ERP – jak dobrze wybrać i efektywnie wdrożyć?

 

Mówiąc nieco prościej jest to oprogramowanie, bez którego żadna, co najmniej średniej wielkości nowoczesna firma nie może się obyć i nie ma tu znaczenia czy profil działalności jest usługowy, handlowy czy produkcyjny. Wybór właściwego systemu jest kluczowy dla rozwoju i funkcjonowania firmy. Od niego też w dużej mierze zależy efektywność większości działów oraz rozwój przedsiębiorstwa.

Najważniejszy pierwszy krok

Wiele firm nadal korzysta z programów napisanych wiele lat temu przez zaprzyjaźnionego informatyka, często w początkach swojej działalności. Przez kolejne lata wraz ze wzrostem biznesu z małej, przydomowej firmy, do średniej wielkości przedsiębiorstwa, program był obciążany kolejnymi funkcjami, raportami, dodatkami – ograniczonymi najczęściej wiedzą firmowego informatyka tworzącego zręby systemu. Zdarza się, że przedsiębiorstwa wdrażały system jeszcze dzięki początkom dofinansowań z Unii Europejskiej, nie aktualizując go przez wiele lat. W obu przypadkach prawdopodobnie system zaczynał działać coraz wolniej, dodatkowo nie znalazł się nikt, kto znałby kod źródłowy i mógł wprowadzić zmiany czy aktualizacje. Efektywność spadała, brakowało danych i narastały frustracje. W takich sytuacjach zwykle rodzi się pomysł – a może zmienimy system?

Zazwyczaj już wtedy zaczynają się poszukiwania odpowiedniego dostawcy. Po cyklu spotkań, prezentacji i wizyt referencyjnych u zawsze zadowolonych klientów zapada decyzja. Jeszcze „tylko” negocjacje cenowe, analiza potrzeb i można wdrażać. Czasem odbywają się jeszcze modyfikacje systemu, obowiązkowe, dedykowane raporty dla Pani Krysi z księgowości i tak mija rok. System startuje, korki od szampana strzelają, wszyscy pracują. Tylko nadal coś jest nie tak, czegoś brakuje, nie do końca tak miało być. Nie wszyscy są tak zadowoleni, jak w firmie, gdzie pokazywano działający system. W czym zatem tkwi problem?

Do wyboru, do koloru

Polski rynek dostawców ERP możemy podzielić na dwie główne kategorie: producentów oprogramowania i firmy wdrażające. Pierwsza to najczęściej nasi krajowi dostawcy, którzy samodzielnie wdrażają produkowane przez siebie oprogramowanie. Stoi za nimi sztab deweloperów, analityków, architektów, którzy z założenia mają stworzyć system idealny. Druga kategoria to firmy wdrożeniowe, oferujące rozwiązania zarówno firm globalnych, jak i naszych rodzimych producentów. Bardzo często firmy te współpracują z dostawcami lub dysponują własnymi działami programistycznymi i są w stanie przygotować większe lub mniejsze modyfikacje oraz dodatki w głównym programie. Rynek oferuje mnóstwo rozwiązań – od systemów prawie pudełkowych, które należy zainstalować, wstępnie skonfigurować i można zaczynać pracę, po duże systemy ERP wymagające większej parametryzacji, budowy schematów księgowych, profili uprawnień, itd. Każdy z nich jest przeznaczony dla trochę innego klienta, każdy z nich ma swoją specyfikę. Część powinna pasować do dużej liczby firm, ale niektóre sprawdzą się np. tylko w firmach produkcyjnych.

Świadomie pomijam tutaj całkowicie dedykowane systemy, gdyż z mojego doświadczenia wynika, iż naprawdę niewiele firm potrzebuje całkowicie autorskiego, dedykowanego rozwiązania w obszarze ERP.

Skoro mamy tak duży wybór to czemu tak trudno dobrze wybrać? W wielu firmach wdrożenie systemu ERP zaczyna się i kończy na „chcemy”, a nie od „dlaczego?”. Wybieramy oczami, dlatego podejmujemy decyzję na podstawie prezentacji systemów, które są dokonywane przez dobrze przygotowanych do tego handlowców lub konsultantów. Często firmy opierają się też na opiniach znajomych, którzy są już po procesie wyboru, co niestety nie zawsze gwarantuje wybór najlepszej dla naszej organizacji opcji. W całym tym procesie firmy popełniają kilka zasadniczych i często kosztownych błędów.

