Dział finansów – cyfrowe miejsce pracy

Sztuczna inteligencja i technologie uczenia maszynowego już dzisiaj analizują olbrzymie ilości danych, wyszukują wzorce niedostrzegalne dla człowieka i dostarczają analizy oparte na uporządkowanych zbiorach danych odpowiednim osobom w odpowiednim czasie. Automatyzacja procesów i transakcje bezdotykowe są w stanie zautomatyzować proste i powtarzalne zadania, tak aby pracownicy działu finansów mogli poświęcić zarówno więcej czasu i jak i swoje zdolności intelektualne większym wyzwaniom. Zamiast zajmować się wykonywaniem tradycyjnych zadań, takich jak kontrola wewnętrzna, dbanie o zgodność z przepisami i zamykanie ksiąg, szefowie działów finansów mogą skupić się na poszukiwaniu nowych strumieni dochodów i szans biznesowych, które pomogą firmie zwiększyć wynik finansowy.

Dział finansów ma dziś do dyspozycji o wiele więcej narzędzi niż kiedykolwiek wcześniej, aby stać się dla działów biznesowych prawdziwym partnerem strategicznym. Narzędzia te pozwalają wspierać decydentów za pomocą precyzyjnych raportów, planów, budżetów i prognoz generowanych w czasie rzeczywistym. Dzięki dostępnej technologii proces zamknięcia ksiąg nie odbywa się już raz na miesiąc — teraz może być realizowany nawet codziennie. Jednocześnie dział finansów może stymulować innowacyjność organizacji jako całości przez budowanie kultury opartej na danych, analizach i prognozach. Mimo licznych szans związanych z cyfryzacją finansów, wiele przedsiębiorstw nadal skupia się na tradycyjnych sposobach ograniczania kosztów i poprawy efektywności. Co sprawia, że firmy te nie decydują się na wykorzystanie potencjału wynikającego z transformacji cyfrowej?

Eliminowanie przeszkód

Istnieje wiele typowych przeszkód, zwykle jednak za odwlekaniem modernizacji stoi połączenie kilku czynników, takich jak posiadanie starszych, pisanych „pod klucz” systemów oraz niespójnych rozwiązań informatycznych zawierających wiele źródeł informacji, a także „transakcyjne” kompetencje pracowników działu finansów. Technologie cyfrowe udostępniane w modelu chmurowym mogą pomóc sprostać tym wyzwaniom oraz zwiększyć automatyzację i wydajność, a zarazem efektywność obszaru finansów. Dyrektorów finansowych ucieszy zapewne fakt, że wiele z tych technologii znakomicie wpisuje się w działalność zarządzanych przez nich działów.

Przykładowo, blockchain zapowiada rewolucję w zarządzaniu zasobami finansowymi, rozliczeniach transgranicznych, wymianie newralgicznych danych transakcyjnych w całym środowisku, a także w łańcuchach dostaw czy sektorze ochrony zdrowia np. przy wdrożeniu powszechnej e-dokumentacji medycznej. Uczenie maszynowe przejmuje obecnie wiele rutynowych zadań z obszaru finansów, od wykrywania oszustw i audytów wewnętrznych po uzgadnianie kont i inne czynności związane z zamykaniem okresów rozliczeniowych. Wymienić trzeba tu także sztuczną inteligencję, przetwarzanie kognitywne, analizę predykcyjną i wizualizację danych — wszystkie te technologie dostarczają działom finansów informacje pomagające im w odnoszeniu sukcesów biznesowych w dobie gospodarki cyfrowej.

Sześć strategii wykorzystania technologii cyfrowych

Jak dyrektorzy finansowi mogą wykorzystać możliwości nowych technologii cyfrowych? Oto sześć strategii, które pomagają działom finansów zdobyć przewagę nad konkurencją w epoce cyfrowej.

1. Lepsze zrozumienie środowiska cyfrowego

Należy rozpocząć od przeglądu potencjału technologii cyfrowych, takich jak automatyzacja procesów i przedstawieniu oczekiwanych korzyści całemu zespołowi. To moment na pokazanie także innym działom firmy, że zespół finansów skutecznie poprawia efektywność kosztową i przeznacza więcej czasu na zadania o większej wartości dodanej.

2. Analiza liderów w dziedzinie cyfryzacji

Warto sprawdzić, kto jest liderem branży, a kto został z tyłu stawki. Liderzy cyfrowej transformacji konsekwentnie wprowadzają automatyzację i innowacje oraz niezmiennie lepiej sobie radzą w takich kluczowych dziedzinach jak wzrost dochodów i poprawa rentowności. W badaniu przeprowadzonym przez firmę Oracle i Międzynarodowe Stowarzyszenie Licencjonowanych Biegłych Księgowych (AICPA) wskazano najważniejsze cechy liderów w obszarze cyfryzacji finansów (jedną z nich jest stawianie na technologie cyfrowe i rozwiązania chmurowe). Przeanalizowano także, dlaczego przedsiębiorstwa odraczające modernizację wciąż pozostają w tyle stawki.

3. Ocena gotowości przedsiębiorstwa

Wdrożenie technologii cyfrowych może być dla firmy rewolucyjną zmianą, należy więc ocenić gotowość przedsiębiorstwa i stworzyć plan migracji. Warto skupić się na jednym obszarze (np. na procesach księgowych od rejestracji dokumentu do sporządzenia raportu analitycznego) i potraktować to działanie jako pilotaż. Wskazane jest także określenie aktualnej i docelowej sytuacji firmy w kontekście wykorzystania technologii cyfrowych.

4. Optymalizacja umiejętności personelu w dziale finansów

Prowadzenie działu finansów w dobie cyfrowej wymaga nowych umiejętności i kompetencji. Poszukiwani są więc analitycy danych i analitycy biznesowi. Ich głównym zadaniem jest pozyskiwanie nowych, istotnych i cennych dla danej organizacji informacji oraz wiedzy z danych pozyskiwanych z różnych źródeł. Wśród ważnych cech takich osób można wymienić duże ukierunkowanie na obsługę klienta, elastyczność i umiejętność współpracy z zespołami biznesowymi, które z danych poddanych analizie mają korzystać.

5. Szybkie rozpoczęcie od niewielkich zmian

Przygotowując się do migracji do świata cyfrowego, warto przyjrzeć się wadom i zaletom poszczególnych ścieżek implementacji. Lepiej nie wahać się jednak zbyt długo. Na początek firma może przeanalizować swoje procesy biznesowe i wdrożone standardy, a także przypisać globalnego właściciela procesów, aby uprościć i ustandaryzować transformację. Można też wykorzystać strukturę opartą na modelu wartości i złożoności, aby znaleźć takie przypadki użycia, które mają duże szanse na skuteczną transformację w początkowym etapie wdrożenia.

6. Koncentracja na działaniach ukierunkowanych na innowacje — jeden z kluczy do zrównoważonego rozwoju

Wiele wskazuje jednak na to, że lepszym motywem przewodnim migracji będzie działanie ukierunkowane na innowacje w celu stworzenia odpowiednich podstaw technologicznych. Innowacyjność powinna być główną strategią migracji do chmury, a nie tylko sposobem na obniżenie kosztów operacyjnych. Tempo udostępniania innowacji w modelu chmurowym, w której dostawcy aktualizują oprogramowanie kilka razy w roku, jest wielokrotnie szybsze niż w przypadku lokalnych lub hostowanych systemów klasy ERP. Koncentracja na innowacjach będzie kluczem do zrównoważonego rozwoju w coraz bardziej cyfrowym świecie.

Zmiany zachodzą tu i teraz

Nadeszła cyfrowa epoka finansów, a zmiany, które obserwujemy w tym obszarze, dopiero się zaczynają. Deloitte prognozuje, że do 2025 r. działy finansów będą koncentrowały się nie tyle na wprowadzaniu wpisów do ksiąg i uzgadnianiu danych, ile na generowaniu wartości dla biznesu i świadczeniu usług optymalizujących działalność całego przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy skupimy się na kwalifikacjach, technologiach, analizach, czy na innym obszarze funkcjonowania działu finansów, w ostatecznym rozrachunku chodzi o to samo — szefowie przedsiębiorstw oczekują od działów finansów szybszego generowania dokładniejszych analiz, które pozwolą im podejmować lepsze decyzje przy mniejszym ryzyku. Transformacja finansów w dobie cyfrowej może pomóc firmom sprostać tym oczekiwaniom szybko i efektywnie.

Więcej informacji o technologiach cyfrowych wykorzystywanych przez działy finansów do budowania przewagi konkurencyjnej można znaleźć w pionierskim raporcie pt. The Digital Age of Finance (Cyfrowa epoka finansów), przygotowanym przez firmy Deloitte i Oracle.

Opracowanie tekstu: Krzysztof Wilczyński, Principal Solutions Engineer ERP z Oracle Polska - na podstawie artykułu, którego autorami są Emma Hitzke z Oracle i Shagun Goyal z Deloitte.
Źródło: www.oracle.com/pl