Przejdź do głównej treści

Pięć największych błędów przy wdrażaniu systemów ERP

Katgoria: ERP / Utworzono: 17 styczeń 2020
Pięć największych błędów przy wdrażaniu systemów ERP
abas logo erp 2021Oczekiwania przedsiębiorstw wobec wdrożenia systemu ERP są wysokie. Firmy liczą na optymalizację procesów, oszczędności finansowe i dodatkowe przychody. Oprogramowanie ERP może znacznie udoskonalić procesy w przedsiębiorstwie. W praktyce często okazuje się jednak, że implementacja nowych systemów wiąże się również z pewnymi wyzwaniami.

REKLAMA
ASSECO KSEF


 
Klasyczne błędy prowadzą do trudności na etapie uruchomienia, a w ekstremalnych przypadkach nawet do całkowitego przestoju w bieżącej działalności firmy. abas Business Solutions Poland w niniejszym artykule pokazuje, jak od samego początku unikać problemów przez uwzględnienie pięciu ważnych kwestii.

Cele projektów często nie są w pełni osiągane

Na szczęście przypadki, w których wdrożenie systemu ERP jest całkowicie nieudane, zdarzają się w firmach średniej wielkości bardzo rzadko. Doświadczeni menedżerowie zajmujący się systemami ERP potwierdzają jednak, że projekty często znacznie przekraczają zaplanowane ramy czasowe i finansowe. Pojawiają się też sytuacje, w których wdrożone rozwiązanie ERP spełnia tylko część pierwotnie założonych wymagań funkcjonalnych. Z czego to wynika?

Oprócz ogólnie nieefektywnego zarządzania projektem do niepowodzenia prowadzą przede wszystkim błędy na etapie przygotowań. Specjaliści abas Business Solutions Poland, jednego z czołowych dostawców systemów klasy ERP, poniżej przedstawiają szczegółowo, na czym one polegają.

Błąd nr 1: niewystarczające uwzględnienie procesów

Podstawą solidnego wdrożenia systemu ERP zawsze powinna być kompleksowa analiza istniejących procesów biznesowych. Dlatego należy bezwzględnie przygotować systematyczne zestawienie wszystkich procesów i w jego ramach określić, które procesy mają być optymalizowane w przyszłości. W zadanie to zawsze trzeba zaangażować pracowników z poszczególnych działów.

Według abas Business Solutions Poland sprawdzonym narzędziem pomocniczym jest np. wizualizacja za pomocą schematów blokowych. Jeśli firma nie zna dobrze swoich procesów docelowych, dużo trudniej będzie jej wybrać odpowiednie oprogramowanie ERP. Istnieje też ryzyko, że zdecyduje się na system, który nie obsługuje wszystkich istotnych procesów. Okazuje się to często dopiero w trakcie wdrożenia systemu ERP. Należy pamiętać, że system musi być w maksymalnym stopniu dostosowany do procesów. W przeciwnym razie rozwiązanie ERP spowoduje nieplanowane zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, czego zdecydowanie trzeba unikać.

Błąd nr 2: wybór niewłaściwego dostawcy systemu ERP

Przypadki, w których całe wdrożenie systemu ERP jest nieudane, wiążą się często z nieodpowiednim procesem wyboru dostawcy. Aby ocenić dostawcę, niezbędna jest kompletna specyfikacja wymagań. Jej podstawą jest z kolei wspomniana wcześniej definicja procesów docelowych. Nieodpowiednie postępowanie na tym etapie może doprowadzić do wyboru niewłaściwego systemu. Należy tu dokonać rozróżnienia między dwoma przypadkami: system może nie pokrywać wszystkich wymagań lub wybór padnie na zbyt obszerne rozwiązanie ERP, które przytłoczy przedsiębiorstwo z uwagi na wysokie koszty i pracochłonność konfiguracji.

Trzeba też wziąć pod uwagę elastyczność oprogramowania w przyszłości. Jeśli nie będzie można go odpowiednio dopasować do zmieniających się okoliczności, będą powstawać nowe odseparowane rozwiązania. Firma osiągnie wówczas dokładnie ten efekt, którego chciała uniknąć przez wdrożenie systemu ERP.

Dlatego proces wyboru trzeba przeprowadzić skrupulatnie. Decyzji w żadnym wypadku nie można podejmować na podstawie powierzchownej prezentacji dostawcy. Należy szczegółowo sprawdzić, czy potencjalne rozwiązanie spełnia wszystkie wymagania. Pomocne może tu być włączenie w podejmowanie decyzji użytkowników lub kluczowych użytkowników z poszczególnych działów.

Aby wdrożenie systemu ERP nie rozsadziło wyznaczonego budżetu, ważne jest też wcześniejsze możliwie realistyczne oszacowanie całkowitych kosztów związanych z potencjalnymi systemami. Przy analizach tych należy uwzględnić nie tylko koszty licencji, lecz także nakłady na konkretne modyfikacje i migrację danych.

Błąd nr 3: błędy w zarządzaniu projektem

Doświadczeni menedżerowie zajmujący się systemami ERP wiedzą, jak ważne dla sukcesu wdrożenia systemu ERP jest profesjonalne zarządzanie projektem. Zasadniczym błędem jest tu umiejscowienie projektu zbyt nisko w hierarchii. W firmach średniej wielkości warto stworzyć „sztab” obejmujący przedstawicieli kierownictwa firmy, którzy przejmą odpowiedzialność. Menedżerowie tego szczebla mają wystarczające kompetencje decyzyjne w zakresie budżetów, harmonogramów i definiowania celów.

Zasoby i terminy dla projektu ERP trzeba zaplanować jak najbardziej realistycznie. Kluczowe stanowiska w projekcie należy obsadzić konsekwentnie i pozostawić członkom zespołu wystarczającą swobodę.

Często zaniedbywane są też banalne sprawy, takie jak określanie kamieni milowych. Może przez to powstać wrażenie, że wdrożenie systemu ERP odbywa się w obrębie wyznaczonego budżetu i harmonogramu, choć wcale nie osiągnięto istotnych celów cząstkowych. Zasadniczo przed rozpoczęciem należy więc zadbać o to, aby w przedsiębiorstwie dostępne były osoby odpowiednio wykwalifikowane w zakresie zarządzania projektem.

Błąd nr 4: niewystarczające zaangażowanie personelu w projekt

Wdrożenie systemu ERP prowadzi do sukcesu tylko wtedy, gdy nowe rozwiązanie spotka się z akceptacją personelu. Nadchodzące zmiany prowadzą oczywiście do niepewności, a nawet obaw o utratę pracy, dlatego niezbędna jest transparentna polityka informacyjna. Użytkowników należy na wczesnym etapie zaangażować w planowanie i pokazać im, co się zmieni przez wprowadzenie nowego rozwiązania ERP. Gdy użytkownicy z poszczególnych działów mają prawo głosu odnośnie struktury systemu, dodatkowo wzrasta akceptacja.

W trakcie projektu należy ciągle udostępniać informacje dotyczące postępów w jego realizacji. Nie wystarczy tu duży, grupowy mailing obejmujący zarząd, radę zakładową i pracowników. Lepiej jest regularnie organizować spotkania dotyczące statusu i zebrania informacyjne. Do transparentnego „marketingu projektowego” można też wykorzystać takie media jak intranet czy biuletyn pracowniczy.

W żadnym wypadku nie należy też zaniedbywać szkolenia użytkowników. Godne polecenia są w szczególności szkolenia praktyczne, ukierunkowane na rzeczywiste zadania wykonywane w przedsiębiorstwie. Należy przy tym pamiętać, że wdrożenie systemu ERP wymaga ukierunkowanego na procesy myślenia ponad granicami poszczególnych działów. W zależności od wielkości firmy przydatne może być też przeszkolenie kluczowych użytkowników. Pełnią oni później funkcję ekspertów i osób kontaktowych w swoich działach.

Błąd nr 5: niepełne wykorzystanie funkcji nowego systemu

Wdrożenie systemu ERP uznaje się za zakończone, gdy zrealizowane zostaną wszystkie wymagania projektu i odwzorowane zostaną zdefiniowane procesy docelowe. Po osiągnięciu tych celów przedsiębiorstwa często ignorują dalsze możliwości optymalizacji, choć nowy system udostępnia im do tego stosowne narzędzia. Najlepsze pomysły pojawiają się jednak w trakcie pracy. Dlatego bezpośrednio po zakończeniu projektu warto wprowadzić procedury, które pozwolą w uporządkowany sposób gromadzić i oceniać propozycje udoskonaleń. Można je potem stopniowo realizować samodzielnie, we współpracy z zewnętrznym doradcą lub dostawcą systemu ERP.

Podsumowanie: niepowodzenie wdrożeń systemów ERP tkwi często w fazie przygotowań

Wdrożenia systemów ERP nie udają się zwykle z tych samych przyczyn. Częstym źródłem niepowodzenia są błędy na etapie przygotowań. Jak podkreśla abas Business Solutions Poland kluczowy jest tu m.in. sposób myślenia. Uruchomienie nowego systemu ERP należy traktować nie jak proces czysto informatyczny, lecz organizacyjny. Firma nie tylko wdraża narzędzia, lecz także wprowadza szeroko zakrojone zmiany w strukturze i organizacji procesów. Konsekwentne ukierunkowanie na procesy stanowi więc istotne kryterium sukcesu.

Trzeba także pamiętać, że na kierownictwo i pracowników czeka nie tylko nowy interfejs użytkownika. Pracownicy będą musieli się nauczyć myślenia ponad granicami własnych działów i uświadomić sobie swoją rolę w złożonej strukturze firmy. Jeśli w przedsiębiorstwie poszczególne działy funkcjonują w izolacji, trzeba przełamać ten model działania. W przeciwnym razie zagrożony będzie główny cel wdrożenia systemu ERP, jakim jest wypracowanie optymalnych przepływów pracy i łańcuchów procesów ponad granicami poszczególnych działów.

Źródło: www.abas-poland.com  

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
psilogoW ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom,  które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Przeczytaj Również

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), s… / Czytaj więcej

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej

ERP a modele produkcji: jak zestroić strategię z wymaganiami rynku

Czego wymagają dziś klienci firm produkcyjnych? Szybkiej realizacji zamówień, personalizacji produk… / Czytaj więcej

Standaryzacja we wdrożeniach ERP: Fundament efektywności i globalnej skali działania

Systemy ERP od lat pełnią centralną rolę w transformacji cyfrowej firm – jako platformy integrujące… / Czytaj więcej

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej