Czym jest EDI? Czym jest EDI?

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 13 marzec 2023

ENOVA365

Warto zapoznać się z EDI, czyli elektroniczną wymianą danych, ponieważ firmy, które korzystają z tej funkcjonalności, czerpią rzeczywiste korzyści. Wdrożenie EDI umożliwia szybsze przetwarzanie dokumentów, zmniejszenie kosztów, ograniczenie liczby błędów oraz poprawę relacji z partnerami biznesowymi - to tylko niektóre z zalet.

REKLAMA

EDI – co to jest?

Elektroniczna wymiana danych, czyli EDI, to proces przekazywania dokumentów między firmami lub instytucjami w postaci plików o ustandaryzowanej strukturze. Dzięki temu, obie strony mogą korzystać z różnych systemów informatycznych, byleby te systemy obsługiwały komunikaty EDI. Najczęściej, EDI stosuje się do wymiany dokumentów między dostawcami a odbiorcami, ale można go również wykorzystać w innych branżach, np. w biurach rachunkowych.

Wymiana dokumentów za pomocą EDI polega na automatycznym przesyłaniu dokumentów między firmami, np. zamówień, potwierdzeń zamówień czy faktur, w postaci komunikatów EDI. Jednym z przykładów zastosowania EDI jest automatyczne przyjmowanie zamówień i wystawianie faktur w sieci handlowej. Ponadto, EDI może być wykorzystane do wymiany dokumentów związanych z wysyłką towarów.

Jak działa EDI?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) między komputerami zastępuje nie tylko pocztę, ale także e-mail. Dlaczego to takie ważne? Chociaż e-mail również pozwala na swego rodzaju elektroniczną wymianę danych, dokumenty wymieniane za pośrednictwem poczty elektronicznej nadal muszą być obsługiwane przez ludzi, a nie wyłącznie przez komputery. Stanowi to problem o tyle, że zaangażowanie ludzi spowalnia przetwarzanie dokumentów, jest bardziej kosztowne, w porównaniu do elektronicznej wymiany danych, a także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.

Żeby uświadomić sobie, jak dużą liczbę ludzi angażuje typowy manualny proces wymiany dokumentów, przyjrzyj się poniższemu schematowi, który pokazuje, jak taki proces przebiega.

Z drugiej strony, przy wymianie komputer-komputer dokumenty mogą przepływać bezpośrednio do odpowiedniej aplikacji na komputerze odbiorcy. W efekcie, ich przetwarzanie może się rozpocząć natychmiast po dotarciu do firmy. Jak działa EDI pokazuje poniższy schemat.

Dla zrozumienia procesu elektronicznej wymiany danych istotne jest także to, że dokument wyeksportowany przez firmę A staje się przy tym innym rodzajem dokumentu w firmie B. Przykładowo, faktura sprzedaży wystawiona przez firmę A będzie przez firmę B zaimportowana, jako faktura zakupu. Widać to na poniższym schemacie.

Format dokumentów w systemie EDI

Ponieważ dokumenty wymieniane w ramach elektronicznej wymiany danych muszą być przetwarzane przez komputery, a nie przez ludzi, muszą mieć one standardowy format. W przeciwnym razie, gdyby wysyłano dokumenty w formacie specyficznym dla danej firmy, systemy komputerowe nie mogłyby precyzyjnie odczytać informacji, zawartych w dokumentach.

W systemie enova365 obsługiwane są komunikaty EDI w postaci plików XML.

Elektroniczna wymiana danych w enova365 – najważniejsze funkcje

Wiesz już na czym polega elektroniczna wymiana danych, ale jakie dokładnie funkcje ma system EDI enova365? Przede wszystkim umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów między podmiotami posługującymi się różnymi systemami informatycznymi. Pozwala więc na:

tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),
tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu,
zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.

To podstawowe funkcje niezbędne do tego, żeby system EDI mógł sprawnie działać. Jednak tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI jest fakt, że struktura komunikatów oraz ich zawartość jest całkowicie definiowalna.

W enova365 można, między innymi:

zdefiniować strukturę komunikatów, korzystając przy tym z wzorców według specyfikacji ECOD i EDINet, jak również komunikatów niezwiązanych z żadnym wzorcem,
tworzyć wiele różnych wariantów definicji komunikatu tego samego rodzaju, np. ORDER,
przypisywać warianty komunikatów poszczególnych rodzajów do kontrahentów i rodzaje komunikatów do definicji dokumentu – osobno dla eksportu i importu.

Do dyspozycji klientów enova365 oddaje także 6 gotowych definicji komunikatów, które można modyfikować: INVOICE, ORDER, DESADV, z których każdy dostępny jest w 2 wariantach, odpowiadających standardom ECOD i EDINet.

W każdym z systemów informatycznych, między którymi zachodzi elektroniczna wymiana danych, może wystąpić różne kodowanie towarów i kontrahentów. Z tego powodu, podstawowym założeniem EDI w enova365 jest identyfikacja towarów po kodzie EAN oraz kontrahentów po kodzie GLN, który jest odpowiednikiem EAN dla lokalizacji, czyli adresu.

Dlaczego warto zainwestować w elektroniczną wymianę danych?

Najważniejszą zaletą elektronicznej wymiany danych jest to, że po jej wdrożeniu dokumenty przepływają do i z systemu ERP z niewielką interwencją człowieka, lub całkiem bez niej. Przyspiesza to przetwarzanie zamówień i zmniejsza koszty zarządzania łańcuchem dostaw oraz podnosi wydajność na kilka innych sposobów. Wyeliminowane jest nie tylko ręczne wklepywanie danych do systemu, co w 100% eliminuje błędy, jakie mogłyby powstać przy tej czynności, ale także wysyłka pocztą czy kurierem, sortowanie, drukowanie czy archiwizowanie dokumentów. Usprawniona zostaje także obsługa klientów, bo przetwarzanie dokumentów przebiega szybciej i jest obarczone mniejszą liczbą błędów.

Ile można tym sposobem zaoszczędzić? Jak często bywa skala oszczędności w firmie, jaka może być następstwem wprowadzenia elektronicznej wymiany dokumentów między kontrahentami zależy od wielu czynników, na przykład – liczby partnerów biznesowych oraz liczby i rodzaju dokumentów przetwarzanych w firmie.

Case study z wdrożeń enova365 pokazują, jednak, że w wielu wypadkach, przejście na elektroniczną wymianę danych może całkowicie zrewolucjonizować przetwarzanie dokumentów w firmie. Tak było na przykład w biurze rachunkowym „Rachunkowość dla firm”, w którym firma Agemit – Autoryzowany Partner enova365 – wdrożyła moduł enova365 EDI i skróciła czas potrzebny na wprowadzanie faktur do systemu o 340 godzin miesięcznie, czyli o 94%.

Źródło: www.enova.pl

Oceń systemy
ENOVA i TRIVA na stronie www.raport-erp.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość