Wymiana danych elektronicznych (EDI), czyli transmisja dokumentów między partnerami handlowymi z wykorzystaniem środków elektronicznych, jest powszechnie stosowana na świecie. Także w Polsce, gdzie mimo iż wdrożenie standardów i rozpoczęcie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy pierwszymi podmiotami nastąpiło kilkanaście lat później niż w krajach rozwiniętych, to świadomość o EDI oraz liczba podmiotów wykorzystujących tę technologie plasuje nas w czołówce tej części Europy.
Systemy informatyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach różnią się od siebie architekturą i standardem dokumentów, jakie mogą być przez nie importowane i eksportowane. Przesyłanie danych pomiędzy takimi systemami nie byłoby możliwe bez istnienia pewnych reguł dotyczących budowy wymienianych dokumentów elektronicznych (specyfikacja dokumentów). Te reguły, mówiące m.in. o sposobach umieszczania poszczególnych informacji wewnątrz dokumentu elektronicznego są tworzone i publikowane jako standardy wymiany danych elektronicznych.
Systemy klasy EDI (Electronic Data Interchange) pozwalają na szybką i bezpieczną wymianę danych ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Systemy te zapewniają wymianę różnych dokumentów handlowych (np. zamówienie, faktura), finansowych (np. potwierdzenie przelewu) czy logistycznych (np. instrukcja transportowa, list przewozowy, awizo wysyłki zintegrowane z etykieta logistyczną) z partnerami biznesowymi.
Najczęściej firmy wykorzystują technologię EDI do następujących procesów w łańcuchu dostaw:
Kiedy firma powinna zastanawiać się nad wdrożeniem takiej platformy?
Proces decyzyjny w firmach, które myślą o rozpoczęciu wymiany dokumentów elektronicznych często dotyczy kwestii biznesowych i technicznych. Od strony biznesowej obliczenie zwrotu z inwestycji nie powinno być skomplikowane, pod warunkiem, że firmy są świadome poziomu kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych. Według międzynarodowej firmy Billentis, każda firma przeciętnie może zredukować o 60-80% koszty obsługi dokumentów papierowych wprowadzając technologię EDI. Jednak każda firma indywidualnie powinna obliczyć zwrot z inwestycji biorąc pod uwagę swoje uwarunkowania – technologia EDI przynosi największe korzyści w przedsiębiorstwach wymieniających znaczną liczbę dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi.
Po podjęciu decyzji o uruchomieniu elektronicznej wymiany danych z partnerami biznesowymi należy zdecydować, czy firma posiada wiedzę, zasoby ludzkie oraz infrastrukturę potrzebną do bezpośredniej realizacji projektu. Inną opcją jest wybór operatora EDI. Metody oparte na usługach operatora polegają na powierzeniu większości funkcji związanych z EDI wyspecjalizowanej firmie, która staje się odpowiedzialna za niezawodne dostarczenie dokumentów elektronicznych do odbiorcy w formie wymaganej przez tego odbiorcę. Usługi operatorskie świadczone w modelu SaaS (Software as a Service), w ramach których operator EDI zapewnia:
Przy uruchomieniu komunikacji EDI istotne jest, aby druga strona również była gotowa na wymianę danych elektronicznie. Dlatego przed podjęciem decyzji istotne jest zbadanie gotowości partnerów biznesowych do rozpoczęcia takiej komunikacji. Przy wyborze operatora EDI należy zwrócić uwagę na:
Systemy informatyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach różnią się od siebie architekturą i standardem dokumentów, jakie mogą być przez nie importowane i eksportowane. Przesyłanie danych pomiędzy takimi systemami nie byłoby możliwe bez istnienia pewnych reguł dotyczących budowy wymienianych dokumentów elektronicznych (specyfikacja dokumentów). Te reguły, mówiące m.in. o sposobach umieszczania poszczególnych informacji wewnątrz dokumentu elektronicznego są tworzone i publikowane jako standardy wymiany danych elektronicznych.
Systemy klasy EDI (Electronic Data Interchange) pozwalają na szybką i bezpieczną wymianę danych ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Systemy te zapewniają wymianę różnych dokumentów handlowych (np. zamówienie, faktura), finansowych (np. potwierdzenie przelewu) czy logistycznych (np. instrukcja transportowa, list przewozowy, awizo wysyłki zintegrowane z etykieta logistyczną) z partnerami biznesowymi.
Najczęściej firmy wykorzystują technologię EDI do następujących procesów w łańcuchu dostaw:
- Wymiana Master Data (Katalog Produktów) – uporządkowane dane produktowe oraz ich bieżąca aktualizacja są podstawą wysokiej jakości danych. Wiele firm pracuje na wewnętrznych kodach, dlatego sugeruje się użycie kodów EAN jako element wspólny pozwalający na ‘zmatchowanie’ kodów kupującego i sprzedającego.
- Zamawianie (Zamówienie) – Klienci mogą zamawiać produkty z wykorzystaniem portalu (dotyczy mniejszych podmiotów), automatycznie ze swojego systemu czy też dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnej.
- Wysyłka towarów (Awizo wysyłki) – wykorzystanie awiza wysyłki powiązanego z etykietą logistyczną identyfikującą daną jednostkę logistyczną. Dzięki danym zawartym na etykiecie zarówno strona wysyłająca jak i odbierająca ma możliwość efektywnego przekazu informacji i śledzenia towarów.
- Odbiór towaru (Potwierdzenie przyjęcia towaru) – kod SSCC (ang. Serial Shipping Container Code) umieszczany przez wysyłającego na etykiecie logistycznej, umożliwia odbierającemu optymalizację procesu przyjmowania towarów dzięki informacji zawartej w otrzymanym Awizie wysyłki. W odpowiedzi odbiorca, wykorzystując otrzymane Awizo wysyłki może wysłać Potwierdzenie otrzymanych towarów (RECADV).
- Fakturowanie (Faktura) – sprzedawca z kolei na podstawie otrzymanego Potwierdzenia przyjęcia jest w stanie przygotować fakturę ograniczając do minimum ryzyko ewentualnych korekt.
Kiedy firma powinna zastanawiać się nad wdrożeniem takiej platformy?
Proces decyzyjny w firmach, które myślą o rozpoczęciu wymiany dokumentów elektronicznych często dotyczy kwestii biznesowych i technicznych. Od strony biznesowej obliczenie zwrotu z inwestycji nie powinno być skomplikowane, pod warunkiem, że firmy są świadome poziomu kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych. Według międzynarodowej firmy Billentis, każda firma przeciętnie może zredukować o 60-80% koszty obsługi dokumentów papierowych wprowadzając technologię EDI. Jednak każda firma indywidualnie powinna obliczyć zwrot z inwestycji biorąc pod uwagę swoje uwarunkowania – technologia EDI przynosi największe korzyści w przedsiębiorstwach wymieniających znaczną liczbę dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi.
Po podjęciu decyzji o uruchomieniu elektronicznej wymiany danych z partnerami biznesowymi należy zdecydować, czy firma posiada wiedzę, zasoby ludzkie oraz infrastrukturę potrzebną do bezpośredniej realizacji projektu. Inną opcją jest wybór operatora EDI. Metody oparte na usługach operatora polegają na powierzeniu większości funkcji związanych z EDI wyspecjalizowanej firmie, która staje się odpowiedzialna za niezawodne dostarczenie dokumentów elektronicznych do odbiorcy w formie wymaganej przez tego odbiorcę. Usługi operatorskie świadczone w modelu SaaS (Software as a Service), w ramach których operator EDI zapewnia:
- Podłączanie partnerów biznesowych W przypadku uruchomienia wymiany dokumentów elektronicznych z dużą liczbą partnerów biznesowych operatorzy EDI „biorą na siebie” uzgadnianie szczegółów technicznych oraz organizacyjnych. Dzięki temu firma może skoncentrować się na głównej działalności biznesowej oszczędzając zasoby na wdrożenie projektu. Warto podkreślić, że operatorzy EDI posiadają już społeczność użytkowników, dlatego po podjęciu decyzji o uruchomieniu projektu może okazać się, że wielu partnerów biznesowych już korzysta z usług danego operatora EDI.
Dodatkowo, operatorzy EDI mają często ze sobą zestawione połączenia międzyoperatorskie, dlatego też uruchomienie komunikacji w przypadku, gdy dany partner biznesowy korzysta z usług innego operatora EDI jest możliwe w krótkim czasie.Walidację dokumentów
Zawartość każdego dokumentu EDI procesowanego przez operatora EDI powinna być walidowana pod względem technicznym i biznesowym – w rezultacie wysyłający może w krótkim czasie poprawić błąd w dokumencie, a odbiorca znacznie poprawi jakość otrzymywanych danych. Reguły walidacji mogą być indywidualnie dostosowane do danego partnera biznesowego. - Konwersję dokumentów z/do wielu formatów W przypadku wymiany różnych typów dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi posiadającymi różne systemy informatyczne operator EDI zapewnia konwersję plików z formatu Klienta do różnych formatów odbiorców w przypadku dokumentów wychodzących (np. XML, EDIFACT, Tradacom, Odette, SAP IDOC, flat file) a w przypadku dokumentów przychodzących z wielu formatów odbiorców do jednego formatu Klienta.
- Transmisję wszystkich typów dokumentów uzgodnionych z partnerami biznesowymi
Doświadczenie operatora EDI oraz prowadzenie projektów dla wielu firm sprawia, że uruchomienie wymiany nietypowych komunikatów elektronicznych trwa krócej. Dodatkowo też operator EDI posiada znacznie rozbudowaną infrastrukturę zapewniającą szybki i niezawodny przesył dokumentów. - Monitoring przesyłanych dokumentów
Jedną z usług oferowanych przez operatorów EDI jest możliwość bieżącego podglądu do statusów przesyłanych dokumentów oraz powiadomienia do błędach w dokumentach. Dzięki temu możliwa jest szybsza reakcja i rozwiązanie problemu. - Raportowanie
Operatorzy EDI oferują także dostęp do raportów zestawiających dane w różnych typach dokumentów. Przykładem takich raportów jest porównanie liczby towarów zamawianych do zafakturowanych czy kontrola zgodności występowania kodów produktów w fakturze do referencyjnego zamówienia. - Wsparcie powdrożeniowe
W przypadku bieżących problemów w projekcie operatorzy EDI zapewniają wsparcie telefoniczne/mailowe konsultantów, którzy pomogą rozwiązać problem. - Bezpieczeństwo
Wysoka jakość usług zapewniająca bezpieczną komunikację. Ulokowanie infrastruktury w Data Center, spełniającym najwyższe standardy bezpieczeństwa, to gwarancja spełnienia wysokich wymogów bezpieczeństwa oraz wysokiej jakości świadczonych usług (SLA).
Przy uruchomieniu komunikacji EDI istotne jest, aby druga strona również była gotowa na wymianę danych elektronicznie. Dlatego przed podjęciem decyzji istotne jest zbadanie gotowości partnerów biznesowych do rozpoczęcia takiej komunikacji. Przy wyborze operatora EDI należy zwrócić uwagę na:
- doświadczenie
- pokrycie rynku – znaczna część partnerów może już korzystać z usług danego operatora przy wymianie z innymi partnerami
- referencje
- model biznesowy
- wsparcie przed i powdrożeniowe
Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, sektor usługi Comarch
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Technologie na żądanie zyskują na popularności, ale za jaką cenę?
W erze dynamicznej transformacji cyfrowej organizacje coraz chętniej sięgają po technologie dostępn… / Czytaj więcej
Jaki serwer dla ERP, CRM czy BI? VPS, dedykowany, chmura a może on-premise?
Wybór właściwej infrastruktury serwerowej dla systemów ERP, CRM czy Business Intelligence to jedna… / Czytaj więcej
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozprosz… / Czytaj więcej
Nowe narzędzie, nowe możliwości – Adrian Guzy z CTDI o innowacyjności, kulturze pracy z danymi i analityce w Microsoft Fabric
W nowej siedzibie CTDI w Sękocinie Starym pod Warszawą tafle szkła odbijają poranne słońce, a wnętr… / Czytaj więcej
Hiperautomatyzacja: kolejny etap rewolucji czy buzzword?
Automatyzacja to już nie tylko boty i proste skrypty – kolejnym krokiem jest hiperautomatyzacja, kt… / Czytaj więcej
Jak agenci AI zrewolucjonizują przemysł, zwiększą produktywność i obniżą koszty
Obecnie każda firma chce być firmą AI, ale według McKinsey tylko 1% przedsiębiorstw uważa, że osiąg… / Czytaj więcej
