Obieg zleceń wg TOT.NET

Katgoria: WMS / Utworzono: 25 maj 2006

Umiejętne zarządzanie masą istotnych informacji i zadań, które każdego dnia otrzymują pracownicy, bezpośrednio wpływa na poprawę komunikacji wewnętrznej oraz usprawnienie szybkości i jakości realizowania prac. Zorganizowanie, sprawny przepływ danych, szybkość realizacji zadań to główne czynniki przekładające się nie tylko na wewnętrzny ład, ale również na zadowolenie współpracujących przedsiębiorstw. Poszczególne zadania pracowników w dużej mierze związane są ze zleceniami. Kiedy wpływa do przedsiębiorstwa nowe zlecenie za jego realizację odpowiedzialne są różne osoby. Są to często pracownicy wielu komórek organizacyjnych. Za sprawność realizacji zlecenia nie odpowiadają tylko sami ludzie. Bez odpowiednich narzędzi do pracy dobre chęci pracowników to połowa sukcesu.

Firma TOT.NET proponuje wsparcie procesów zarządzania zleceniami autorskim oprogramowaniem Ordino. Wielomodułowa aplikacja Ordino umożliwia poprawę obiegu różnych typów dokumentów, zadań, zleceń, reklamacji, obejmując dowolne obszary przedsiębiorstwa, które wymagają szczególnego wsparcia. Możliwość dowolnego kompletowania Ordino wg modułów funkcjonalnych pozwala na wybór i dopasowanie aplikacji do potrzeb, procesów i specyfiki przedsiębiorstwa.

Ordino – obieg zleceń

Obieg zleceń to jeden z modułów systemu Ordino. Można go niezależnie wdrożyć dostosowując do specyfiki przedsiębiorstwa. W pierwszym etapie konsultanci TOT.NET analizują wspólnie z klientem obszary, które wymagają usprawnienia i przygotowują Ordino zgodnie z realizowanymi funkcjami, procesami i specyfiką firmy.

Ordino wspiera cały proces realizacji zlecenia od jego rejestracji, przez przekazanie w formie elektronicznej sprawy do odpowiedzialnych osób w całym cyklu procesu aż do zakończenia i archiwizacji. Program umożliwia ewidencjonowanie zleceń, konsultowanie sprawy z innymi pracownikami, przesyłanie zlecenia dalej do innej osoby odpowiedzialnej (np. po zakończeniu pewnego etapu prac). Przesyłanie odbywa się zgodnie z ustalonym wcześniej schematem obiegu zlecenia w procesie jego realizacji.

Ordino umożliwia podniesienie efektywności pracy pracowników. Usprawnia przepływ informacji i dokumentów oraz znacznie poprawia komunikację pomiędzy stronami zlecenia. Ma na to wpływ między innymi możliwość włączenia do procesu przedstawicieli klienta. Mogą oni mieć różne prawa nadane przez administratora między innymi prawo od przeglądania zleceń nieodebranych, oglądania statusu, toku realizacji i inne. Osoby odpowiedzialne za realizację sprawy mogą w prosty sposób zarządzać zleceniami, które czekają na odbiór, zleceniami edytowanymi oraz przesyłanymi dalej. Zaawansowana wyszukiwarka pozwala na szybkie odnalezienie zlecenia wg zdefiniowanych kryteriów. Innym obszarem Ordino przyspieszającym pracę są różne mechanizmy kontrolne np. kontrola czasu obsługi sprawy przez pracowników poszczególnych grup. Dodatkowo zlecenie może być edytowane (nawet jednocześnie) przez wielu użytkowników. W Ordino można także automatycznie generować różnorodne raporty związane ze zleceniami. Każdy raport jest indywidualnie przygotowany wg potrzeb przedsiębiorstwa. Funkcje te sprawiają, że Ordino sprawdza się jako doskonałe narzędzie przyspieszające czas realizacji zleceń i podwyższające jakość przepływu informacji. Funkcje kontrolne i analityczne pozwalają na pełen monitoring i sprawniejsze zarządzanie zadaniami pracowników.

Ordino – obieg zleceń można wzbogacić o inne obszary np. o obieg reklamacji, dokumentów takich jak faktury, umowy, delegacje i inne

Poniższe studium przypadków wskazuje możliwości zastosowań i usprawnień obszaru zarządzania zleceniami za pomocą Ordino.

Studium Przypadku – Ordino wspiera zarządzanie zleceniami w firmie serwisującej pojazdy mechaniczne

Studium przypadku obrazuje zarządzanie zleceniami w firmie świadczącej usługi serwisowe pojazdów mechanicznych. Wygląd ekranów i obieg procesów Ordino jest przygotowany zgodnie ze specyfiką i potrzebami firmy serwisującej.

Schemat obiegu zleceń w firmie serwisującej wygląda następująco:

Pracownik obsługi klienta – rejestracja zgłoszenia awarii w Ordino

Opis obiegu:

W momencie nowego zlecenia pracownik obsługi klienta wprowadza nowe zlecenie do Ordino. Formularz główny wprowadzonego zlecenia wygląda następująco:

Pracownik obsługi klienta przypisuje odpowiedzialnego za naprawę pracownika serwisu. Do elektronicznego formularza może podpiąć zeskanowany dokument np. przyjęcia do naprawy i inne dokumenty generowane w ramach realizacji naprawy. W ramach wprowadzania nowego zlecenia można zdefiniować wymagany termin naprawy, ustawić priorytet sprawy i wpisać własne uwagi kierowane do pracownika serwisu. Po zatwierdzeniu nowej sprawy automatycznie jest ona dostępna w sprawach oczekujących pracownika serwisu. Pracownik ds. obsługi klienta w dowolnym momencie może otworzyć zlecenie (znajduje się ono w folderze 'utworzone'), sprawdzić jego stan i historię - dowiedzieć się kto i kiedy otrzymał sprawę do realizacji oraz jakie miał zadanie do wykonania. Może również sprawdzić kto aktualnie edytuje dokument i do kiedy powinien zakończyć swoją pracę.

W ramach realizacji zlecenia pracownik serwisu może wprowadzić do Ordino szereg istotnych informacji o zleceniu. Dla pracownika ds. obsługi klienta ważne są dane dotyczące czasu pracy, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych i innych istotnych elementów wpływających na wartość zlecenia. To pracownik ds. obsługi klienta wycenia wartość zlecenia po wpisaniu danych przez pracownika serwisu i logistyka. Ordino po wpisaniu informacji kosztowych automatycznie podlicza wartości. Istnieje również możliwość zaszycia informacji o cenach np. godzin pracy, cen poszczególnych części i.in. W takim przypadku czasochłonność wyceny zminimalizowana jest do minimum – Ordino wylicza wartość niemal bez ingerencji pracowników.

Widok ekranu wprowadzania nowej czynności np. diagnostyki komputerowej silnika przez pracownika serwisu:

W dowolnym momencie pracownik obsługujący zlecenie może oddelegować swoją pracę do innego pracownika (np. zastępcy). Po zakończeniu sprawy pracownik obsługi klienta może wysłać zlecenie do przedstawiciela klienta celem weryfikacji bądź akceptacji. Na dowolnym etapie wykonywania zlecenia można wygenerować jego papierową wersję. Odpowiednio uprawnieni użytkownicy mogą również generować raporty z zestawieniami kosztów i cen zleceń.

Poniższy zrzut obrazuje przykładowy najprostszy raport zlecenia, który można automatycznie wygenerować na podstawie danych wpisanych do Ordino.

Przedstawiony powyżej przykład ilustruje prosty obieg zlecenia. Proces ten często jest bardziej skomplikowany (może zawierać cykle, delegacje do innych pracowników, przypomnienia i inne mechanizmy kontrolne). Proces obiegu zlecenia zawsze dostosowany jest do specyfiki i potrzeb przedsiębiorstwa.

Istotne cechy Ordino - obieg zleceń:

Dowolnie modyfikowane ekrany i kompletowane funkcje oprogramowania sprawiają, że Ordino może być dedykowane wielu, bardzo różnym od siebie branżom działalności.
Pełna elastyczność związana z możliwością rozbudowy Ordino według indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw.
Mechanizmy kontrolne pozwalają na dokładniejsze monitorowanie i kontrolę pracowników;
Mechanizmy analityczne umożliwiają automatyczne generowanie istotnych, nawet bardzo złożonych raportów – każdy raporty przygotowany jest wg specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa.
Na życzenie przedsiębiorstwa można włączyć do procesu realizacji zlecającego. Dzięki temu wybrani pracownicy klienta mogą uczestniczyć w realizacji zlecenia. Przedstawiciele klienta mogą np. utworzyć zlecenie, a następnie monitorować jego stan.
Ordino – obieg zleceń może być wykorzystywany nie tylko w relacjach klient-przedsiębiorstwo.
Również efektywnie można korzystać z Ordino w ramach zlecania prac swoim podwykonawcom.

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość