3 kroki do lepszej organizacji pracy i optymalizacji kosztówInwestycje budowalne to często wieloetapowe i długotrwałe projekty, które wymagają koordynacji różnych obszarów. Często opierają się więc na współpracy z podwykonawcami i uzupełnianiu się różnych, wyspecjalizowanych w swoich dziedzinach dostawców. Koordynacja licznych podwykonawców stanowi wyzwanie i może zabierać dużo czasu. Warto zatem kierować się kilkoma zasadami, które ułatwiają ten proces i pomagają uniknąć kosztownych błędów.
| REKLAMA |
 |
Efektywna współpraca między firmą a jej kontrahentami zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy i rozpoczęciem wspólnego projektu. Na wszystkich etapach, warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób jest zorganizowana, czy przepływ informacji jest płynny, a wszystkie strony nie tylko znają zakres swoich obowiązków, ale także mają odpowiednie narzędzia do ich wykonania.
1. Przezorny zawsze ubezpieczony
Wydawać by się mogło, że dokładne sprawdzenie podwykonawcy przed nawiązaniem współpracy, jest krokiem, który podejmują wszystkie firmy budowalne. Wciąż zdarzają się jednak projekty, w których problemem jest nieterminowość, niewystarczające kompetencje, czy w najgorszym przypadku – partnerzy biznesowi, którzy pobierają zaliczkę i… znikają. Odpowiednia weryfikacja podwykonawców pod kątem ich historii, posiadanych uprawnień, potencjału technicznego, sytuacji finansowej to absolutna konieczność. Zaniedbanie tego etapu skutkować może wstrzymaniem prac, opóźnieniami czy koniecznością poniesienia wysokich kar umownych.
Co powinna uwzględniać właściwa weryfikacja podwykonawcy? Warto zacząć od Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i sprawdzenia, czy firma widnieje w niej jako aktywny przedsiębiorca. Jeśli nie – należy sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy KRS, w którym znajdują się spółki prawa handlowego. Warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji (by wiedzieć, kto z zarządu może podpisać umowę), wysokość kapitału (by znać maksymalną kwotę zobowiązania), informację o ewentualnym otwarciu likwidacji i datach złożenia sprawozdań finansowych (brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki). Jeszcze przed nawiązaniem współpracy, warto potwierdzić, czy wykonawca jest czynnym płatnikiem VAT i czy jego numer identyfikacji podatkowej jest poprawny.
Ważnym krokiem jest również prześledzenie historii i dotychczasowych realizacji podwykonawcy. Pomocny może być kontakt z poprzednimi zleceniodawcami i ich rekomendacje. Należy sprawdzić, czy podwykonawca posiada wszelkie potrzebne do realizacji zadań uprawnienia i zaplecze techniczne oraz jakimi zasobami ludzkimi dysponuje. Istotna jest również informacja, czy jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej OC w prowadzonej działalności zawodowej i zobowiązuje się utrzymać ubezpieczenie podczas trwania umowy.
2. Formalności dopięte na ostatni guzik
Bywają sytuacje, kiedy dotychczasowe pozytywne doświadczenia i idący za nim wysoki poziom zaufania, a czasem także brak czasu lub niedopatrzenie powodują, że ustalenia pomiędzy partnerami w biznesie przyjmują nieformalną postać. Nie zawsze musi kończyć się to porażką, ale jest to ryzykowne zachowanie. Jasne zasady, szczegółowe umowy i harmonogramy zabezpieczają bowiem wszystkie strony i na ich spisaniu powinno zależeć każdemu. Dzięki temu uczestnicy projektu wiedzą, na jaki zakres działań się umawiają, jaki mają czas na ich realizację, a także znają kary umowne za ich niedopełnienie. O ile w przypadku ramowej umowy, może to być oczywiste, również w przypadku jakichkolwiek zmian na etapie wykonywania prac, należy pamiętać o przygotowaniu aneksu lub przynajmniej przygotowania ich w formie pisemnej.
Ważne, by zakres umowy był zrozumiały dla każdej ze stron. W usprawnieniu współpracy pomaga również wybór osoby będącej głównym kontaktem, zarówno po stronie zlecającego pracę, jak i podwykonawcy.
3. Innowacyjne rozwiązania na wyciągnięcie ręki
Analogicznie jak w innych branżach, także sektor budowalny stoi przed wyzwaniem związanym z cyfryzacją. Otwartość na nowoczesne rozwiązania IT może stanowić o przewadze konkurencyjnej, szczególnie w przypadku dużych, rozwijających się firm. Oprogramowanie biznesowe nie tylko pozwala lepiej zarządzać projektami, ale może być także bardzo przydatne we współpracy z kontrahentami.
Dostęp do bieżących informacji o budżetach czy etapie wykonania prac za pomocą jednego oprogramowania, pomaga w czasie rzeczywistym wyłapywać potencjalne kłopoty, identyfikować słabe ogniwa, a finalnie przyczynia się bezpośrednio do efektywnego zarządzania rentownością projektu.
Odpowiednie systemy mogą też znacząco przyspieszyć obieg dokumentów, a także akceptacji, księgowania i rozliczania faktur w realiach działalności rozproszonej geograficznie. Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi pomaga unikać opóźnień w wystawianiu faktur czy błędów, które wymagają korekt i przeciągają czas ich akceptacji, co pozwala unikać przesunięć w terminach płatności. Przy rozbudowanych projektach jest to niezwykle istotne z punktu widzenia zachowania płynności finansowej.
Wybierając system, warto zwrócić uwagę, czy jest dostępny również za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych, co w przypadku pracowników terenowych może być znaczącym udogodnieniem i pozwoli oszczędzić czas potrzebny na fizyczne złożenie dokumentów w oddziale firmy.
Źródło: www.exact.pl
1. Przezorny zawsze ubezpieczony
Wydawać by się mogło, że dokładne sprawdzenie podwykonawcy przed nawiązaniem współpracy, jest krokiem, który podejmują wszystkie firmy budowalne. Wciąż zdarzają się jednak projekty, w których problemem jest nieterminowość, niewystarczające kompetencje, czy w najgorszym przypadku – partnerzy biznesowi, którzy pobierają zaliczkę i… znikają. Odpowiednia weryfikacja podwykonawców pod kątem ich historii, posiadanych uprawnień, potencjału technicznego, sytuacji finansowej to absolutna konieczność. Zaniedbanie tego etapu skutkować może wstrzymaniem prac, opóźnieniami czy koniecznością poniesienia wysokich kar umownych.
Co powinna uwzględniać właściwa weryfikacja podwykonawcy? Warto zacząć od Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i sprawdzenia, czy firma widnieje w niej jako aktywny przedsiębiorca. Jeśli nie – należy sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy KRS, w którym znajdują się spółki prawa handlowego. Warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji (by wiedzieć, kto z zarządu może podpisać umowę), wysokość kapitału (by znać maksymalną kwotę zobowiązania), informację o ewentualnym otwarciu likwidacji i datach złożenia sprawozdań finansowych (brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki). Jeszcze przed nawiązaniem współpracy, warto potwierdzić, czy wykonawca jest czynnym płatnikiem VAT i czy jego numer identyfikacji podatkowej jest poprawny.
Ważnym krokiem jest również prześledzenie historii i dotychczasowych realizacji podwykonawcy. Pomocny może być kontakt z poprzednimi zleceniodawcami i ich rekomendacje. Należy sprawdzić, czy podwykonawca posiada wszelkie potrzebne do realizacji zadań uprawnienia i zaplecze techniczne oraz jakimi zasobami ludzkimi dysponuje. Istotna jest również informacja, czy jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej OC w prowadzonej działalności zawodowej i zobowiązuje się utrzymać ubezpieczenie podczas trwania umowy.
2. Formalności dopięte na ostatni guzik
Bywają sytuacje, kiedy dotychczasowe pozytywne doświadczenia i idący za nim wysoki poziom zaufania, a czasem także brak czasu lub niedopatrzenie powodują, że ustalenia pomiędzy partnerami w biznesie przyjmują nieformalną postać. Nie zawsze musi kończyć się to porażką, ale jest to ryzykowne zachowanie. Jasne zasady, szczegółowe umowy i harmonogramy zabezpieczają bowiem wszystkie strony i na ich spisaniu powinno zależeć każdemu. Dzięki temu uczestnicy projektu wiedzą, na jaki zakres działań się umawiają, jaki mają czas na ich realizację, a także znają kary umowne za ich niedopełnienie. O ile w przypadku ramowej umowy, może to być oczywiste, również w przypadku jakichkolwiek zmian na etapie wykonywania prac, należy pamiętać o przygotowaniu aneksu lub przynajmniej przygotowania ich w formie pisemnej.
Ważne, by zakres umowy był zrozumiały dla każdej ze stron. W usprawnieniu współpracy pomaga również wybór osoby będącej głównym kontaktem, zarówno po stronie zlecającego pracę, jak i podwykonawcy.
3. Innowacyjne rozwiązania na wyciągnięcie ręki
Analogicznie jak w innych branżach, także sektor budowalny stoi przed wyzwaniem związanym z cyfryzacją. Otwartość na nowoczesne rozwiązania IT może stanowić o przewadze konkurencyjnej, szczególnie w przypadku dużych, rozwijających się firm. Oprogramowanie biznesowe nie tylko pozwala lepiej zarządzać projektami, ale może być także bardzo przydatne we współpracy z kontrahentami.
W przypadku firm realizujących wiele inwestycji w tym samym czasie i współpracujących z różnymi podwykonawcami, pomocne mogą okazać się systemy pozwalające na podpięcie dokumentów, zarówno finansowych, jak i wszelkiej dokumentacji projektowej, pod konkretne, zdefiniowane projekty. To nie tylko pozwala utrzymać porządek wewnątrz firmy, ale także usprawnić komunikację pomiędzy dwoma podmiotami. ¬– mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.
Dostęp do bieżących informacji o budżetach czy etapie wykonania prac za pomocą jednego oprogramowania, pomaga w czasie rzeczywistym wyłapywać potencjalne kłopoty, identyfikować słabe ogniwa, a finalnie przyczynia się bezpośrednio do efektywnego zarządzania rentownością projektu.
Odpowiednie systemy mogą też znacząco przyspieszyć obieg dokumentów, a także akceptacji, księgowania i rozliczania faktur w realiach działalności rozproszonej geograficznie. Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi pomaga unikać opóźnień w wystawianiu faktur czy błędów, które wymagają korekt i przeciągają czas ich akceptacji, co pozwala unikać przesunięć w terminach płatności. Przy rozbudowanych projektach jest to niezwykle istotne z punktu widzenia zachowania płynności finansowej.
Wybierając system, warto zwrócić uwagę, czy jest dostępny również za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych, co w przypadku pracowników terenowych może być znaczącym udogodnieniem i pozwoli oszczędzić czas potrzebny na fizyczne złożenie dokumentów w oddziale firmy.
Źródło: www.exact.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), s… / Czytaj więcej
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej
ERP a modele produkcji: jak zestroić strategię z wymaganiami rynku
Czego wymagają dziś klienci firm produkcyjnych? Szybkiej realizacji zamówień, personalizacji produk… / Czytaj więcej
Standaryzacja we wdrożeniach ERP: Fundament efektywności i globalnej skali działania
Systemy ERP od lat pełnią centralną rolę w transformacji cyfrowej firm – jako platformy integrujące… / Czytaj więcej
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej
