Projekty SAP a zarządzanie zmianami

Katgoria: ERP / Utworzono: 08 październik 2006

Projekty SAP a zarządzanie zmianami

Projekty SAP są nierozerwalnie związane ze zmianami organizacyjnymi. We wdrożeniu nie chodzi tylko o to, by uruchomić funkcje systemu, lecz by przekonać ludzi do korzystania z nowego narzędzia i do bardziej efektywnego sposobu działania.

Krytyczny obszar

Podczas planowania wdrożenia systemu ERP, pierwsze elementy na które zwraca się zazwyczaj uwagę, to funkcjonalność systemu, terminy realizacji, skład zespołu wdrożeniowego, infrastruktura techniczna, koszty licencji. Po określeniu zakresu wdrożenia i terminów projektu, ale przed sfinalizowaniem składu zespołów i innych elementów planu, należy wziąć pod uwagę również obszar zmian organizacyjnych.

Klienci są w pierwszej kolejności zainteresowani możliwościami dostosowania systemu do ich struktury organizacyjnej, procesów biznesowych, specyfiki rynku, itp.

Elastyczność i ogromne możliwości konfiguracji systemów SAP są oczywiście ich wielkim atutem i decydują o popularności wdrożeń. W odpowiedzi na to zapotrzebowanie, SAP oferuje również kilkanaście wersji branżowych systemu (IS - Industry Solutions), a w ostateczności każde - nawet najbardziej indywidualne wymaganie biznesowe - można spełnić przy pomocy programowania dodatkowych rozwiązań w języku ABAP, Java lub innym.

Nie można jednak zapominać o drugiej stronie - równolegle z wdrożeniem systemu przedsiębiorstwo będzie przechodzić zmiany organizacyjne. Element ten występuje podczas każdego wdrożenia, chociaż często jest traktowany jako coś oczywistego i zdarza się, że nie poświęca się mu wiele uwagi w projekcie.

Tymczasem to właśnie zmiany organizacyjne mogą wzbudzić największy opór wśród pracowników, a nawet kadry zarządzającej. Z drugiej strony, zmiany wprowadzone z sukcesem owocują usprawnieniami w przebiegu procesów i wpływają na efektywność firmy.

Ze względu na te zagrożenia i szanse, zarządzanie zmianami należałoby uznać za jeden z krytycznych obszarów zarządzania projektami SAP.

Efekt lub powód

Z punktu widzenia zmian organizacyjnych projekty SAP można podzielić na dwie grupy:

projekty SAP, które wynikają ze zmian organizacyjnych
projekty SAP wywołujące zmiany organizacyjne.

Do pierwszej grupy można zaliczyć projekty prowadzone niejako „przy okazji”, bądź wynikające z budowy nowego zakładu, wprowadzania nowej grupy produktów, reorganizacji procesów biznesowych, podziałów lub fuzji spółek, itp.

Ta grupa projektów jest w pewnym sensie „bezpieczniejsza”, ponieważ dla wszystkich jest od początku oczywiste, że zmiany organizacyjne są centralnym punktem, wokół którego organizuje się przedsięwzięcie. Często sama zmiana (pociągająca za sobą wdrożenie systemu) jest zarządzana jako oddzielny projekt, z dedykowanym kierownikiem projektu, harmonogramem, budżetem, itp.

Typowe zmiany organizacyjne, które są powodem projektów SAP

fuzje i przejęcia
konsolidacja grupy kapitałowej
wydzielenie jednostki / firmy / zakładu
budowa nowego zakładu, centrum dystrybucyjnego itd.
zamknięcie zakładu itd.
reorganizacja procesów (np. centralizacja działalności handlowej i marketingowej do jednej jednostki centralnej w ramach holdingu)
wejście na nowy rynek – geograficzny, nowa grupa produktów, nowy kanał dystrybucji itd.

Projekt wdrożenia SAP jest równoległy i dokładnie zsynchronizowany z projektem zmian, ale to ten drugi bierze na siebie planowanie, komunikowanie i wprowadzenie zmian organizacyjnych.

Pozostałe projekty SAP - niezwiązane ze spektakularnymi zmianami organizacyjnymi, muszą same aktywnie zarządzać tym obszarem. W tej grupie mieści się większość kompleksowych wdrożeń systemu SAP.

W obu przypadkach do zarządzania zmianami możemy zaklasyfikować wszelkie działania związane z:

modyfikacją przebiegu procesów biznesowych w przedsiębiorstwie
modyfikacją struktury organizacyjnej (np. nowe jednostki organizacyjne lub łączenie jednostek) lub zakresu obowiązków / opisu stanowisk
zmianami procedur postępowania / instrukcji użytkownika (wynikające z poprzednich punktów)
szkolenia (wynikające z poprzednich punktów).

Zmiany konieczne

Nawet jeśli wdrożenie systemu jest przeprowadzone w trybie „minimum zmian organizacyjnych / maksimum dostosowania do obecnej struktury”, pewne rozwiązania systemu ERP pociągają za sobą zmiany procedur organizacyjnych.

System zapewnia duży stopień integracji i automatyczny przepływ danych pomiędzy wieloma modułami (zasada „dane są wprowadzane do systemu jeden raz”), ale wymaga to m.in. uporządkowania procedur zarządzania kartoteką klientów, dostawców czy indeksów materiałowych.

Na przykład przy wprowadzaniu nowego wyrobu gotowego, należy opracować go od strony gospodarki zapasami, ustalić dane sterujące produkcją, parametry związane z rachunkowością i kontrolingiem, i wreszcie informacje związane ze sprzedażą (kanał dystrybucji, ceny, rabaty, itp).

Jeśli zarządzanie danymi podstawowymi nie jest objęte sprawną procedurą (obejmującą kilka działów firmy), okaże się, że system „nie pozwoli” sprzedać nowego wyrobu, ponieważ np. nie zostały opracowane informacje pozwalające na automatyczne odnotowanie tej sprzedaży w module finansowym. Stąd wdrożenie SAP niejako wymusza przygotowanie i uaktywnienie takiej procedury w organizacji.

Zmiany pożądane

Druga grupa zmian to okazja dla dyrektorów działów, którzy czekali na wdrożenie rozwiązań potrzebnych, chociaż nie zawsze popularnych wśród pracowników. Wdrożenie SAP jest „pretekstem” do wprowadzenia „dobrych praktyk” w niektórych obszarach organizacji, gdzie wcześniejsze systemy informacyjne nie oferowały dostatecznego wsparcia.

Przykładem takiego rozwiązania jest uporządkowanie sfery zakupów. mySAP ERP oferuje wieloetapowe procesy zaopatrzenia, obejmujące: zgłoszenie

zapotrzebowania, zapytanie ofertowe, ofertę dostawcy, zamówienie, przyjęcie towaru / potwierdzenie wykonania usługi i wreszcie weryfikację faktury.

Firma może wybrać, które z wymienionych kroków wykorzystać w procesie zaopatrzenia.

Formalne zgłoszenie zapotrzebowania (na przykład na sprzęt biurowy lub IT), pozwoli śledzić rzeczywiste potrzeby pracowników. Zatwierdzanie zgłoszeń może być przekazane do odpowiednich kierowników działów - informacja jest rejestrowana w systemie, zamiast przesyłania niepowiązanych e-maili lub papierowych formularzy. Zgłoszenia zatwierdzone mogą być przekształcane w zamówienia w systemie, co zmniejsza ryzyko błędów podczas tworzenia zamówień (np. dokładna specyfikacja komputera, wprowadzona przez dział IT, jest przekazywana w zamówieniu do dostawcy, przez dział zakupów).

Dzięki formalnej rejestracji zamówienia w systemie, faktura od dostawcy może być automatycznie dopasowana i zweryfikowana - ilościowo i wartościowo, pod kątem zgodności z zamówieniem. Możliwość przekroczenia wartości zamówienia lub omyłkowego dwukrotnego wprowadzenia tej samej faktury do systemu jest w praktyce całkowicie wyeliminowana.

Z partykularnego punktu widzenia, pewną uciążliwość dla pracowników stanowi tym przypadku konieczność formalnego wprowadzania zgłoszeń zapotrzebowań do systemu - zamiast zamówień „na telefon” lub formularzy, które nie sprawdzają poprawności i kompletności wpisanych danych. Jednak globalne korzyści dla przedsiębiorstwa - informacyjne (kto/co zamawia), organizacyjne (zatwierdzanie zamówień przez właściwe osoby), jak i czysto materialne (unikanie błędnych rozrachunków z dostawcami), są ewidentne.

Od identyfikacji do opisu

Korzystając z wyżej opisanego przykładu można zilustrować cykl zarządzania zmianą w organizacji.

