dzięki której firmowi konsultanci bazując na zdobytym doświadczeniu, mogą w każdym przypadku wydobyć maksimum funkcjonalności z oprogramowania. To właśnie elastyczność systemów Exact w wielu przypadkach decyduje o ich wyborze przez firmy. Konsultanci potrafią nie tylko dostosować funkcjonalność oprogramowania do aktualnych wymogów danego przedsiębiorstwa, ale też uwzględnić jego plany rozwojowe.

W zależności od rodzaju wdrożonego oprogramowania, czuwa ono nad obiegiem tysięcy dokumentów, dba o poprawne oddanie stanu magazynów, zbiera informacje na temat płatności i należności, wspomaga kontakty z klientami czy wreszcie gromadzi dane przydatne przy podejmowaniu biznesowych decyzji. Dokumenty, które każdego dnia przepływają przez różne działy firmy, to dla zarządu nieocenione źródło istotnych informacji. Można je wydobyć i odpowiednio zinterpretować, jednak warunkiem jest funkcjonowanie dokumentów w spójnym systemie informatycznym. W przeciwnym razie są one niedostępne, a wiedza mogąca wpłynąć na zmianę strategicznych decyzji biznesowych, pozostaje niewykorzystana.

Zmiana wraz z firmą

Dynamiczny rynek wymusza stosowanie narzędzi, które potrafią nadążyć za szybkimi zmianami. Czasy, gdy efektywne firmy pracowały na zamkniętych aplikacjach należą do przeszłości. Obecne stosowane systemy IT, wspomagające funkcjonowanie przedsiębiorstwa to otwarte platformy, na których jednocześnie można pracować i zarazem je rozwijać, poprzez definiowanie nowych zadań czy obiegów dokumentów. Przedsiębiorca decydując się na zakup takiego oprogramowania ma pewność, że gdy jego firma odnotuje kolejny wzrost, nie zostanie zmuszony do zakupu nowego systemu informatycznego, bowiem oprogramowanie będzie rozwijać się wraz z firmą, systematycznie dostosowując się do nowych wyzwań.

Powodzenie na starcie

Jednym z warunków odnoszenia prawdziwych korzyści z wdrożonych systemów jest bardzo dobre rozpoznanie specyfiki działalności firmy i jej potrzeb. To właśnie prawidłowo zdefiniowane procesy, specyfika obiegu dokumentów, wymogi rynku na którym działa firma, czy wreszcie charakterystyka komunikacji między poszczególnymi działami firmy, umożliwia późniejsze wierne odwzorowanie tego w wirtualnym środowisku systemu informatycznego. Także sama filozofia działania systemów wymusza na pracownikach firmy postępowanie według sprawdzonych wzorców. W efekcie do systemu trafiają dokumenty dostarczające dodatkowej porcji informacji, a aplikacje raportujące mogą uwzględniać kolejne wskaźniki obrazujące faktyczne i aktualne osiągnięcia firmy na rynku.

Informacja na temat procesów zachodzących w firmie jest dzięki temu pełniejsza. Szybkość z jaką można uzyskać dostęp do informacji przechowywanych w systemie, a także prostota korzystania z niego sprawia, że pracownicy przestają zmagać się z dotychczasowymi barierami utrudniającymi im wykonywania pracy. Dla pracowników zmiany spowodowane przez wprowadzenie nowego systemu, prócz oczywistych korzyści polegających np. na łatwości w dostępie do dokumentów, czasem mogą wydawać się kosmetyczne. Przykładowo, dokumenty będą docierać do adresata jedynie w formie elektronicznej, a sam fakt ich otrzymania, zaakceptowania czy przekazania do innego działu zostanie odnotowany w rejestrze systemu. Ta pozornie niewielka zmiana ma jednak kolosalne znaczenie dla funkcjonowania firmy, jako całości. Jak pokazuje doświadczenie firm, które wprowadziły tego rodzaju rozwiązania, zaobserwowano w nich znaczące przyspieszenie obiegu dokumentów, wzrost wydajności pracy i lepszą komunikację między różnymi działami wielu firm.

Cel nadrzędny: spójność

Nadrzędnym celem umożliwiającym efektywność i pełne wykorzystanie swojego potencjału jest spójność i transparentność procesów i działań wewnątrz firmy. Połączenie wszystkich systemów informatycznych w jedną całość, począwszy od finansowo-księgowych, systemów wspomagających zarządzanie, znajdujących zastosowanie w logistyce i magazynach, przy zarządzaniu produkcją, poprzez systemy CRM, zarządzania procesami i dokumentami po controlling i raportowanie, sprawia, że firma staje się wewnętrznie spójna. W takiej firmie każda informacja znajduje się na swoim miejscu, a działania są przemyślane.

Po wdrożeniu systemów IT, które porządkują procesy, obieg dokumentów i informacji, firma może się skupić na kolejnych celach biznesowych. Tym razem dysponuje wszystkimi niezbędnymi informacjami, pozwalającymi właściwie ocenić swój potencjał i zasoby, którymi dysponuje. To jest kapitał wiedzy, dzięki któremu świadomie może podjąć się nowych wyzwań i realizować nowe projekty. A wiejące boczne wiatry są zbyt słabe, by spowodować zmianę obranego kursu...

Źródło: www.exact.pl
Autor: Jacek Kowalak, Dyr ds. sprzedaży Exact Software Poland