Najczęściej popełniane błędy

Ja wiem najlepiej!

Często decyzję o wyborze systemu podejmuje zarząd, kierując się swoimi doświadczeniami, wiedzą oraz oczekiwaniami. Z pewnością są to osoby kompetentne i posiadające wiedzę, to właśnie oni dany biznes budowali. Jednak ich perspektywa nie zawsze jest właściwa ponieważ to nie oni obsługują klientów, wydają towar z magazynu czy wprowadzają zlecenia produkcyjne. Niestety, rzadko zdarza się, że w procesie wyboru systemu biorą udział pracownicy, którzy rzeczywiście będą na nim pracować. Powoduje to częste problemy, które ujawniają się dopiero na etapie szkoleń tuż przed planowanym uruchomieniem. Wówczas okazuje się na przykład, że proces już od kilku lat wygląda zupełnie inaczej lub pojawiają się dodatkowe potrzeby. W systemie na szybko implementowane są zmiany, których domagają się pracownicy. Wszyscy doskonale wiemy, jak kończą się takie ad hoc’owe działania.

Kopiuj – wklej

Często powtarzanym błędem większości wdrożeń jest próba skopiowania dotychczasowych rozwiązań i jedynie ich dostosowanie do nowej formy – „Do tej pory mieliśmy taki raport i nadal go chcemy!” Często firmy nie do końca wiedzą po co, nie bardzo wiedzą co jest w środku i skąd pochodzą dane, ale był w starym systemie, czyli w nowym też powinien być.

Zwykle firmy nie korzystają z rozwiązań wbudowanych, które co do zasady zapewnią 2 zalety – stabilność systemu i szybkość działania. Oczywiście są też tańsze. Każdy z systemów ma swoje wady i zalety, każdy jest trochę inny. Jednak wszystkie zapewnią nam wydruk prezentujący stan magazynu i nie zawsze potrzebne jest zamienianie kolumn ze sobą lub dorzucanie kolejnych.

Jakie to ładne!

Jesteśmy wzrokowcami i dlatego kupujemy oczami. Chętniej także kupujemy coś, co jest nam chociaż trochę znane stąd na przykład coraz więcej systemów posiada tzw. „ribbon” podobny do tego znanego z systemów Microsoft Office. Takie rozwiązanie wydaje się decydentom bardziej przyjazne i nowoczesne. Dlatego też, tak wiele czasu na wszelkich prezentacjach poświęcanego jest na pokazanie systemów Business Intelligence. Z nich najczęściej korzysta zarząd i kierownicy, a wspaniałe wykresy, wskaźniki i budowane od ręki tabele przestawne robią wrażenie. Niestety, rzadko brana pod uwagę jest rzeczywista funkcjonalność, realny czas obsługi klienta, proces który działa w tej konkretnej firmie.

Tak zapisano w analizie

Analiza przedwdrożeniowa – w mojej ocenie największe zło każdego wdrożenia systemu ERP. Z jednej strony dokument, który powinien odzwierciedlać całość procesów w przedsiębiorstwie. Z drugiej obustronny bicz.

Analiza jest tworzona z udziałem firmy, na którą już się zdecydowaliśmy, a zatem powinna być odwzorowaniem naszych procesów w tym właśnie systemie. Jako kupujący nie liczmy jednak na to, że cały dokument jest tworzony specjalnie dla nas. Najczęściej będzie on kompilacją notatek ze spotkań i odwzorowaniem tego, co może system, a nie zawsze tego, co tak naprawdę my chcemy osiągnąć. Dokumentu liczącego 100-200 stron nikt dokładnie nie przeczyta. Z kolei ten liczący stron 30-50 jest tak ogólny, że pasuje do prawie każdej firmy. Dodatkowo, w trakcie tworzenia analizy i implementacji zapisanych w niej rozwiązań, świat, rynek i konkurenci biegną do przodu. Zapisy te w momencie startu mogą już być przestarzałe, nieaktualne. Procesy zdążą się zmienić i przybrać zupełnie inny kierunek.

