Pierwszy krok do udanego wdrożenia

Dobrze zacząć Analiza przedwdrożeniowa stanowi integralną część samego wdrożenia. Pozwala ustalić, jakie są oczekiwania przedsiębiorstwa w zakresie projektowanego rozwiązania informatycznego i które obszary firmy wymagają szczególnego wsparcia systemu.

W trakcie tego etapu określa się cele biznesowe do osiągnięcia i mierniki ich realizacji. Bez tego samo wdrożenie systemu ERP może zakończyć się powo-dzeniem, jednak system nie będzie stanowił efek-tywnego wsparcia w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Poprawne przeprowadzenie analizy przedwdroże-niowej w dużej mierze determinuje sukces samego wdrożenia. Wiele firm korzysta na tym etapie z fa-chowego wsparcia. Z naszych doświadczeń wynika, że w dużej części wdrożeń następuje przekroczenie planowanego czasu lub budżetu. Jest to związane między innymi z brakiem analizy przedwdrożenio-wej.

Zdarzają się sytuacje, gdy klient świadomie rezygnuje z przeprowadzenia analizy ze względu na koszty konsultacji. W efekcie zakres prac może okazać się niewłaściwie zdefiniowany i system nie spełnia oczekiwań.

Po wdrożeniu w niektórych obszarach praca przebiega bez zakłóceń, a w innych przysparza problemów. Konieczność wprowadzenia poprawek powoduje zwiększenie nie tylko budżetu, lecz również wydłużenie czasu trwania projektu ponad ustalony w umowie.

Inne niebezpieczeństwo wiąże się z ryzykiem wdro-żenia rozwiązania w zbyt szerokim zakresie, nieadekwatnym do potrzeb firmy.

Wówczas realnie użytkowane przez firmę funkcjo-nalności są zawężone do niewielkiego fragmentu możliwości oprogramowania, a koszt wdrożenia się nie zmniejsza, ponieważ firma płaci za funkcjonalności tak naprawdę niewykorzystywane w codziennej pracy.

Analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć takich sytuacji. Jej podstawową wartością są rzetelne in-formacje, które pozwalają szybko i bezproblemowo określić, w jakich miejscach można zastosować standardowe rozwiązania, a w których konieczny będzie wybór specjalnie dobranych narzędzi.

Oszczędza to czas zespołu wdrożeniowego i zmniejsza koszty przedsiębiorstwa związane z ewentualnymi korektami.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć rozczarowania związanego z sytuacją, gdy po ukończeniu żmudnych i kosztownych prac narzędzie nie spełnia swojej roli.

Poradź się specjalisty

Nikt nie zna lepiej firmy niż jej pracownicy, jednak gdy wymagane jest wprowadzenie usprawnień w zarządzaniu, czasami trudno samemu ocenić, co dokładnie należy zmienić, by podnieść efektywność pracy.

Wówczas nieoceniona staje się pomoc firmy dorad-czej, która znając specyfikę danej dziedziny i opierając się na swoich doświadczeniach, podpowie, jakie rozwiązanie będzie najbardziej optymalne. W tym celu konsultanci gromadzą informacje o strukturze organizacyjnej firmy, jej sposobie działania, przebiegu procesów biznesowych. Na tej podstawie sugerują, jak uprościć pracę i jednocześnie zwiększyć efektywność przed-siębiorstwa.

Konsultanci mający doświadczenia ze współpracy z wieloma klientami potrafią obiektywnie spojrzeć na procesy zachodzące w firmie. Wiedzą, jakie rozwią-zania są powszechnie stosowane w innych przed-siębiorstwach, i na bazie swoich doświadczeń są w stanie dopasować do przedsiębiorstwa rozwiązania najlepiej odpowiadające jego specyfice.

Właśnie ten czynnik powoduje, że zlecanie wykona-nia analizy przedwdrożeniowej firmie zewnętrznej staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala na:

• optymalizację procesów biznesowych
• wyznaczenie metod realizacji strategii firmy
• zaplanowanie optymalnego wykorzystania możliwości systemu
• uzyskanie satysfakcji użytkowników z pracy z systemem
• terminowe ukończenie prac wdrożeniowych
• utrzymanie kosztów wdrożenia na planowanym poziomie
• zminimalizowanie utrudnień w funkcjonowaniu firmy w trakcie wdrożenia

Elementy raportu przedwdrożeniowego

• Identyfikacja i opis procesów biznesowych.
  Charakterystyka działalności firmy ze szczególnym uwzględnieniem procesów biznesowych. Stopień szczegółowości i sposób opisu ustalany jest przez klienta.
• ekomendowany zakres funkcjonalny wdrożenia.
  Tabelaryczny wykaz wszystkich procesów biznesowych, funkcji i rodzajów danych zalecanych do uwzględnienia w zakresie funkcjonalnym wdrażanego systemu.
• Rekomendowany zakres organizacyjny wdrożenia.
  Wykaz podmiotów gospodarczych wchodzących w skład organizacji klienta, ze szczególnym uwzględnieniem tych, które powinny być objęte wdrożeniem systemu.
• Proponowane cele wdrożenia.
  Lista celów biznesowych możliwych do osiągnięcia dzięki wdrożeniu systemu ERP. W zależności od zakresu analizy element może zawierać zarówno cele ogólne całej firmy, jak i cele szczegółowe poszczególnych jednostek funkcjonalnych.
• Oczekiwane korzyści biznesowe.
  Lista potencjalnych korzyści możliwych do osiągnięcia po udanym wdrożeniu systemu ERP dzięki optymalizacji: struktury organizacyjnej, przebiegów procesów biznesowych oraz sposobu realizacji poszczególnych funkcji na stanowiskach pracy.
• Bezpieczny harmonogram prac.
  Harmonogram prac pozwalający na skuteczne uruchomienie rekomendowanego zakresu funkcjonalnego wdrożenia z uwzględnieniem rzeczywistej dostępności zasobów klienta

Źródło: www.7milowy.pl
Autor: Krzysztof Justynowicz