Cyfrowa transformacja w firmie – automatyzacja procesów biznesowych to klucz do sukcesu

 

Celem automatyzacji jest przede wszystkim optymalizacja procesów zachodzących w firmie. Choć wdrożenie systemów automatyzacyjnych początkowo może generować większe koszty, z czasem w wyniku zwiększenia produktywności inwestycje zwracają się z nawiązką, dodatkowo zapewniając dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa. Co więcej, wiele firm dostrzega o wiele szybszy zwrot z inwestycji niż początkowo zakładano[2]. Zalet, jakich możemy oczekiwać po wprowadzeniu automatyzacji jest jednak zdecydowanie więcej, o czym świadczy rosnące zapotrzebowanie na te rozwiązania w różnych dziedzinach biznesu.

Redukcja błędów

Jednostka ludzka jest nieoceniona w działalności firmy, jednak jej praca jest najbardziej wydajna przy wsparciu procesów automatyzacyjnych. Dzięki nim istnieje możliwość wyeliminowania błędów - zwykle bardzo kosztownych i pochłaniających dużo czasu. Przykładowo, dzięki wprowadzeniu systemów automatyzacyjnych możemy spodziewać się redukcji błędów z 45 do 4 przy przetwarzaniu 8500 faktur w skali miesiąca[3]. Automatyzacja mechanizmów zachodzących w przedsiębiorstwie opiera się na realizacji rutynowych działań, wspieranych przez algorytmy i specjalnie opracowane programy. Konfiguracja tych procesów przy pomocy nowych technologii jest w stanie osiągnąć o wiele większą efektywność i wydajność pracy.

Zdecydowaną zaletą automatyzacji jest zdolność dostosowania jej zasobów do indywidualnych potrzeb organizacji. Dzięki zastosowaniu procesów biznesowych (BPM), firmy są w stanie sprostać zmieniającym się wymaganiom rynku. Realizacja zadań oparta na przestarzałych systemach to ogromny błąd, ale również norma w wielu firmach. W ten sposób przedsiębiorcy sami odcinają możliwość dynamicznego rozwoju, a przecież dostępność technologicznych innowacji na rynku jest ogromna. Jak dowiadujemy się z raportu Deloitte – firmy, które posiadają strategię wprowadzenia automatyzacji, obejmującą całe przedsiębiorstwo, mogą spodziewać się nawet 24-procentowej redukcji kosztów, zwiększając tym samym przychody o 8 procent.

Kompleksowa kontrola nad procesami i płynny przepływ informacji

Automatyzacja procesów biznesowych zapewnia pełną kontrolę nad działaniami zachodzącymi w firmie, dzięki czemu kadra kierownicza posiada całościowy pogląd na procesy zachodzące w placówce, jak również dostęp do niezawodnych informacji, które umożliwiają podejmowanie decyzji w pełni uzasadnionych.

Rozwiązania dostarczane przez scentralizowane systemy automatyzacji pozwalają na wgląd w kompleksowe środowisko pracy za pomocą jednej platformy, przez co managerowie zamiast koncentrować się na nadzorowaniu przepływu pracy w firmie, mogą skupić się na innych działaniach, wymagających zaangażowania i kompetencji człowieka, jak na przykład pozyskiwanie nowych partnerów biznesowych.

Dodatkowo chaos spowodowany nawarstwianiem się korespondencji, zarówno tej e-mailowej jak i tradycyjnej powoduje, że wiele ważnych informacji przepada. Zautomatyzowane systemy zarządzania dokumentami umożliwiają łatwy i szybki dostęp do dokumentów w każdej chwili.

Więcej czasu na rozwój

Obsługa obiegu dokumentów w firmie, aktualizowanie baz danych, tysiące maili lub inne sprawy administracyjno-biurowe pochłaniają większość czasu w wielu instytucjach. Zamiast oddać się zadaniom wymagającym większej kreatywności i analitycznego myślenia, pracownicy przeznaczają swój czas i energię na czynności rutynowe. Do tego dochodzi nieuporządkowana komunikacja między podmiotami, która wpływa na dezorganizację środowiska pracy.

Wdrożenie strategii automatyzacji biznesu pozwala firmom uwolnić się od czynności szablonowych, które równie dobrze mogą być wykonywane przez specjalnie zaprogramowane algorytmy. Dzięki temu pracownicy mogą zyskać czas potrzebny do realizacji bardziej zaawansowanych czynności, wymagających dogłębnej analizy i zastanowienia. Co więcej, automatyzacja pozwala wygospodarować czas na innowacje w firmie, uwalniając zespół od koncentracji na rozwiązywaniu tymczasowych problemów. Bez wątpienia automatyzacja poprzez redukcję czasu potrzebnego do wykonania danego zadania wpływa na wydajność pracy personelu – managerowie spodziewają się, że wprowadzenie systemów automatyzacyjnych zwiększy efektywność przedsiębiorstw w przeciągu kilku kolejnych lat nawet o 27 procent.

Kolejny krok w transformacji cyfrowej biznesu

Automatyzacja jest częścią transformacji cyfrowej, w trakcie której obecnie znajduje się wiele firm. Proces reformacji modeli biznesowych i procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, pozwala na usunięcie wszelkich nieekonomicznych i niefunkcjonalnych elementów działalności.

Wykorzystanie systemów BPA pozwala na zmniejszenie kosztów, stopnia skomplikowania procesów, a także zniwelowanie znaczących błędów. Te korzyści pozwalają wynieść firmę na wyższy poziom biznesu. Automatyzacja jest znakiem, pod którym sygnowana będzie większość organizacji przyszłości.

Autor: Adam Wojtkowski, Dyrektor Generalny Red Hat w regionie Europy Środkowo-Wschodniej