Nie taki diabeł straszny

Powtórzę, że system, na którym pracuje przedsiębiorstwo jest w dużym stopniu kluczem do jego sukcesu. Właśnie dlatego jego zmiana ma większe znaczenie niż można byłoby przypuszczać. Jak zatem zrobić to dobrze? Od czego zacząć? Po pierwsze i moim zdaniem najważniejsze – warto zainwestować swój czas, aby odpowiedzieć sobie na pytanie, po co chcemy wdrożyć system. Niezbędna jest także analiza potrzeb przygotowana wraz z pracownikami oraz wspólne zidentyfikowanie słabych stron w aktualnych procesach. Wiedza czego firma potrzebuje, co jest jej słabością oraz które procesy zajmują najwięcej czasu pracownikom jest w tej sytuacji bezcenna. Myślę, że nie warto skupiać się na wspaniałych i kolorowych raportach BI, gdyż tak naprawdę można je stworzyć za pomocą wielu niezależnych narzędzi analitycznych. Pewnie, że łatwiej i taniej jest skorzystać ze współpracującego systemu BI, jednak czy analiza danych jest clue danego biznesu? Być może już na tym etapie znajdą się raporty, które wykorzystywane są raz w roku, albo rzadziej – czy zatem jest sens wydawać pieniądze na raport, którego ręczne liczenie nie zwróci nam się przez 10 lat?

Ważne, aby wiedzieć jak najwięcej o dostawcach, sprawdzić opinie lub samodzielnie skontaktować się z firmą, która skorzystała już z ich usług. Pomocne będzie także ustalenie z jakich systemów korzystają konkurencyjne przedsiębiorstwa i czy dzięki nim rozwijają się szybciej. Dobrą praktyką jest też udział w konferencjach i prezentacjach organizowanych przez producentów oprogramowania, pozwala to poznać tendencje rynkowe.

Przygotujcie scenariusze, które powinny zostać zaprezentowane w każdym z oglądanych systemów. Nie te wzorcowe, idealnie przygotowane dla was przez handlowców. Takie, które wykonujemy u siebie najczęściej oraz takie, które sprawiają nam najwięcej trudności. Dzięki temu będziemy mogli w sposób w miarę obiektywny dokonać wyboru. Będziemy mieli porównanie, który z systemów w swojej bazowej wersji najlepiej spełnia nasze potrzeby.

Zachęcam też do rozmowy z dostawcami, warto korzystać z ich doświadczeń i zaszytych w systemach rozwiązań. Wdrożenie i utrzymanie takiego systemu będzie też znacznie tańsze i łatwiejsze.

Z doświadczenia wiem, jak istotne jest wyznaczenie osoby, która ma dużą wiedzę o przedsiębiorstwie i będzie miała czas na uczestnictwo we wszystkich spotkaniach. Ważne jest, aby był to ktoś z całościowym oglądem sytuacji, aby nie powielać niektórych schematów albo nie planować w sposób całkowicie inny niektórych procesów, np. z punktu widzenia zakupu i księgowości.

Podsumowując, cały proces analizy i wybór dostawcy jest w gruncie rzeczy najważniejszą decyzją. Pamiętajcie, dla dostawcy jesteście kolejnym, często bardzo ważnym, ale tylko kolejnym klientem. Zapewne zadajecie sobie pytanie, czy dacie radę? Tak, dacie! Nie musicie w tym celu korzystać z zewnętrznej firmy, która przeprowadzi analizę przedsiębiorstwa. To, że jesteście na rynku i stać Was na dyskusję o wyborze systemu świadczy, że ta wiedza jest w organizacji i wystarczy po nią sięgnąć. Nie bójcie się pytać własnych pracowników o ich pomysły, doświadczenia, sugestie. Pamiętajcie, że czas poświęcony na samoanalizę zwróci się Wam wielokrotnie i uchroni przed zbędnymi wydatkami. Powodzenia!

Autor: Marcin Gora  Kierownik projektu/programu, Trener, Konsultant biznesowy, Prawnik