Zmiana zostaje zidentyfikowana w fazie koncepcji wdrożenia systemu. Na tym etapie zespół projektowy omawia procesy biznesowe: stan obecny oraz stan docelowy - który jest sumą potrzeb biznesowych i możliwości oferowanych przez system ERP (np. decyzja „czy włączymy zgłoszenie zapotrzebowania do procesu zakupów?”).

Jest bardzo ważne, aby pod koniec fazy koncepcji - która koncentruje się na schemacie procesu i powiązanych parametrach konfiguracji systemu - przeprowadzić raz jeszcze analizę zmian organizacyjnych i opracować ich listę.

Do każdej zmiany należy przypisać osobę odpowiedzialną za jej wdrożenie w organizacji. Powinna być to osoba, której podlega funkcjonalnie dział, w którym następuje zmiana (często, choć nie zawsze, będzie to zarazem kierownik odpowiedniego zespołu wdrożeniowego SAP).

W fazie realizacji następuje konfiguracja - utworzenie w systemie SAP prototypu działającego procesu. W tym czasie od strony organizacyjnej konieczne jest zebranie dodatkowych informacji sterujących dla procesu (np. strategia zatwierdzania: od osoby zgłaszającej - do osoby akceptującej, alternatywne strategie dla zamówień o wysokich kwotach, itp.).

W fazie realizacji należy też zaplanować zmiany procedur, zarządzeń lub innych dokumentów organizacyjnych, które regulują przebieg procesów w firmie.

Szczegółowym opisem wykonania tych zmian będą instrukcje użytkowników końcowych (w kolejnej fazie projektu), lecz zazwyczaj takie instrukcje wymagają umocowania w innym, bardziej formalnym dokumencie, aby wprowadzić zmianę do istniejących procesów (często utrwalanych przez kilka czy kilkanaście lat).

Do startu przystąp

W fazie przygotowania startu produkcyjnego systemu SAP powstają instrukcje użytkowników końcowych i przeprowadzane są szkolenia. Nie wystarczy na tym etapie tylko opisać nowego / docelowego procesu i zakomunikować go użytkownikom. Kierownik projektu powinien zadbać o to, aby osoby odpowiedzialne za zarządzanie zmianami dodały odpowiednie objaśnienia do instrukcji i szkoleń.

Informacje te powinny obejmować:

podkreślenie zmian w nowym procesie w porównaniu z obecną praktyką (tak aby ważne zmiany nie zostały przeoczone w natłoku informacji o nowym systemie)
objaśnienie celu, dla którego jest wprowadzana zmiana (nie należy z góry zakładać, że wszyscy pracownicy tak samo odczytają intencje zespołu projektowego i że sami domyślą się wszystkich korzyści wynikających ze zmiany!)
informacja o sposobach weryfikacji / utrwalenia zmiany, aby uniknąć sytuacji, kiedy nowy proces jest po prostu ignorowany (na przykład „Wszystkie nowe urządzenia biurowe będą zamawiane tylko na podstawie zgłoszeń zapotrzebowania wypełnionych i zatwierdzonych w systemie”)
ewentualna informacja o momencie obowiązywania zmiany i okresie przejściowym, jeśli zmiana nie następuje z przyczyn praktycznych od pierwszego dnia pracy nowego systemu (np. „faktury od dostawców, do których nie wprowadzono zamówień - ponieważ stary system na to nie pozwalał - będą księgowane do końca pierwszego miesiąca po starcie produkcyjnym systemu SAP).

Idzie nowe

Wdrożenie nowego systemu ERP jest zawsze dużym wyzwaniem dla użytkowników. Aktywne i świadome zarządzanie zmianami organizacyjnymi, które wiążą się z nowym rozwiązaniem, pozwala na bardziej płynne uruchomienie systemu.

Odpowiednie planowanie, szkolenia, instrukcje, podkreślanie zalet takich jak oszczędności czasu lub zmniejszenie liczby błędów w procesie - to ważne elementy, które uczynią wdrożenie wyzwaniem łatwiejszym do pokonania,

Na koniec warto przypomnieć banalną prawdę, że wdrożenie SAP nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do wprowadzenia w firmie zmian na lepsze.

Dzięki właściwemu zarządzaniu zmianami podczas wdrożenia, zwiększamy akceptację nowego modelu działania wśród pracowników. Akceptację niezbędną do tego, by ludzie umieli i chcieli korzystać z nowego narzędzia. Bez tego nie można by mówić o pełnym sukcesie projektu SAP, jakim jest usprawnienie działalności firmy.

Źródło: www.bcc.com.pl
Autor: Michał Kunze

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość