Przejdź do głównej treści

Czego unikać przy wdrożeniu ERP: 10 kluczowych błędów

Katgoria: ERP / Utworzono: 08 wrzesień 2024
Czego unikać przy wdrożeniu ERP: 10 kluczowych błędów
Od zbyt niskiego budżetu po brak zaangażowania biznesu w prowadzenie projektu — liderzy IT muszą uważać na te pułapki podczas wdrażania, aktualizacji systemu ERP lub migracji do chmury. Zanim jednak rozpoczniesz projekt ERP, warto poznać pułapki, na jakie napotkały inne firmy. Poniżej znajdziesz najczęstsze błędy popełniane przez organizacje podczas pierwszego wdrożenia ERP, aktualizacji istniejącego systemu, zmiany dostawcy lub migracji z infrastruktury lokalnej do chmury.


REKLAMA
ASSECO KSEF
 
1. Biznes nie na pierwszym miejscu

Jeśli projekt ERP jest prowadzony przez dział IT, oznacza to, że realizacja nie przebiega prawidłowo. Często menedżerowie IT mogą forsować aktualizację systemu ERP, ponieważ obecna wersja nie jest już wspierana przez dostawcę, albo dążą do przejścia na model SaaS, aby zmniejszyć wydatki kapitałowe i ograniczyć zasoby potrzebne do zarządzania infrastrukturą lokalną. Mimo to, projekt ERP nie powinien być w całości zarządzany przez IT – liderem musi być biznes.

Głównym celem strategicznym wdrożenia ERP jest wspieranie innowacji, które otwierają nowe możliwości generowania przychodów. Dlatego tak ważne jest, aby liderzy biznesowi byli zaangażowani już od samego początku projektu. Powinni identyfikować problemy, wskazywać kluczowe obszary wymagające optymalizacji oraz tworzyć listy życzeń na przyszłość. Technologia ERP nie spełni wszystkich tych oczekiwań, ale może odpowiedzieć na wiele potrzeb.

Błędem jest zakładanie, że projekt ERP to kolejna inicjatywa IT. Najbardziej udane wdrożenia ERP są integralną częścią szeroko zakrojonych zmian w firmie.

2. Zbyt mało czasu poświęconego na etap planowania

Przeniesienie nieefektywnych i skomplikowanych procesów biznesowych na nową platformę, czy to lokalnie, czy w chmurze, byłoby poważnym błędem. Projekt ERP to nie tylko zmiana technologii, ale także optymalizacja, automatyzacja i uproszczenie procesów biznesowych.

Firmy powinny wykorzystać ten moment, aby dokładnie przeanalizować swoją architekturę biznesową od początku do końca i zaprojektować procesy na nowo, tworząc spójne i płynne połączenie między obsługą klienta a zapleczem operacyjnym.

Nowy system ERP może wpłynąć na sposób funkcjonowania powiązanych procesów, dlatego kluczowe jest zrozumienie tych zmian z wyprzedzeniem. Nie chcesz przecież zakończyć projektu ERP i spotkać się z narzekaniami użytkowników, że system wygląda inaczej, dane są przedstawiane w niezrozumiały sposób, a produktywność spadła.

3. Nadmierne przeciąganie etapu planowania

Liz Herbert, analityczka z firmy Forrester, sugeruje, że w przypadku projektów ERP lepiej postawić na „szybkość, a nie perfekcję”. Często spotyka się firmy, które tworzą szczegółowe listy funkcji i spędzają zbyt wiele czasu na poszukiwaniu rozwiązania spełniającego wszystkie ich oczekiwania.

Choć planowanie jest kluczowe, warto pamiętać, że sytuacja rynkowa może szybko się zmieniać, a nie da się przewidzieć każdego scenariusza. Przeciąganie fazy planowania może zahamować postępy projektu. Zbyt długi czas poświęcony na ten etap powoduje, że firma traci korzyści, jakie mogłaby przynieść aktualizacja ERP, podczas gdy konkurencja zyskuje przewagę.

4. Zaniechanie podejścia best-of-bread - najlepszy w swojej klasie

Przy wysyłaniu zapytań ofertowych (RFP) dotyczących nowego systemu ERP, można się spodziewać, że każdy dostawca będzie twierdził, że posiada moduły obejmujące praktycznie każdą funkcję, o której kiedykolwiek myślałeś, a nawet takie, o których nie przyszło Ci do głowy. To może prowadzić do pokusy, by zrezygnować z istniejących rozwiązań punktowych, które działają efektywnie. Jeśli dostawca ERP twierdzi, że jego system obsługuje również funkcje CRM, może pojawić się chęć zastąpienia obecnego oprogramowania CRM w celu konsolidacji na jednej platformie i obniżenia kosztów.

Jednak byłoby to błędem. Każda platforma ERP ma swoje mocne i słabe strony w zakresie poszczególnych modułów. Należy zachować dystans przed dostawcami, którzy próbują zaoferować rozwiązanie „dla każdego”.

Problem polega na tym, że nowe moduły ERP mogą nie zapewniać wszystkich funkcjonalności, których oczekujesz. Istnieje powód, dla którego firmy kupują dedykowane narzędzia. Organizacje powinny przeprowadzić szczegółową analizę funkcji oferowanych przez dostawcę i stosowały podejście best-of-breed, wybierając najlepsze rozwiązania z różnych kategorii.

5. Brak kompleksowej strategii danych

Aby projekt ERP zakończył się sukcesem, organizacja musi przeprowadzić analizę sposobu, w jaki przechowywane są dane z systemów legacy, oraz określić, jak te dane mogą zostać zebrane, uwolnione i zintegrowane z nowym systemem ERP. Konieczne jest również zaplanowanie, jak dane z systemów ERP, CRM i innych źródeł zostaną połączone, aby uzyskać pełen obraz procesów biznesowych.

Dane odgrywają także kluczową rolę w fazie testowania i wdrożenia. Zasada „śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu” ma tu zastosowanie – firmy muszą oczyścić i uporządkować swoje dane, aby podczas testowania, dostrajania i optymalizacji systemu korzystać z rzeczywistych danych, takich jak otwarte zlecenia pracy czy salda.

Często system ERP jest postrzegany jako zamknięty zbiór danych, bez głębszej analizy, jak te dane mogą być wykorzystane do wspierania rozwoju firmy. Ważne jest nie tylko to, jakie dane są gromadzone, ale także w jaki sposób są prezentowane pracownikom. Należy rozważyć, jak przekształcić dane w łatwe do zrozumienia formaty, wykorzystując technologie wizualizacji oraz narzędzia analityki biznesowej (BI).

6. Przesadne obietnice dotyczące analizy danych

Jednym z kluczowych atutów modernizacji systemu ERP jest zdolność do wykorzystywania analizy danych za pomocą systemów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, aby uzyskać istotne wnioski dla rozwoju biznesu. Jednak przez lata możliwości AI były często przeceniane, dlatego ważne jest, aby firmy miały realistyczne oczekiwania co do tego, co sztuczna inteligencja może dostarczyć, a czego nie.

Uczenie maszynowe jest skuteczne w reagowaniu na stopniowe zmiany w otoczeniu operacyjnym, jednak w przypadku nagłych i dużych zakłóceń, jak na przykład przerwy w łańcuchach dostaw, które miały miejsce na początku pandemii, jego zastosowanie jest ograniczone.

W niektórych branżach warto rozważyć wdrożenie technologii cyfrowego bliźniaka, która pozwala na symulacje i testowanie różnych scenariuszy, co może być pomocne w opracowywaniu alternatywnych działań w przypadku poważnych zakłóceń biznesowych.

7. Brak opracowanej strategii chmurowej

Chmura bez wątpienia stanowi przyszłość systemów ERP, dlatego cykl aktualizacji to idealny moment, aby rozważyć migrację aplikacji do chmury lub przeniesienie wybranych funkcji do modelu SaaS.

Z uwagi na liczne korzyści płynące z technologii chmurowych, dla większości firm byłoby błędem nie rozważyć odejścia od tradycyjnych rozwiązań lokalnych lub dedykowanego hostingu. Warto rozważyć przeniesienie istniejącego oprogramowania lokalnego na publiczną infrastrukturę chmurową lub specjalistyczne rozwiązania typu community cloud. Taka strategia pozwala na realizację podejścia „cloud first” oraz maksymalizację korzyści związanych z elastycznością, bezpieczeństwem, wydajnością i redukcją kosztów.

Jednak proste przeniesienie dotychczasowych aplikacji do chmury, bez ich optymalizacji, to zmarnowany potencjał. W dzisiejszym środowisku hybrydowym, w którym procesy biznesowe działają w różnych lokalizacjach, konieczne jest dokładne przeanalizowanie posiadanych aplikacji. Firmy powinny zidentyfikować, które aplikacje warto przeprojektować pod kątem chmury, które przenieść do SaaS, a które zachować w infrastrukturze lokalnej ze względu na wymogi bezpieczeństwa, regulacje prawne lub inne specyficzne potrzeby.

8. Brak identyfikacji obszarów wymagających dostosowania

Obecny trend w systemach ERP wyraźnie zmierza w kierunku standaryzacji zamiast personalizacji. Organizacje, które osiągną około 80% standaryzacji, pozostawiają nadal 20% procesów biznesowych, które mogą wymagać dostosowania. W tym momencie firmy muszą podejmować trudne decyzje: czy wprowadzać kosztowną personalizację, czy zmienić procesy biznesowe? Takie punkty decyzyjne muszą być jasno zidentyfikowane i odpowiednio rozważone.

To wyzwanie, zwane „luką dopasowania”, polega na tym, że zawsze istnieją różnice między tym, co oferuje dostawca, a rzeczywistymi potrzebami organizacji. Zrozumienie tych luk pozwala firmom podejmować bardziej świadome decyzje zakupowe i uniknąć rozczarowań na dalszym etapie.

Zaleca się, aby w pierwszej kolejności rozważyć dostosowanie procesów biznesowych zamiast personalizowania systemu, jeśli jest to możliwe.

9. Pomijanie użytkowników końcowych

Zaangażowanie liderów biznesowych w proces planowania jest kluczowe, ale równie ważne jest informowanie całej firmy o nadchodzącej aktualizacji ERP i jej potencjalnym wpływie na codzienną pracę.

Nie chcesz, aby na etapie wdrożenia pojawiły się pytania typu: „Dlaczego to robimy?”, „Dlaczego muszę uczyć się nowego systemu?” lub „Czy to spowolni moją pracę i utrudni życie?”. Tego typu zaskoczenia można łatwo uniknąć poprzez odpowiednią komunikację z użytkownikami końcowymi na każdym etapie projektu.

Projekt ERP to nie tylko okazja do informowania, ale także szansa na poprawę interakcji pracowników z procesami biznesowymi. Warto rozważyć włączenie w projekt narzędzi typu no-code, które pozwalają pracownikom samodzielnie tworzyć swoje przepływy pracy. To może zwiększyć zaangażowanie i zmniejszyć opór przed zmianą.

Dodatkowo, zastosowanie nowoczesnych technologii, takich jak rzeczywistość rozszerzona (AR) lub wirtualna (VR), które umożliwiają pracę bez użycia rąk, albo komendy głosowe zamiast tradycyjnego wpisywania danych, może znacznie poprawić doświadczenia użytkowników. Organizacje nie powinny obawiać się wdrażania tych nowych rozwiązań, gdyż oferują one szerokie możliwości poprawy efektywności.

10. Niewłaściwe planowanie budżetu projektu

Wdrożenie systemu ERP, podobnie jak inne projekty IT, często okazuje się droższe niż pierwotnie zakładano. Z tego powodu kluczowe jest, aby liderzy biznesowi zapewnili odpowiednie środki finansowe na realizację projektu i byli przygotowani na możliwość, że dział IT może potrzebować dodatkowych funduszy w trakcie wdrożenia.

Częstym błędem jest niedoszacowanie kosztów migracji do chmury, szczególnie w zakresie zwiększonych opłat za łączność oraz nieoczekiwanych kosztów związanych z przenoszeniem danych między chmurą a lokalnymi centrami danych.

Kolejnym wyzwaniem są szkolenia i zasoby kadrowe potrzebne do obsługi rozbudowanego systemu ERP. Firmy często odkrywają, że nie dysponują wewnętrznymi ekspertami, aby skutecznie przeprowadzić taki projekt, co prowadzi do współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług IT, którzy pomagają we wdrożeniu i optymalizacji systemu. W wielu przypadkach współpraca z zewnętrznym partnerem staje się stała, a dostawca IT przejmuje odpowiedzialność za monitorowanie i utrzymanie systemu, co generuje dodatkowe, bieżące koszty dla firmy.

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
psilogoW ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom,  które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Przeczytaj Również

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), s… / Czytaj więcej

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej

ERP a modele produkcji: jak zestroić strategię z wymaganiami rynku

Czego wymagają dziś klienci firm produkcyjnych? Szybkiej realizacji zamówień, personalizacji produk… / Czytaj więcej

Standaryzacja we wdrożeniach ERP: Fundament efektywności i globalnej skali działania

Systemy ERP od lat pełnią centralną rolę w transformacji cyfrowej firm – jako platformy integrujące… / Czytaj więcej

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej