Obieg dokumentów papierowych w zaniku

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 10 czerwiec 2006

Obieg dokumentów papierowych w zaniku

Zarządzanie dużym i rozproszonym terytorialnie podmiotem gospodarczym bez efektywnej informatyzacji byłoby wręcz niemożliwe. Po wdrożeniu systemów klasy ERP i CRM przyszła kolej na system porządkujący wymianę i obieg dokumentów.

Grupie Paradyż zakończono pierwszy etap wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów WorkflowGen firmy Advantys oraz zintegrowanego z nim systemu archiwizacji i skanowania Altair. Autorem rozwiązania jest integrator rozwiązań dokumentowych – Softex Data, partner i wyłączny przedstawiciel Advantysu. Pracownicy Softex Data zaprojektowali i zdefiniowali procesy, poprzedzając to dogłębną analizą wymagań klienta. Systemem objęte zostały cztery lokalizacje – w Tomaszowie Mazowieckim, Opocznie, Wielkiej Woli i Łodzi, początkowo 200 użytkowników. Docelowo system zostanie poszerzony o kolejnych 1100. Zautomatyzowano procesy obsługi
zamówień i faktur przychodzących.

System Workfl owGen zapewnia też grafi czną wizualizację całego procesu – co umożliwia szybkie sprawdzanie, na jakim etapie znajduje się określone zadanie.

– Skrócony został czas obiegu dokumentów z kilku dni do kilku godzin czy minut, w zależności od dostępności użytkowników. System zapewnia pełną kontrolę wszystkich przetwarzanych dokumentów. Użytkownik może w każdej chwili sprawdzić, co dzieje się z dokumentem, na jakim etapie procesu decyzyjnego się znajduje. System umożliwia również kontrolę pracy jego użytkowników – stwierdził Grzegorz Mikucki, główny informatyk Grupy Paradyż. – Obecnie z biurek zaczynają znikać dokumenty w formie papierowej. Naszym głównym celem jest wyeliminowanie w przyszłości fi zycznego obiegu wszelkich dokumentów Grupy Paradyż. Narzędzia Workfl owGen oraz Altair z pewnością to umożliwią.

Według jednostki badawczej – Centrum Innowacji Społeczeństwa Informacyjnego – większość badanych podmiotów jest przekonana o korzyściach płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizacji, 80% uważa, że może się to przyczynić do minimalizacji kosztów i usprawnienia działalności firmy. Ciekawe, że choć na ogół w Polsce nikogo już nie dziwi, że systemy ERP bywają dość kosztowne, rozpatrywanie inwestowania w elektroniczne zarządzanie obiegiem dokumentów nadal „obciążone jest pewną barierą psychologiczną”. Wyniki badań wykazują, że przedsiębiorcy nie chcą wydać na jednostanowiskową licencję systemu obsługi obiegu dokumentów więcej niż 1000 zł [patrz: raport z badania „Nowe formy organizacji i zarządzania fi rmą (wsparcie systemów IT) na przykładzie płockich fi rm z sektora MSP”, którego autorem jest Krzysztof Buczkowski, prezes Stowarzyszenia Centrum Innowacji Społeczeństwa Informacyjnego, www.zmiany.org].

W przypadku systemu obiegu dokumentów Workfl owGen cała inwestycja sprowadza się do jednorazowej instalacji oprogramowania na działającym w fi rmie serwerze, bez konieczności licencjonowania poszczególnych użytkowników. Był to jeden z najważniejszych powodów wyboru przez Ceramikę Paradyż rozwiązania zaproponowanego przez fi rmę Softex Data.

To nowoczesne rozwiązanie przystosowane jest do współpracy ze środowiskiem SOA, co w uproszczeniu wyraża następująca formuła, opisująca najistotniejsze z oferowanych użytkownikom funkcji:

SOA = (EDI + EAI + XML + BPM) * WEB
EDI – elektroniczna wymiana danych i dokumentów
EAI – integracja aplikacji przedsiębiorstwa
BPM – zarządzanie procesami biznesowymi
WEB – integracja z serwisami sieciowymi i protokołem HTTP

Użytkownicy Workflow Server Web Services

System jest wysoko notowany przez międzynarodową organizację standaryzująca WFMC (Workfl ow Management Coalition, www.wfmc.org/membership/list.htm) za innowacyjne rozwiązania w zakresie zarządzania procesami. Systemy Advantys cieszą się zainteresowaniem dużych fi rm. Wdrożyły je Deloitte & Touche we Francji (5000 użytkowników), Legrand (27 000 pracowników w 60 krajach), Agencja Energii Atomowej.

Źródło: www.msipolska.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość