31 lipiec 2009

Gdzie jest moja sekretarka?

W okresie wakacyjnym wielu pracodawców zastanawia się, jak sprawić, aby nieobecności pracowników nie dezorganizowały pracy całej firmy. – Postawić na uporządkowanie procesów wsparte systemami IT – mówi Marcel Kasprzak, prezes firmy MIS S.A. – Bez tego nieobecność kluczowych pracowników może wprowadzić duże zamieszanie w naszej firmie, a nawet narazić ją na straty.

21 czerwiec 2009

Obsługa systemów prowizyjnych w SAP ICM

Wysoka wydajność działań handlowych to warunek sukcesu przedsiębiorstwa. Sprawne i szybkie naliczanie należnych pracownikom sprzedaży prowizji to ważny czynnik motywujący. SAP ICM może obsłużyć nawet najbardziej skomplikowany system naliczania wynagrodzeń zarówno dla wewnętrznej, jak i zewnętrznej sieci handlowej.

Motywowanie przez wynagradzanie

Utrzymywanie i podnoszenie wydajności pracowni-ków odpowiedzialnych za sprzedaż może być jed-nym ze sposobów na podnoszenie efektywności przedsiębiorstwa. Szczególnie w dobie trudności i spowolnienia gospodarczego ten aspekt jest szcze-gólnie ważny. Nikogo nie trzeba przekonywać, że obok podnoszenia kompetencji najskuteczniejszym sposobem na zwiększanie wydajności jest motywo-wanie poprzez przejrzysty i efektywny system wynagradzania. Uzależnienie wynagrodzenia lub jego części od osiągniętego wyniku może rozbudzić w pracownikach wolę walki o lepszą przyszłość swoją i firmy. Narzędziem, w którym można obsłużyć nawet naj-bardziej skomplikowane i wielopiętrowe systemy naliczania dodatkowych premii i prowizji, jest In-centive and Commission Management (SAP ICM).

Prowizyjne górki i dołki

Dlaczego większość pracowników niechętnie patrzy na system prowizyjny? Jeśli ruchomy składnik wynagrodzenia stanowi większość wynagrodzenia, poważnym minusem dla pracownika jest brak możliwości przewidzenia, ile tak naprawdę zarobi. Problemem mogą okazać się także okresowe, przewidywalne spadki produktywności występujące w przedsiębiorstwach, których produkty lub usługi charakteryzują się sezonowością. Można sobie wyobrazić przedstawiciela handlowego firmy produkującej lody, który z radością myśli o okresie wakacyjnym, natomiast z przerażeniem patrzy na perspektywę prowizji wypłacanej zimą.

SAP ICM pozwala rozwiązać tego typu problemy. Można np. uzgodnić z pracownikiem gwarantowaną wypłatę na poziomie 500 złotych.

Jeżeli np. w kwietniu wypracowałby 400 złotych, a w ciepłym maju już 700, to otrzymałby odpowiednio 500 i 600 złotych, ponieważ system skompensowałby 100 złotych premii majowej na pokrycie braku wystarczającego wykonania w kwietniu.

W większości przedsiębiorstw stosowany jest mieszany system wynagrodzeń – stałe wynagrodzenie podstawowe plus prowizja, której warunki reguluje obowiązujący w firmie regulamin lub indywidualne ustalenia z pracownikiem, zawarte w jego umowie o pracę. Narzędzie ICM może obsłużyć także taki wariant, gdzie pewna kwota będzie zagwarantowana niezależnie od wyników pracownika. Można także zagwarantować pewien poziom wynagrodzenia bez wspomnianego wcześniej potrącania w następnych okresach.

Na przykład nowym pracownikom przez kilka pierwszych miesięcy pracy można przyznawać prowizję od spodziewanej wydajności, nawet jeżeli takiej wydajności jeszcze nie osiągnęli. Pozwala to na łagodne wprowadzenie pracownika w pracę w firmie, a pracownikowi z kolei daje pewien „okres ochronny” na przystosowanie się do realiów pracy u nowego pracodawcy.

Jak forma?... rośnie!

Jedną z fundamentalnych zasad motywowania pra-cownika jest szybkie wywiązanie się pracodawcy ze zobowiązań, gdy wyznaczone cele zostały zrealizo-wane. Dlatego też w systemach prowizyjnych ważne jest, by raportowanie efektów zarówno dla pracownika, jak i dla menedżera przebiegało sprawnie i nie powodowało opóźnień w wypłacie premii.

W narzędziu SAP ICM pracownik może natychmiast po wprowadzeniu zdarzenia do systemu obserwo-wać online wysokość naliczonej prowizji i monitoro-wać swoją bieżącą wydajność. Może też porówny-wać swoje wyniki z zakładanym planem sprzedaży lub z osiągnięciami z lat ubiegłych.

Także dla menedżera szybkie raportowanie ma ogromne znaczenie. Dzięki funkcjonalności ICM może on analizować wydajność i wyniki sprzedaży i dzięki temu sprawnie reagować na przykład w wy-padku spadku sprzedaży w regionie spowodowanego wzrostem aktywności konkurencji. Może też na bieżąco obserwować skutki prowadzonej akcji promocyjnej.

Szybkie raportowanie prowizji w połączeniu z dużą elastycznością rozwiązania SAP pozwala na znacz-ne zredukowanie błędnie naliczonych prowizji, co jest istotnym problemem większości systemów pro-wizyjnych.

Im trudniej, tym lepiej

Systemy motywacyjne, regulaminy premiowania, warunki naliczania prowizji – w wielu przedsiębior-stwach, szczególnie tych, które prowadzą sprzedaż swoich produktów lub usług poprzez różnorodne kanały sprzedaży – mogą być skomplikowaną strukturą. Dodatkowo warunki te mogą ulegać częstym zmianom.

Jeżeli firma zatrudnia nie tylko pracowników etato-wych, ale także poprzez inne formy współpracy, w SAP ICM mogą być oni ujęci w jedną spójną sieć prowizyjną. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie firmową polityką wynagrodzeń oraz na proste dołą-czanie nowych podmiotów. Im bardziej rozbudowa-na i skomplikowana sieć sprzedaży, tym większe korzyści można odnieść po wdrożeniu modułu ICM.

Przykładowa sieć sprzedaży np. towarzystwa ubez-pieczeniowego może składać się z:

• agencji własnych, gdzie wszyscy pracownicy agencji są pracownikami towarzystwa,
• agencji wyłącznych, to jest oddzielnych podmio-tów związanych umową wyłączności z towarzy-stwem,
• multiagencji, czyli agencji mających umowę z więcej niż jednym towarzystwem,
• sieci agentów – pracowników towarzystwa lub pracujących na własny rachunek,
• sieci brokerów – firm niebędących pracownikami towarzystwa. Wszystkie te osoby i podmioty mogą w ramach towarzystwa ubezpieczeniowego być umieszczone w jednej spójnej sieci sprzedaży i sieci prowizyjnej w ICM. Analizując naliczone prowizje, można precyzyjnie sprawdzić (z dokładnością np. do nazwiska osoby i numeru ubezpieczenia), skąd dana prowizja się wzięła. Takie informacje są istotne przy rozwiązywaniu problemów różnic w naliczeniach prowizji pomiędzy zleceniodawcą a kontrahentem.

Prowizja dla każdego

SAP ICM pozwala na naliczanie wszelkiego typu wynagrodzeń.

Najprostsze są prowizje za przypadek biznesowy, czyli np. standardowe prowizje za podpisanie lub przedłużenie umowy ubezpieczenia. Wielkość prowizji może być różnicowana nie tylko ze względu na rodzaj sprzedanego ubezpieczenia, ale także np. ze względu na region sprzedaży. Łatwiej przecież będzie agentowi sprzedać drogie ubezpieczenia w województwie mazowieckim niż w podkarpackim. Innym typem prowizji są prowizje okresowe. Jak sa-ma nazwa wskazuje, naliczane są na podstawie wyników w pewnym przedziale czasowym. Przy-kładem może być prowizja za obrót lub liczbę stałych „dużych” klientów.

Można też określić i premiować pożądaną strukturę portfela sprzedawcy, dla ubezpieczeń mogłaby to być np. liczba procentowa ubezpieczeń komunika-cyjnych w portfelu agenta. Prowizje takie wyliczane są w dłuższych okresach (miesięcznych, kwartal-nych), ale ich wysokość można oczywiście estymo-wać na raportach bieżących.

Ciekawymi prowizjami są prowizje ratingowe, czyli konkursy. Można premiować np. za wynik na tle in-nych zespołów lub za największy wzrost wydajno-ści.

ICM pozwala także na inne naliczenia:

• prowizje w formie finansowej lub np. punktów,
• dodatki uznaniowe,
• czasowe podnoszenie stawek prowizji, czyli wprowadzanie kampanii promocyjnych,
• prowizje niebezpośrednie, np. prowizje dla kie-rownika jako procent prowizji podwładnych, SAP ICM poradzi sobie także z naliczeniem wyna-grodzenia, jeżeli w proces sprzedaży było zaanga-żowanych kilka podmiotów, które należy wynagro-dzić w sposób proporcjonalny do udziału.

Dodatkowo system uwzględnia różne warunki prowizyjne dla różnych osób i pozwala na przypisanie do pracownika kilku składników premiowych (np. prowizja za sprzedaż, dodatkowa prowizja za przekroczenie planu sprzedaży, okresowa premia za udaną kampanię marketingową itp.).

Ufaj, ale sprawdzaj

Aby przeciwdziałać nadużyciom, w SAP ICM można zdefiniować reguły odpowiedzialności, które decydują o tym, kiedy prowizja powinna być zwrócona. Cóż z tego, że pracownik banku podpisał 50 umów na prowadzenie rachunków bankowych, jeżeli 30 zostało zamkniętych tydzień później, a 10 wykazuje nieprzerwanie saldo 0. ICM pozwala na naliczenie premii ujemnych za prowizje, które zostały wyłudzone lub zostały naliczone w sposób niezgodny z założeniami biznesowymi.

Jak to działa

W module ICM określane są tak zwane kontrakty standardowe, które na dużym poziomie ogólności definiują zakresy prowizji dla danego stanowiska lub grupy stanowisk. Kontrakty te pozwalają na trzymanie w ryzach polityki prowizyjnej przez kie-rownictwo organizacji. Szczegółowe stawki prowizji zawarte są w kontraktach indywidualnych zawar-tych z odbiorcą prowizji (firmą, agentem, pracowni-kiem).

Najczęściej porozumienie co do wysokości prowizji jest negocjowane pomiędzy kierownikiem obszaru a odbiorcą prowizji. Kontrakty indywidualne nie mo-gą w swoich parametrach wykraczać poza ramy nakreślone w kontraktach standardowych. W tym modelu wprowadzenie np. kampanii promocyjnej dla sprzedawców odbywa się w prosty sposób przez wprowadzenie w określonym okresie nowego kontraktu z nowymi stawkami prowizji.

ICM jest odrębnym modułem SAP z otwartymi inter-fejsami. Oznacza to, że może być łatwo i szybko in-tegrowany zarówno z innymi narzędziami SAP (FI, CO, CRM, HR), jak i aplikacji innych dostawców. ICM to ciekawe rozwiązanie, które dzięki swojej wy-sokiej elastyczności może być dostosowane do skomplikowanych systemów prowizyjnych.

Źródło: www.bcc.com.pl
Wojciech Moroz

15 czerwiec 2009

SAP Workflow w sprzedaży i nie tylko

W procesach sprzedaży szybkość reakcji i sprawna organizacja obsługi handlowej liczą się podwójnie. Tym większa korzyść z wdrożenia mechanizmów SAP Business Workflow, automatyzujących przepływ informacji i zadań między pracownikami zaangażowanymi w sprzedaż.

25 maj 2009

Umowa outsourcingowa – kluczowy kontrakt

Precyzyjnie określony zakres i poziom usług oraz równowaga między prawami i obowiązkami obu stron – tym powinien się charakteryzować wzór umowy proponowany przez dostawcę usług outsourcingu IT lub systemu SAP. Najważniejszym punktem negocjacji będzie wtedy dokładne określenie podziału zadań pomiędzy stronami.

15 marzec 2009

Wymierne korzyści elektronicznego obiegu dokumentów

Dzisiaj, w czasach globalnego Internetu mamy nieograniczony dostęp do informacji. Nie zawsze jednak zalewająca nas z sieci treść ma wymaganą jakość, nie zawsze jest wiarygodna, Z drugiej strony szybkość pozyskiwania informacji przy wykorzystaniu Internetu ma niebagatelne znaczenie w działaniach biznesowych, tak samo jak niebagatelne znaczenie ma powszechna dostępność Internetu, co czyni z tego medium niezwykle silne narzędzie komunikacji.