Podczas kilkudniowej wizyty w centrali firmy YAKUDO PLUS w Tychach udało się prześledzić kluczowe procesy związane z wymaganiami ISO, omówiono funkcjonalność oprogramowania, której oczekiwało kierownictwo firmy oraz ustalono harmonogram prac. Efektem tej wizyty był dokument analizy wdrożeniowej, który następnie został dołączony do umowy jako załącznik określający wymagania funkcjonalne postawione przed systemem.

Ze względu na skalę instalacji jak i stopień komplikacji cały proces wdrożenia został podzielony na kilka etapów. Pierwszy etap obejmował prace związane z instalacją standardowej wersji oprogramowania oraz przeszkolenia pracowników z podstaw funkcjonalności systemu. Etap drugi poświęcony był głównie integracji systemu ITCube z oprogramowaniem finansowo-księgowym ENOVA. Podczas tego etapu została dopisana funkcjonalność polegająca na przenoszeniu danych dotyczących kontrahentów, produktów a także zakładaniu gwarancji w systemie ITCube na urządzenia sprzedane i zafakturowane w programie ENOVA. Od tego momentu pracownicy YAKUDO PLUS rozpoczęli pracę w systemie CRM. Kolejny etap został poświęcony pracom nad stworzeniem projektów wzorcowych odwzorowujących procedury ISO oraz zdefiniowano formule odpowiadające rejestrom wymaganym przez ISO. Etap ostatni to przede wszystkim szkolenie pracowników oraz dopisanie raportów według wymagań firmy YAKUDO PLUS.

Ogółem stworzono ponad 30 dodatkowych raportów analizujących zarówno dane zapisane w programie ITCube jak i ENOVA. „Wdrożenie systemu ITCube CRM umożliwiło nam przede wszystkim zrezygnowanie z zapisywania danych na kartkach, które następnie zalegały w segregatorach. Aktualnie mamy jedną bazę danych przechowującą wszelkie informacje, które łatwo i szybko możemy wyszukać. Wdrożenie oprogramowania ITCube usprawniło bardzo przepływ informacji, pomiędzy działami firmy a także serwisantami, którzy przebywają praktycznie cały czas po za firmą. Dzięki modułowi serwisowymi w łatwy sposób możemy sprawdzić pracę serwisanta, historię urządzenia, planować czas wyjazdów serwisowych a dodatkowo mogę analizować wszystkie koszty związane z serwisem.” - podkreśla Krystian Porębski Szef Działu Serwisu a jednocześnie jedna z dwóch osób odpowiedzialna za wdrożenie systemu ITCube CRM w firmie YAKUDO PLUS.

Wdrożenie systemu ITCube w YAKUDO PLUS sp. z o. o. zakończyło się pod koniec lipca 2007 roku. Aktualnie z oprogramowania korzysta 45 użytkowników wykorzystując następujące moduły: CRM, MAIL, PROJEKTY, SERWIS, FAKS, INTEGRATOR, SMS. Wdrożenie systemu objęło zarówno pracowników pracujących w centrali w Tychach jak i wszystkich serwisantów przebywających na terenie Polski.

Charakterystyka klienta

Przedsiębiorstwo Yakudo Plus Sp. z o.o. jest spółką prawna handlowego, działającą na rynku polskim od 1997 r. Od momentu powstania jest wyłącznym przedstawicielem w Polsce japońskiej Firmy Teraoka Seiko jednego z największych na świecie producentów urządzeń ważących, pakujących oraz etykietujących. Ponad to na terenie Polski reprezentuje firmy: HFE z Holandii – producenta maszyn do pakowania próżniowego oraz w atmosferze zmodyfikowanej, SCHARFEN z Niemiec – producenta krajalnic oraz firmę AIS (Anritsu Industrial Solutions) z Japonii – producenta urządzeń do inspekcji towarów wagami dynamicznymi, detektorami metali, rentgenami. Działalność Yakudo Plus obejmuje również świadczenie usług w zakresie instalacji i serwisu sprzedawanych urządzeń oraz organizowania i prowadzenia szkoleń w tym zakresie. Oprócz tego firma oferuje oprogramowanie umożliwiające zarządzanie pracą w/w urządzeń. Wysoka jakość usług świadczonych przez firmę Yakudo Plus Sp. z o.o. oraz prawidłowe funkcjonowanie systemu zarządzania jakością, zostały potwierdzone nadaniem przez firmę TÜV w 2006 roku certyfikatu ISO 9001:2000.

Źródło: www.icsolutions.com.pl