Głównym celem funkcjonowania instytucji administracji publicznej jest realizacja celów statutowych w oparciu o środki budżetowe. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie sprawne zarządzanie jednostką. Jednak, pomimo szczerych chęci i zaangażowania pracowników, liczba manualnych czynności do wykonania może przytłaczać, a budżet wymykać się spod kontroli. Usprawnij zarządzanie jednostką administracji publicznej, wdrażając system ERP, który można idealnie dopasować do potrzeb danej instytucji.
| REKLAMA |
 |
Funkcje systemu ERP przydatne w administracji publicznej
System klasy ERP to specjalne oprogramowanie, które służy przede wszystkim do sprawnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa lub instytucji administracji publicznej. Wdrożenie systemu klasy ERP w urzędzie czy jednostce samorządu terytorialnego przekłada się, między innymi, na usprawnienie funkcjonowania jednostki i optymalizację zarządzania zasobami publicznymi.
Jednak, żeby oprogramowanie mogło spełnić swoją rolę, decyzji o jego wyborze nie można podejmować pochopnie.
Wskazówka:
Analizując oferty od dostawców systemów ERP sprawdź czy oferują funkcje przydatne w organizacji pracy w instytucjach administracji publicznej oraz możliwość dopasowania systemu do potrzeb określonej instytucji. Wysoką konfigurowalność zapewnia system ERP TRIVA.
TRIVA oferuje obszary do zarządzania dokumentami, kierowania i rozliczania projektów, obsługi kadrowej oraz prowadzenia księgowości.
DMS – system zarządzania dokumentami
DMS to skrót od „document management system”, czyli system do zarządzania dokumentami. Ta natywna funkcjonalność w TRIVA ERP usprawnia:
- gromadzenie, porządkowanie, przechowywanie i magazynowanie danych,
- wprowadzanie do systemu informacji ze źródeł zewnętrznych,
- generowanie list dokumentów, które należy przeanalizować, r
- ozpoznawanie znaków czy tekstów z plików graficznych, PDF, w tym także zeskanowanych plików oraz wprowadzanie ich prosto do systemu, elektroniczny przepływ dokumentów w administracji publicznej zgodnie z wymogami instytucji kancelaryjnej.
Budżetowanie i projekty
Za pomocą systemu ERP dla administracji można nie tylko zaplanować dokładnie projekty, ale także zrealizować je i przez cały czas mieć pełną kontrolę nad zasobami finansowymi, ludzkimi i wyposażeniem. Dzięki tej funkcji:
- stworzysz szczegółowy budżet dla danej inwestycji,
- zaplanujesz koszty, co pozwoli uniknąć przekroczenia budżetu, więc wszystko przebiegnie zgodnie z planem,
- będziesz mógł sprawdzać, jak przebiega realizacja projektu na każdym jego etapie oraz rozliczać pracowników z ich działań.
Obsługa kadrowa oraz finansowo-księgowa
System ERP usprawnia funkcjonowanie administracji publicznej także pod względem zarządzania zasobami ludzkimi. Wystarczy jeden program, aby:
- prowadzić ewidencję księgową według klasyfikacji budżetowej i zadaniowej,
- zdefiniować system wynagrodzeń,
- przeliczać płace dla określonych grup pracowników,
- optymalizować obsługę wniosków pracowniczych.
To trzy podstawowe funkcje systemu klasy ERP TRIVA, które są przydatne do organizacji pracy w instytucjach administracji publicznej. Jednak oprogramowanie jest bardzo elastyczne i w zależności od potrzeb instytucji może wspomagać realizację różnych zadań. Ich przykłady znajdziesz poniżej.
Rozrachunki Funduszy Pożyczkowych
Wiele instytucji administracji publicznej korzysta ze środków PKZP lub ZFM. Wymaga to przedstawiania rozliczeń i harmonogramów naliczania odsetek. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu można usprawnić te procesy. Pozwoli Ci to mieć pewność, że wszystko zostało prawidłowo policzone.
Koszty Projektów
Rozliczanie kosztów realizacji projektów, na przykład ze środków unijnych wymaga przedstawienia wielu dokumentów. Do tego trzeba odpowiednio obliczyć wynagrodzenia pracowników. Zdecyduj się na ten moduł, a system zrobi to za Ciebie!
Harmonogram Zadań
Program umożliwia zautomatyzowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań. Pozwala to oszczędzić czas i uniknąć tzw. błędów ludzkich. Zyskaj pewność, że zadanie zostanie wykonane dokładnie według wprowadzonego schematu.
Sam wybierasz, który obszar systemu ERP w Twojej jednostce administracji publicznej się przyda i poprawi jej funkcjonowanie.
Jakie procesy usprawnia ERP w administracji publicznej?
ERP dla jednostek administracji publicznej został tak zaprojektowany, aby wspierać działania pracowników. Nie można nim zastąpić poszczególnych członków zespołu. Jednakże system pozwala usprawnić realizację następujących zadań.
Przepływ informacji pomiędzy pracownikami
W ramach systemu możesz gromadzić, porządkować i przechowywać wszystkie dane. Ponieważ dostęp do nich może mieć każda uprawniona osoba, znacząco ułatwia to organizację pracy w instytucjach administracji publicznej. Możesz także wskazywać osoby, które powinny zaakceptować poszczególne etapy prac, aby można było przejść do dalszych zadań. Usprawnia to koordynowanie projektami i eliminuje chaos informacyjny.
Ewidencja dokumentów
W systemie możesz nie tylko archiwizować dokumenty, ale także porządkować i zarządzać różnymi danymi bez zmagania się z grubymi segregatorami. Co więcej, odpowiednie narzędzia umożliwią automatyczne wczytywanie informacji z zeskanowanych dokumentów. Nie trzeba więc marnować czasu na ich ręczne przepisywanie, co bywa problemem w wielu instytucjach administracji publicznej.
Sporządzanie dokumentów zgodnie z najnowszymi rozporządzeniami
System jest stale aktualizowany, co daje pewność, że wprowadzane informacje są zgodne z wymogami legislacyjnymi, które obowiązują w Polsce.
Podejmowanie prawidłowych decyzji zarządczych i projektowych
Zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich danych oraz możliwość wygenerowania czytelnego i przejrzystego raportu z postępu prac ułatwia analizę sytuacji danej jednostki administracyjnej. Dysponując wszystkimi informacjami, możesz szybko podejmować rozsądne decyzje i bez problemów kierować nawet licznym zespołem.
Kontrolowanie przepływu pracy
Dzięki natywnej funkcjonalność WorkFlow w systemie ERP TRIVA, możesz swobodnie zarządzać zadaniami pracowników i informować ich o terminach realizacji projektów. Co więcej, możesz sprawdzać, czy nie ma niepotrzebnych przestojów oraz na bieżąco eliminować ewentualne problemy i wąskie gardła.
Wprowadzenie oprogramowania ERP w jednostce administracji publicznej niesie wiele korzyści. Wgląd w sytuację poszczególnych jednostek organizacyjnych i stan realizacji projektów oraz skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie poszczególnych zadań to najważniejsze z nich.
Źródło: www.soneta.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), s… / Czytaj więcej
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej
ERP a modele produkcji: jak zestroić strategię z wymaganiami rynku
Czego wymagają dziś klienci firm produkcyjnych? Szybkiej realizacji zamówień, personalizacji produk… / Czytaj więcej
Standaryzacja we wdrożeniach ERP: Fundament efektywności i globalnej skali działania
Systemy ERP od lat pełnią centralną rolę w transformacji cyfrowej firm – jako platformy integrujące… / Czytaj więcej
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej
