Jak sprawnie kontrolować zamówienia firmowe?

Katgoria: WMS / Utworzono: 11 marzec 2007

Każdy obszar działalności przedsiębiorstwa ma przypisane wykonywanie określonych zadań, których celem jest przynoszenie możliwie najlepszych efektów. Poszczególne komórki organizacyjne generują zapotrzebowania dotyczące ich własnej pracy bądź obsługi zleceń i klientów. Nie ma wyjątku, każdy dział, komórka czy pracownik, aby wykonywać powierzone zadania muszą być wyposażeni w narzędzia do ich realizacji.

Jaka cecha łączy zarówno recepcję, jak i kluczowy w firmie wytwórczej dział produkcji, czy też pojedynczego pracownika magazynu, panią księgową, specjalistę kontroli jakości, a nawet sekcję porządkową? Odpowiedź jest prosta: wszyscy oni zgłaszają potrzeby i związane z nimi zamówienia. Oczywiście pomiędzy zapotrzebowaniem na każdym ze stanowisk istnieje wiele różnic - jedne dotyczą drobnych artykułów biurowych inne niezbędnych do produkcji wyrobu gotowego komponentów. Zasadniczą różnicą jest więc koszt poszczególnych zapotrzebowań (zamówień).

W zależności od przyjętych procedur przed przystąpieniem do realizacji zamówień konieczne jest ich zatwierdzenie na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Zasadą jest, że im koszty związane z zamówieniem są wyższe, tym głębiej w strukturę organizacyjną wnika konieczność jego akceptacji. Najczęściej osobami akceptującymi są dział zakupów, przełożony działu, z którego generowana jest potrzeba, kontroler kosztów, dyrektor. Niestety czas zgłaszania zapotrzebowania i jego akceptacji zazwyczaj się wydłuża. Przekazany do wyższego szczebla dokument zapotrzebowania może się „zawieruszyć” wśród innych dokumentów, zanim zostanie zatwierdzony. Decydent przetrzyma go omyłkowo w szufladzie, itp. Natomiast osoba oczekująca akceptacji niecierpliwi się z powodu braku narzędzia do wykonania zadania. Takie sytuacje nierzadko występują w każdej organizacji.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.

Case study wdrożenia ORDINO - obieg zamówień.

Firma produkcyjna zatrudnia około 150 osób działach: produkcyjnym, magazynowym, administracyjnym i księgowości. Każdego dnia generują one nawet po kilkadziesiąt zamówień wewnętrznych i zewnętrznych. Ze względu na problemy z ich obsługą decydenci firmy postanowili wdrożyć system ORDINO. TOT.NET w pierwszej kolejności miał za zadanie zaimplementować ORDINO Obieg Zamówień, gdyż w tym obszarze ścieżka papierowych dokumentów sprawiała przedsiębiorstwu najwięcej kłopotów.

Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.

Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.

Poniżej przedstawiono wypełniony przykładowy formularz zgłoszenia zamówienia w systemie ORDINO. Wypełniają go wszyscy pracownicy chcący złożyć jakiekolwiek zamówienie, bez względu na pion szczebla organizacyjnego, na którym się znajdują.

W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:

Struktura obiegu zamówienia jest dostosowana w każdym projekcie do indywidualnego toku procesu obiegu w danym przedsiębiorstwie.

Jeżeli budżet zamówienia przekracza próg wydatków generującego je pracownika, wówczas wysyłane jest do akceptacji osoby, która jest zdefiniowana w ścieżce obiegu ORDINO i ma przypisany wyższy próg wydatków – w przypadku opisanego przykładu do kierownika działu. Składający zamówienie nie może go jeszcze zrealizować, a formularz znajduje się w grupie oczekujących na odpowiedź o akceptacji lub odrzuceniu.

Kierownik działu na ekranie swojego komputera widzi zamówienie wygenerowane przez pracownika. Jednak budżet oczekującego na akceptację zapotrzebowania jest na tyle wysoki, że przekracza próg wydatków ustalony dla jego stanowiska. Wobec tego wówczas poza kierownikiem działu zamówienie musi trafić do jeszcze wyższego w hierarchii struktury organizacyjnej szczebla – w tym przypadku do działu zakupów. Jeżeli kierownik uzna wydatek za bezzasadny, ma możliwość odrzucenia zamówienia zamiast przekazywać go dalej.

Załóżmy, że kierownik nie odrzucił zamówienia i przekazał go do akceptacji kolejnej osobie w ścieżce obiegu - jest nią specjalista ds. zakupów. Osoba ta ma wyższy od kierownika działu próg wydatków. Do niej trafiają nie odrzucone przez kierownika działu zamówienia. Specjalista ds. zakupów może zaakceptować bądź odrzucić zapotrzebowanie. W podanym przykładzie osoba ta odrzuca zamówienie. Wówczas do kierownika działu i pracownika wraca formularz z informacją o odrzuceniu zamówienia. Poniżej zobrazowano przykładowy ekran dla zamówienia odrzuconego przez osobę na stanowisku specjalisty ds. zakupów.

Ścieżka obiegu zamówień w tym przedsiębiorstwie jest tak zaprojektowana, że każde zamówienie, które ze względu na wysokość planowanych do jego realizacji wydatków, wymaga akceptacji najwyższego szczebla (dyrektora) w pierwszej kolejności trafia do działu zakupów. Zakupy decydują czy omawiane zamówienie przekazać do akceptacji dyrektora czy też odrzucić je nie przedstawiając dyrektorowi w ogóle.

Decyzja o akceptacji zamówienia przez dyrektora trafia w informacji zwrotnej do osób związanych z wygenerowanym zamówieniem.

Zgodnie z potrzebami firmy do formularza elektronicznego zamówienia poza jego standardowym opisem można dodać komentarze, załączniki, priorytety ważności. Istnieje możliwość elektronicznej konsultacji zapotrzebowania z innymi pracownikami firmy. Na każdym etapie można sprawdzić stan zapotrzebowania i jego akceptacji bądź braku zgody. System zbiera pełną historię pracy nad zamówieniem. W ostatnim etapie, po otrzymaniu akceptacji na realizację potrzeby, drukowana jest wersja zamówienia wg ustalonego formularza z logo firmy i odpowiednimi, wymaganymi adnotacjami. Podpisany dokument jest gotowy do przekazania dostawcy.

Decydenci zaznaczają, że odkąd w ich firmie zamówienia składa się dzięki ORDINO w postaci elektronicznej, proces ten przebiega dużo sprawniej, komunikacja między wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za pracę nad danym zamówieniem jest uproszczona, oni sami mają pogląd na planowanie wszystkich wydatków w firmie.

Przedstawiona ścieżka obiegu zamówień odwzorowuje przykładowy proces składania zamówień wewnętrznych i ich akceptacji. Możliwe jest wdrożenie również ORIDNO obieg faktur, w którym będą połączone zamówienia z fakturami przychodzącymi.

TOT.NET podchodzi do realizacji każdego projektu indywidualnie, dlatego każdy nasz Klient ma prawo sam ustalić szczegóły wyglądu ORDINO zgodnie z jego własnymi potrzebami. Również zważywszy na różnice i niepowtarzalność procesów związanych z obiegiem dokumentów nasza firma indywidualnie dostosowuje oprogramowanie do specyfiki ścieżki obiegu w każdym przedsiębiorstwie.

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość