Co to jest transformacja cyfrowa firmy? Korzyści i wyzwania

Najważniejsze fakty:

• Transformacja cyfrowa firmy to wprowadzenie cyfryzacji w każdym obszarze jej działania, w celu usprawnienia procesów i lepszego zaspokojenia potrzeb klientów.
• Większa konkurencyjność, dzięki eliminacji pracochłonnych działań, wyższej wydajności, mniejszej rotacji pracowników i lepszemu zaspokojeniu potrzeb klientów – to korzyści z przejścia transformacji cyfrowej.
• Transformację cyfrową warto zacząć od analizy potrzeb. Kolejne kroki to stworzenie strategii transformacji, dobór rozwiązań informatycznych oraz stopniowe wdrażanie projektowanych zmian.
• Ponieważ cyfryzacja służy usprawnieniu procesów, narzędziem, które pomaga w jej udanym wdrożeniu jest system ERP.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Na wstępie, zacznijmy od uporządkowania pojęć, związanych z transformacją cyfrową. Należą do nich: cyfryzacja, digitalizacja oraz właśnie transformacja cyfrowa.

Digitalizacja (cyfryzacja lub ucyfrowienie) to proces transformacji danych analogowych na postać cyfrową. To pojęcie odnosi się jednak także do wykorzystania technologii cyfrowych w celu ulepszenia modelu biznesowego i usprawnienia procesów biznesowych. Cyfryzacja to na przykład zamiana papierowej dokumentacji pracowniczej na e-teczki, albo zastosowanie EDI w celu usprawnienia wymiany danych.

Transformacja cyfrowa firmy to więcej niż cyfryzacja. To skoordynowane działania, mające na celu wprowadzenie cyfryzacji w organizacji na dużą skalę, we wszystkich obszarach działania biznesu. Transformacja cyfrowa dla każdej firmy może więc oznaczać co innego. Zawsze jednak wiąże się ze zmianą jej sposobu działania i zwiększeniem wartości, jaką firma oferuje klientom.

Kiedy można więc powiedzieć, że jakiś biznes przeszedł transformację cyfrową? Jeżeli dzięki wdrożeniu nowoczesnych technologii diametralnie zmienił swój model biznesowy.

Korzyści z transformacji cyfrowej

Większość organizacji decyduje się na przejście transformacji cyfrowej, żeby podnieść wydajność, wyjść naprzeciw potrzebom klientów oraz wyprzedzić konkurencję. Co sprawia, że organizacje obserwują u siebie takie efekty?

Automatyzacja pracochłonnych czynności uwalnia czas pracowników Nowoczesne oprogramowanie w dużej mierze eliminuje pracochłonne czynności. Usprawnia pracę, między innymi, działów:

• kadr – systemy komputerowe generują listy płac, same zaciągają zwolnienia pracowników z ePUAP oraz rozliczają nieobecności, • księgowości – dobry program może automatycznie rejestrować faktury od dostawców, przyporządkowywać je do odpowiedzialnych osób w firmie, a następnie dekretować i przydzielać do miejsc powstawania kosztów,
• finansów – nowoczesne systemy informatyczne wyręczają pracowników także w weryfikacji danych finansowych, generowaniu raportów i sprawozdań finansowych, • e-commerce – dzięki robotyzacji pracownicy sklepów internetowych nie muszą ręcznie zmieniać stanów towarowych, ani wysyłać maili do klientów z powiadomieniami, bo robi to za nich automatycznie odpowiedni program,
• produkcji – odpowiednie oprogramowanie umożliwia efektywne zarządzanie procesem produkcji na każdym jego etapie.

Podobnych przykładów automatyzacji dzięki zastosowaniu nowoczesnego oprogramowania można znaleźć dużo więcej, bo robotyzacja pozwala na wyeliminowanie większości rutynowych i pracochłonnych czynności. Niektóre działania są inicjowane przez system i nie wymagają w ogóle pracy człowieka.

System ERP powinien być w sercu strategii transformacji cyfrowej w firmie, bo agreguje w jednym miejscu dane z wszystkich obszarów firmy i umożliwia zarządzanie nimi

Dostęp do danych 24/7 przyspiesza przebieg procesów

Wykorzystanie nowoczesnych technologii – np. chmury obliczeniowej – daje pracownikom dostęp do danych zawsze, kiedy tego potrzebują.

Przykładowo, kiedy konieczne jest szybkie zatwierdzenie wniosku, akceptacja czyjejś decyzji, czy wykonanie jakiegoś zadania w czasie pobytu w delegacji – dane w chmurze są do dyspozycji pracowników. Ta mobilność i dostępność przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej i z każdego urządzenia sprawia, że praca przebiega szybciej i sprawniej.

Przejrzystość działań zwiększa bezpieczeństwo i wydajność

Zastosowanie nowoczesnych systemów ERP umożliwia łatwe sprawdzenie, na jakim etapie znajdują się poszczególne procesy, co zostało jeszcze do zrobienia i kto jest za to odpowiedzialny. Ułatwia więc pracę zarówno menedżerów, jak i szeregowych pracowników. Umożliwia też zachowanie przejrzystości w zakresie transakcji biznesowych, procesów księgowych i przepływów pieniędzy.

Dodatkowo nowoczesne systemy informatyczne umożliwiają pracownikom przyznawanie uprawnień do danych, bezpośrednio związanych z prowadzonymi przez nich działaniami, co zwiększa ich bezpieczeństwo.

Łatwiejsza analiza kondycji firmy ułatwia podejmowanie dobrych decyzji

W trosce o poprawę wydajności czy konkurencyjności, firmy mogą podejmować wiele różnych działań, takich jak cięcia kosztów, redukcja lub wzrost wynagrodzeń, ekspansja na nowe rynki. Zanim jednak decyzje zostaną podjęte warto dokładnie sprawdzić, jaki będą miały wpływ na sytuację w firmie. Nowoczesne oprogramowanie pozwala zredukować czas potrzebny na tworzenie różnych zestawień i mierzenie wybranych KPI.

Zastosowanie nowoczesnych technologii może zmniejszać rotację pracowników

Transformacja cyfrowa firm nie tylko rewolucjonizuje ich sposób działania. Często zmienia także nastawienie pracowników do pracodawcy. Na przykład firma, która korzysta z narzędzi, umożliwiających pracę zdalną lub hybrydową i oferuje pracownikom taką możliwość ułatwia im zachowanie równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Może to pozytywnie wpłynąć na ich lojalność. Według badań Instytutu Gallupa 53% pracowników docenia troskę firmy o work-life balance.

Kolejny przykład działania organizacji, który może zwiększyć zadowolenie pracowników z pracy w firmie to wdrożenie samoobsługi pracowniczej. Pozwala ona pracownikom na załatwianie spraw kadrowo-płacowych online, co pomaga stworzyć przyjazną pracownikom kulturę pracy.

Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365?

Niższe koszty prowadzenia działalności

Do wspomnianej wyżej oszczędności czasu pracowników warto także dodać oszczędność papieru, która bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów w firmie.

Przykład transformacji cyfrowej

Choć transformacja cyfrowa jest ciągłym procesem, więc trudno kiedykolwiek uznać ją za zakończoną, postanowiliśmy przytoczyć poniżej przykład firmy, która dzięki wdrożeniu rozwiązań informatycznych znacząco zmieniła i usprawniła swój sposób działania. Jednocześnie skala wprowadzonych zmian pozwala je zakwalifikować jako transformacja cyfrowa. Przykład dotyczy biura rachunkowego Neofin.

Zdecydowało się ono na wdrożenie kilku modułów systemu ERP enova365 – Księga Handlowa, Księga Inwentarzowa, Ewidencja Środków Pieniężnych oraz Wyciągi bankowe i Kadry Płace – co pozwoliło na automatyzację pracy księgowych i kadrowych. Dodatkowo, przy pomocy modułu Faktury usprawniono wystawianie faktur dla klientów, a Pulpit Klienta Biura Rachunkowego nie tylko usprawnił komunikację między biurem rachunkowym a klientami, ale w dużej mierze przeniósł ją online. Co więcej, żeby przejść na w pełni elektroniczny obieg dokumentów, firma wdrożyła także moduły Workflow i DMS.

Efekty:

• Niższe koszty prowadzenia działalności, dzięki oszczędności czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów – oraz miejsca – firma minimalizuje liczbę wydruków i nie potrzebuje przestrzeni na archiwizację dokumentów.
• Większe bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji.
• Większa wydajność księgowych i eliminacja błędów, dzięki temu że wiele procesów odbywa się automatycznie.
• Zadowoleni klienci – nowoczesne oprogramowanie pozwala dowolnie kształtować procesy pod kątem klienta; mają też oni pełny wgląd online we wszystkie sprawy dotyczące firmy.
• Większa konkurencyjność – biuro rachunkowe jest teraz gotowe by stawić czoła nawet najtrudniejszym wyzwaniom.

Jak przejść przez transformację cyfrową – krok po kroku?

Niezależnie od tego, czy zaczynasz od cyfryzacji jednego procesu biznesowego, czy chcesz przeprowadzić transformację cyfrową organizacji na pełną skalę, nie pomiń żadnego z poniższych etapów.

1. Analiza potrzeb
Zidentyfikuj obecne i przyszłe potrzeby biznesowe, sprawdź jakie technologie i zasoby wykorzystuje konkurencja. Oceń jak pilna jest transformacja i jaką wartość biznesową mają poszczególne procesy. Oszacuj też wartość inwestycji potrzebnych do ich digitalizacji.

2. Określenie celów i stworzenie strategii transformacji
Strategia transformacji cyfrowej powinna zawierać jasne cele, które mają być zrealizowane dzięki jej wdrożeniu oraz określać kroki, jakie należy w tym celu wykonać.

3. Wybór odpowiednich technologii i narzędzi
Aby pomyślnie przejść przez transformację cyfrową, nie potrzebujesz wszystkich dostępnych nowych technologii. Wybierz tylko takie rozwiązania informatyczne, które będą usprawniać procesy, jakie chcesz zoptymalizować. Innymi słowy, zdecyduj co jest najważniejsze dla Twojej organizacji i znajdź technologię, która zaspokoi jej potrzeby.

4. Wdrażanie zmian i adaptacja organizacji
Po ukończeniu prac przygotowawczych, czas na wdrożenie planu. Zamiast próbować wprowadzić wszystkie zmiany naraz, wdrażaj je etapami. Pozwoli Ci to na bieżąco rozwiązywać pojawiające się problemy, a w razie potrzeby modyfikować plan.

5. Monitorowanie postępów i ciągłe doskonalenie
Transformacja cyfrowa firmy to droga, która − choć pozwala zrealizować określone cele − tak naprawdę nigdy się nie kończy. Dlatego, żeby pozostać na bieżąco ze zmianami otoczenia biznesowego, firmy wciąż muszą monitorować swoje postępy oraz oceniać, co jeszcze wymaga zmian.

Źródło: www.enova.pl